[OpenClaw] "건마다 서류가 다 달라서 열받아"를 에어테이블 표 여덟 개로 바꿨다

📝 한줄 요약

지원사업 사업비를 신청할 때마다 챙길 서류가 달라서 매번 공고문을 다시 뒤졌다. 빠옹에게 드라이브의 규정과 내가 낸 신청서를 읽게 하고, 에어테이블에 표를 짜게 했다. 표보다 값졌던 건 그 과정에서 봇이 놓친 것, 내가 몰랐던 것이 둘 다 드러난 일이다.

바쁘시면 이것만 읽어도 돼요:

• 과제 주제는 "지금 제일 열받는 일"로 고르면 된다

• 내가 모르는 걸 인터뷰로 답할 수는 없다. 자료가 있는 폴더를 통째로 읽히자

• 봇이 "다 읽었다"고 해도 어디까지 읽었는지 한 번 더 묻자. 답은 내가 안 준 폴더에 있었다

• "건마다 다르다"는 일은 규칙만 따로 적는 표 하나로 풀린다

• 지금 안 만들 표라도, 나중에 붙일 자리는 지금 열어 두자

🎯 이런 분들께 도움돼요

• 2주차 과제에서 "내 일 중에 뭘 표로 만들지?"에서 멈춰 계신 분

• 지원사업, 정산, 증빙처럼 건마다 내는 서류가 다른 일을 하시는 분

• 봇이 만든 표를 어디까지 믿어도 될지 궁금한 분

😫 문제 상황 : Before

지원사업 두 개를 하고 있다. 돈을 쓸 때마다 신청서를 내는데, 무엇에 쓰느냐에 따라 붙이는 서류가 다르다. 임대료와 장비와 외주가 다르고, 금액이 커지면 또 달라진다. 두 사업은 규정도 서로 다르다. 그래서 신청할 때마다 공고문 PDF를 다시 열었다. 과제 주제를 묻는 빠옹에게 나온 말이 이랬다.

일단 지원사업 사업비 신청부터 증빙 보고 등등 일련의 업무가 너무 많고 복잡한데 건마다 챙겨야하는 서류가 다 달라서 정말 열받아

🛠️ 사용한 도구

• 도구명: OpenClaw, 슬랙, 에어테이블, 구글 드라이브

• 모델: Claude Opus 5.5

• 특이사항: 노닥 에어테이블 스킬, 2주차 수업 자료

🔧 작업 과정

인터뷰 대신 "전부 읽어 봐"

빠옹은 수업에서 배운 대로 인터뷰부터 했다. 최근 한 건을 예로 들어 달라, 서류가 달라지는 기준이 뭐냐. 좋은 질문인데, 그 기준을 모르니까 열받는 거였다.

지금 드라이브 연결된 데 공지문들 있지? 그것 전부 읽어봐. 지금까지 신청한 사업비 서류들도 거기 다 있어.

빠옹이 정리해 온 답은 다섯 줄이었다. 서류는 무엇에 쓰는 돈인지(비목), 금액, 결제 수단, 거래 상대, 그 비목으로 처음 쓰는지에 따라 달라진다. 건마다 다른 게 아니라 이 다섯 가지의 조합이 다른 것이었다. 몇 달을 하면서 이렇게 본 적이 없다.

"세 문서?"

표를 다 짜고 다음 날, 남은 돈을 돌려놓는 "여입" 처리 기준을 아느냐고 물었다. 빠옹은 자기가 읽은 세 문서에는 그 말이 없다고 했다.

세 문서? 너 지금 창업팀 공유폴더는 안 읽었어?

안 읽었다. 기관이 나에게 공유한 폴더는 "공유 문서함"에 있는데, 빠옹은 내 드라이브만 보고 "다 읽었다"고 했던 것이다. 전날 밤 "다 읽고 이해했어?"라고 물었을 때 "다는 아니에요"라고 답하긴 했지만, 그 "다는 아니"의 범위가 서로 달랐다.

