안녕하세요! 👏🏻 한 공기업에 근무하고 있는, 야근을 싫어하고 효율화를 좋아하는 직원입니다 :)
저의 이번 스터디 미션은 ‘미래 업무를 자동화하자 ‘ 였습니다.
왜 현재가 아닌 미래의 업무를 자동화하려고 할까요?! 그건 바로,
현재의 업무는 어느정도 자동화를 해놓았고
미래의 업무를 ’미리’ 자동화한다면 미래의 내가 훨씬 편해지지 않을까?! 싶었기 때문입니다.
(사실 현재 업무 자동화를 좀 더 디벨롭할지, 또는 미래 업무를 자동화할지 고민이 있었는데요!
고상혁 파트너님께 상담드렸더니 ’미래 업무 자동화‘를 찝어주셨습니다 😆 파트너님 감사합니다!)
저는 미래에 ’해외에서 근무하며 한국 중소중견기업 수출 투자를 돕는‘ 업무를 할 예정입니다.
곧 이 업무를 위해 해외로 파견을 가는데, 가기 전 업무 중 일부를 자동화하고 싶었습니다.
그래서 하게 될 업무를 대략적으로 구분하여 쭉 작성해보았는데요 🤔
그중 “자동화를 할 경우 가장 효과적일 것 같은” 업무인 👉🏻수출상담회 행사를 지원하는 업무👈🏻에 포커스를 맞춰보았습니다!
수출 투자를 위한 상담회를 개최할 떄, 가장 품이 많이 들면서도 중요한 부분이 바로
“바이어 섭외/행사 안내 등을 위한 메일 발송” 파트였습니다 🫠
참여신청해주셔서 감사합니다…일정은 요렇게 바뀌었습니다…장소는 여기입니다..행사오시죠..?오시고계시죠…?행사에서 만날 한국기업은..바이어는 이렇습니다…행사에참석해주셔서감사합니다… 등등!
행사의 전반적인 부분에 “메일”이 작용하고 있었죠! 그래서 이 메일작업과 스케쥴링 작업을 자동화한다면! 시간을 무지 단축시킬 수 있을 것이라고 생각했습니다 💡
그래서 아래와 같은 도식도를 그려보았습니다!
메일은 동그라미로, 그 외 툴 활용은 네모로 표시했습니다.
이렇게 살펴보니… 필수 메일만 4번 이상은 보내야 하더라구요… 그것도 한 명 한 명에게…🥲
저는 그래서 요 프로세스를 아래와 같이 자동화해보기로 했습니다!
먼저, 첫 번째로 자동화할 일!
행사 홍보메일을 발송하고, 구글 폼으 로 취합을 받아 확정메일 발송까지 자동화하는 것이었습니다.
요건 고상혁 파트너님이 처음에 소개해주신 사례를 많이 참고했습니다 😊
처음으로 바이어에게 발송할 구글 설문조사 폼을 하나 만들었습니다!
그리고, 재피어에 들어가서 구글폼이 신규로 제출되었을 때 ChatGPT가 메일을 자동으로 작성, 발신하도록 하는 Zap을 하나 만들었습니다. 여기까지는 매우 스무스하게! 진행했네요 😅
이제 두 번째 단계, ChatGPT로 바이어-한국 기업 간 취급 품목, 관심사항 등에 우선순위를 두고 매칭을 자동화하려고 합니다!
취급품목, 특징, 관심분야 등이 비슷할수록 수출 계약 성사의 확률도 올라가겠죠?!
이를 위해서 저는 가상의 바이어, 가상의 한국기업을 만들어달라고 ChatGPT에게 요청했습니다. 바이어/한국기업의 기업명, 담당자명, 취급품목, 특징, 이메일 등… 모두 가상으로 설정해달라고 부탁했어요!
이렇게 해서 얻은 가상의 정보를 구글 시트에다가 붙여넣어 엑셀화를 했습니다.
그 다음으론 ChatGPT의 유료 버전에서 사용할 수 있는 Data Analysis 기능을 사용했습니다.
요 기능을 활용하면 엑셀파일을 넣어서 분석 등을 요청할 수가 있습니다!
위에서 만든 바이어, 한국기업 정보가 들어간 엑셀파일을 넣고 수출상담회의 상담 스케쥴표 작성을 요청했습니다.
대략적으로 역할, 구성, 목적, 의도를 작성해주고 매칭을 요청했는데요! GPT가 열심히 파일을 분석하기 시작합니다.
몇 번의 수정을 거쳐!!!!!!! 두둥……..!!!!!!!
GPT가… 스케쥴표를 완벽하게 작성해주었습니다!
이게…되네…?!!!!!
정말 대박입니다 🥹 GPT가 제 주문대로 참 예쁜 스케쥴표를 짜줬네요!
이렇게 GPT가 각 바이어와 기업의 니즈를 알고 먼저 스케쥴표를 작성해준다면 일손을 무척이나 줄일 수 있을 것 같습니다.
저는 여기서 한 발자국 더 나아가,
바이어/한국기업에게 각각 매칭된 기업 정보를 대략적으로 주고 컨펌을 요청하는 메일 자동화를 시도해보았는데요!
맨 처음 만들어둔 가상의 바이어/한국기업 정보 엑셀 시트에 체크박스 행을 하나 더 만들고,
그 체크박스를 클릭하면 각각의 매칭 정보를 GPT가 메일로 작성해주고, 발송해주는 Zap을 만들었습니다.
그…런…데………
왜인지 모르게 자꾸 JSON 오류가 나서 Zap 실행이 안 되더라구요 🤦🏻♀️🤦🏻♀️🤦🏻♀️
열심히 이틀동안 낑낑거려보았으나… 해결이 되지 않았습니다 ㅠ.ㅠ
그래서 요 Zap은 7기 스터디에서 계속해서 시도해보려고 합니다!
추가적으로 해결해야 할 과제도 있습니다.
바로 ‘개인정보 보호 문제’인데요, 기업 정보나 특징 등은 외부로 유출되면 안 될 수도 있기 때문에,
추후 가상이 아닌 현실의 기업 정보를 넣는다면? 이름이나 기업명을 암호화 처리/숫자처리 등을 해 올리는 것과 같은 방법을 생각해봐야겠습니다.
그럼 모든 업무를 자동화하는 그날까지!
계속해서 ChatGPT와 함께 동고동락해보겠습니다 ^_____^