사내 업무 자동화로 AI시대 살아남기 / 몽주님 캠프 2주차 과제
안녕하세요~
영업-이커머스-무역-생산관리-물류-재고관리-회계-총무-HR-CS, 안 해본 사무는 거의 없다고 자부하는! 프로사무러 오랜지입니다🍊
(제조업 계열 스타트업에 가시면 위 스탯을 모두 찍으실 수 있습니다.)
저희 사내업무 자동화방에는 엄청난 자동화 굇수분들이 많으셔서, 그동안 미련하게 매뉴얼로만 작업하던 저는 눈이부셔 못 따라갈 지경이지만!
그 어려운 자동화를 짱 쉽게 설명해주시는 💓스윗몽주💓파트너님 덕에 어떻겐가 진도를 따라가고 있습니다.
목적
지난 주 Zapier를 이용한 이메일 답변 자동화와 Trello를 이용한 세일즈 퍼널 자동화를 배웠습니다.
재피어를 자유자재로 현업에 적용한 사례를 써 주시는 동기분들이 많으시지만!
저는 복습차원에서 수업내용에서 크게 벗어나지 않은 사례로 연습을 해 봤습니다.
바로 견적 메일 자동화~
요즘이야 커머스 플랫폼이나 웹을 통한 자동 견적 프로그램이 워낙 활성화 되어 있지만, 그래도 여전히 이메일로 견적을 주고 받는 경우가 있습니다!
(특히 제조를 직접 하는 회사의 경우 + 구매처에 따라 다른 금액으로 판매하며 그 금액이 오픈 되면 안되는 경우 + 회사 ERP시스템이 잘 발달해 있지 않은 경우 = 제 전 회사)
사용한 툴
Google Form (견적 문의 사항 정형화)
Google Sheet (데이터 쌓는 곳)
Google Apps Script (견적 계산 자동화)
Zapier (메일 발송 자동화)
Trello (CRM대체)
시도 방법
[원래 시도하려던 방식]
Gmail에 고객으로부터 견적 문의 메일이 들어옴
해당 메일 내용을 Chat GPT API를 활용해 답변에 필요한 정보를 추출 (Google Apps Script 사용)
Google Sheet에 데이터 저장
견적 금액 자동 계산되어 Google Sheet 새로운 열에 저장 (Google Apps Script 사용)
Zapier를 활용해 견적 금액을 고객에게 메일 발송
Trello에 고객카드 신규 생성
➡️ 2번을 진행하는 과정에서 값을 추출해 정형화된 형식 (정수형식, 한국어 등)으로 Google Sheet에 입력하게 하는 데 계속해서 에러 발생. 시간 문제상 이번주는 패스!!!!
[이번에 진행한 방식]
Google Form 을 통해 고객으로부터 견적 문의가 들어옴
Google Sheet에 데이터 저장
Google Apps Script를 활용해 견적금액 계산 후 Google Sheet 새로운 열에 저장
Zapier를 활용해 견적 금액을 고객에게 메일 발송
Trello에 고객카드 신규 생성
시도 내용
Google Form 을 통해 고객으로부터 견적 문의가 들어옴
➡️ 구글 폼을 아래와 같이 작성했습니다.
Google Sheet에 데이터 저장
➡️ 입력한 값이 연결된 시트에 잘 들어와 있는 것을 확인했습니다.
Google Apps Script를 활용해 견적금액 계산 후 Google Sheet 새로운 열에 저장
➡️ 앱스스크립트는 물론 Chat GPT로 짰습니다.
➡️짜 준 스크립트를 그대로 구글 시트 앱스크립트에 붙여넣고, 트리거도 Chat GPT가 설정하라는 대로 ‘onFormSubmit’으로 설정해 주었습니다.
➡️그랬더니 견적값을 잘 계산해 새로운 열에 입력해 줍니다.
Zapier를 활용해 견적 금액을 고객에게 메일 발송
➡️ 지난 주에 몽주님께 배운 그대로 Zapier를 설정했습니다.
1) New Spreadsheet Row in Google Sheets : 구글 시트 주소 확인하고 열 별로 값 잘 매칭되었는지 확인
2) Send Email in Gmail : 발신 이메일 수신이메일 확인하고 이메일 body에 시트 내용을 변수로 확인해 넣어 작성
3) 그대로 test 해 보니 견적 메일이 잘 들어오는 것이 확인됩니다.
Trello에 고객카드 신규 생성
➡️ 지난 주 배운 내용 그대로 Zapier와 Trello를 연결해, 고객 정보와 해당 고객에게 나간 견적 정보가 Trello 보드-리스트- 새 카드로 생성되도록 했습니다.
(퍼널에 따라 카드를 다음 리스트로 이동시키는 과정은 생략했습니다.)
결론
이제 구글폼과 이메일 연동은 ssap가능!
원래 구현하려던 방식이었던, 고객이 보내오는 비정형화된 이메일 내용을 읽고 답변에 필요한 내용을 Chat GPT API로 추출하는 방식이 될 듯 안 될듯 합니다.
GPT가 짜준 스크립트로 추출 자체는 잘 되는데 , 시트에 입력되는 값의 형태가 자기 맘대로라, (‘2개’ ‘2’ ‘two’ / ‘예’ ‘Yes’ ‘unknown’ 등) 형식 통일하는 스크립트를 짜다가 JSON 파싱 에러? 로 무너짐..
Zapier만으로도 이렇게 복잡해지는데, 과연 이번 주 Make는 따라갈 수 있을까요?!?!?!
#11기_사내업무자동화