Airtable로 이벤트 참여자 자동화 시스템 만들기를 배우고, 실습한 과정을 기록합니다.
커뮤니티 운영시 커뮤니케이션 과정에서 많은 리소스 소모가 있었는데,
이번 스터디를 통해서 자동화에 한 발짝 다가가는 소중한 기회였습니다~
소개
원래는 타입폼을 사용했지만, 액션의 제약이 많았습니다. 작성 완료시 바로 이벤트 선물을 다운로드하는 구글 드라이브 링크를 제공하는 형식으로 운영하고 있었어요.
에어테이블을 활용하면서 이벤트 프로세스를 자동화할 수 있음을 발견하였습니다.
특히 후기 작성 후 다시보기 링크 전송 등의 고급 액션도 가능하다는 점이 신선했어요.
진행 방법
자동화 시나리오:
이벤트 생성 시 → 관리자에게 메일 발송
참여자가 신청 시 → 참여자에게 확인 메일 전송
후기 작성 시 → 다시보기 링크 메일 전송 (이 부분이 어려움)
이벤트/참여신청시 자동으로 데이터가 정리되고, 참여신청한 이벤트 선택과 광고 수신 동의 체크박스도 가능합니다.
메일 발송시 안내 문구 작성이 가능하며, 작성자 기입한 사전정보가(이름 등) 들어가게 할 수 있어요. 이메일에 온라인 회의실 링크를 삽입하여 공용 회의실인 경우 사전 안내도 가능할 것 같습니다.
메일과 함께 캘린더에 등록도 가능하여, 회의(이벤트)신청시 캘린더 자동 등록도 가능할 것 같습니다. 현재 '되는시간' 캘린더와 실시간 연동되는 서비스를 사용하고 있어서 에어테이블로 대체 가능할까? 생각해보았는데, 시간 선택 기능을 아직 찾지 못해서 보류하였습니다.
draw.io로 전체 프로세스를 도식화하며 흐름을 정리함
스터디장이신 닿님은 피그잼을 사용하셨지만, 저는 미리캔버스로 해보다 실패하여 draw.io를 처음 사용해보았습니다. 직관적이고 간편해서 좋았습니다.
이벤트/참여자 신청 은 자동화 성공했는데, 후기 작성시 작성자의 메일로 후기 선물 메일을 발송하는데는 실패했습니다. 프로세스상은 후기 - 참여신청 - 이벤트가 연동되는데 데이터에서 불러와지지 않았어요. 이 부분은 다음에 개선해보겠습니다~
4. 결과와 배운 점
Airtable만으로도 충분히 다양한 액션 자동화가 가능함에 놀람
사용자 맞춤 메시지, 캘린더 등록, 파일 발송 등 고객 응대 자동화에 매우 유용
시행착오: 후기 테이블에서 이벤트 테이블의 정보를 불러오는 연동 작업에서 막힘 → 추후 해결 예정