그 공유폴더에 답이 다 있었다. 여입처리 안내, 부가세 관리 방안, 신청 마감 캘린더, 그리고 회계법인이 정산할 때 쓰는 매뉴얼. 매뉴얼에는 세목마다 내야 할 서류가 체크리스트로 정리돼 있었다. 빠옹이 규정 본문에서 힘들게 뽑아낸 규칙 16개를, 이 체크리스트로 30개로 다시 썼다. 전날 "확인 필요"로 남겨 둔 것 가운데 견적서와 활동비 두 가지가 그 자리에서 풀렸다. 내 폴더에 견적서가 없던 임대료·활동비 건은 원래 견적서가 필요 없는 건이었다.

안타깝게도 봇은 "다 읽었다"고 말할 때 어디까지가 "다"인지는 모른다. 그 경계는 자료를 맡긴 사람이 안다.

봇이 알 수 없는 건 한 줄로

반대로 어떤 건 문서 어디에도 없다. 규정에는 모든 건에 지출결의서를 내라고 되어 있는데, 내 폴더 어디에도 지출결의서 파일이 없어서 빠옹이 물었다.

지출결의서는 포털에서 직접 입력하는 문서야.

이 한 줄로 서류 체크 열한 줄이 "못 찾음"에서 "포털에서 입력"으로 바뀌었다. 문서에 있는 건 봇이 읽고, 문서에 없는 건 내가 한 줄 말한다. 둘이 나눠 맡으니 빈칸이 줄었다.

신청 금액과 실제로 쓴 돈은 다르다

지급 금액은 신청 금액과 동일하게 나와. 다만 실제로 집행하는 금액이 달라지는 경우가 더러 발생하는데(클로드코드처럼 외화 기준으로 거래하는 경우 환율이 매일 달라지니까), 남는 금액은 여입처리를 하게 돼. 여입처리기준도 숙지하고있니?

달러로 결제하는 구독료는 신청할 때와 결제할 때 환율이 다르다. 남은 돈은 기관 계좌로 돌려놓고, 같은 세목으로 다시 신청해야 쓸 수 있다. 그래서 신청 건 표에 "실제 집행 금액"을 따로 두고, 차액이 저절로 계산되게 하고, 여입이 어디까지 갔는지 고르는 칸을 붙였다. 수업에서 닿님이 상품의 "지금 값"과 주문의 "그때 낸 값"을 따로 둬야 한다고 한 게 이 이야기였다.

지금 안 만들 표의 자리

여기에 실제 사업 진행으로 인한 매입 매출 등의 회계처리도 엎을 수 있겠니? 그건 세법과 회계를 따라야 해. 우리 회사는 정관을 갖춘 법인이니까 회사의 내규에도 따라야하고. 확장 가능하겠니?

빠옹의 답은 "얹을 수는 있지만 공식 장부는 되면 안 된다"였다. 에어테이블은 거래, 증빙, 재원을 맞춰 보는 관리판으로 두고, 장부와 신고는 회계 프로그램이나 세무사에게 맡기라는 것이다. 그 대신 지금 바꿔 두면 싸고 나중에 바꾸면 비싼 것 네 가지를 골라 왔고, 그날 다 했다.

• 거래처에 사업자등록번호. 나중에 세금계산서와 짝지을 열쇠다. 상호는 표기가 들쑥날쑥하다.

• 근거 문서 표. 규칙마다 어느 문서에서 나왔는지 잇는다. 지금은 지원사업 규정뿐이지만 나중에 정관, 내규, 세법이 같은 자리에 들어간다.

• 공급가액과 부가세를 따로. 지원금은 공급가액만 주고 부가세는 법인이 낸다. 회계로 넓히면 어차피 갈라야 한다.

• 칸마다 설명. 수업에서 들은 "이러면 닿님밖에 못 해요"를 막는 장치. 나중에 세무사나 직원이 봐도 무엇을 적는 칸인지 안다.

ALT

한국어의 다양한 유형을 보여주는 다이어그램

ALT

컴퓨터 화면에 표시된 한국 이름 목록

✅ 결과 (After)

표 여덟 개, 줄 293개, 칸 74개에 칸마다 설명이 붙었다.

덤으로 나온 것

표를 채우다가 빠옹이 내 신청서에서 숫자가 어긋나 보이는 곳 세 군데를 찾아왔다. 잔액의 끝 두 자리가 뒤바뀐 것 같은 곳, 위 칸과 아래 합계가 다른 곳이다. 고치지 말고 모아서 알려 달라고 했던 것이 여기서 쓸모가 있었다. 표를 만들려고 시작했는데 서류 점검을 받았다.

💬 이 과정에서 배운 AI 활용 팁

효과적이었던 것

1. 주제는 열받는 일로 — "뭘 관리하고 싶어?"에는 답이 안 나오는데 "뭐가 열받아?"에는 바로 나온다.

2. 설명하지 말고 읽히기 — 모르는 걸 인터뷰로 물으면 답할 수가 없다. 자료를 읽게 하면 봇이 기준을 찾아온다.

3. "다"의 범위를 확인하기 — 봇이 다 읽었다고 하면 어느 폴더까지 봤는지 목록으로 받는다.

4. 문서에 없는 건 내가 한 줄로 — 포털에서 하는 일, 사내 관행처럼 문서 밖의 사실은 사람만 안다.

5. 나중에 붙일 자리를 묻기 — "지금 안 하지만 나중에 이것까지 하려면?"이라고 물으면 지금 싸게 바꿀 것만 골라 준다.

이렇게 하면 안 돼요

1. 봇의 "다 읽었어요"를 그대로 믿기 — 내 드라이브와 공유 문서함은 다른 곳이다.

2. 채워진 표를 그대로 믿기 — "준비됨"은 파일 이름만 보고 붙인 표시였다. 빠옹이 그렇게 말해 줘서 알았다.

3. 에어테이블을 회사 장부로 쓰기 — 관리에는 좋지만 장부와 신고는 따로다.

🌍 다른 업무에 적용한다면?

"건마다 다르다"고 느끼는 일은 대개 조건 몇 개의 조합이다. 견적, 계약, 환불, 세금 신고가 다 그렇다. 규칙만 적는 표를 하나 두고, 그 규칙에 근거 문서를 붙이고, 건과 서류 사이에 체크 표를 끼우면 같은 구조로 풀린다. 규정이 바뀌면 근거 문서 한 줄과 규칙 몇 줄만 고치면 된다.

🚀 3주차 스터디 이전까지의 계획

• 지원금 전용 계좌와 카드 내역으로 실제 집행 금액을 채우고, 여입할 돈을 확인하기

• "드라이브에서 못 찾음" 39줄을 정산 전에 채우거나 기관에 물어서 닫기

• 새 신청 건을 하나 넣어서 챙길 서류 목록이 실제로 맞는지 대조하기

• 매주 수요일 마감 전에 빠옹이 "이번 주 낼 건, 빠진 서류"를 먼저 알려 주게 하기

📋 재사용 가능한 프롬프트

프롬프트 1: 설명 대신 읽히기

(폴더)에 있는 규정과 내가 낸 서류를 전부 읽어 봐. 공유 문서함도 포함해. 건마다 내는 서류가 달라지는 기준을 정리하고, 읽은 파일과 못 읽은 파일을 목록으로 나눠서 알려 줘.

프롬프트 2: 규칙을 표로

방금 정리한 기준으로 표 구조를 짜 줘. 규칙만 적는 표와 근거 문서 표를 따로 두고, 규칙마다 어느 문서에서 나왔는지 이어 줘. 문서끼리 다르게 적힌 규칙은 확인 필요로 표시해. 만들기 전에 구조를 먼저 보여 줘.

프롬프트 3: 채우면서 점검

내가 지금까지 낸 건을 표에 채워 줘. 채우다가 숫자가 어긋나거나 규칙과 안 맞는 곳이 보이면 고치지 말고 따로 모아서 알려 줘.

프롬프트 4: 나중에 붙일 자리

지금 당장은 안 하지만 나중에 (회계·매출 관리 등)까지 이 DB에 붙이고 싶어. 지금 바꿔 두면 싸고 나중에 바꾸면 비싼 것만 골라 줘. 이 DB가 맡으면 안 되는 일도 같이 말해 줘.