지난 1편에 이어서 업무 자동화를 위한 프로젝트 사례글을 남깁니다.
소개
저는 셀럽을 위한 팬덤 관리 서비스 '팬심'이라는 서비스를 운영 하고 있습니다.
팬심은 국내외 다양한 셀럽들 3만 여명이 사용하는 서비스로 최근들어 다양한 AI 프로젝트를 진행하고 있습니다. 이번 프로젝트도 그의 일환으로 시작되었습니다.
프로젝트 소개
저희가 하는 사업 중에는 셀럽과 함께 셀럽의 IP를 활용하여 굿즈를 제작 후 판매~배송~CS 전반의 영역을 담당하는 비즈니스가 있습니다. 이번에 자동화 하고자 했던 영역은 셀럽이 IP 상품을 판매하고 싶다는 폼 신청을 시작으로 최종 정산까지 가는 시스템 전반을 자 동화 하려고 했습니다.
자동화 도입의 이유는 워낙 프로세스가 복잡하다 보니 사람이 하는 경우 실수가 많았고, 비록 복잡하긴 하지만 한번만 자동화를 해두면 많은 리소스가 줄어들 것으로 예측되었기 때문입니다.
이 자동화하기 위해 Google Apps Script를 활용한 시스템을 구축하였습니다. 초기에는 Make와 n8n을 고려했으나, 생각보다 커스텀이 잘 안되고 사업의 특성을 반영할것이 많아 결국 Apps Script를 선택하게 되었습니다.
진행 방법
우선 지난번 1편에 자동화를 위한 프로세스 정리를 한번 하였지만 중간에 업무 효율을 개선하면서 필요없는 프로세스는 제거하고 축소하면서 보다 더 효율적인 업무를 할 수 있는 여건을 마련하였습니다.
따라서 자동화도 다시..
(지난 번에 비하면 훨씬 간소해진 업무 프로세스)
사용한 도구
ChatGPT(o1) / Claude: Apps Script 코드 작성 및 최적화 지원, o1과 claude가 비슷한 성능을 보였는데 o1은 많은 시도를 하다보니 토큰 제한으로 claude로 작업하기 시작했습니다. 4o의 경우에는 오류도 많고 사용하기 힘들었습니다.
Google Apps Script: 폴더 및 파일 자동 생성, 주문 데이터 처리, 제작 업체 주문 자동화, 정산 파일 자동 생성 등
Google Sheets & Drive: 데이터 관리 및 문서 저장
구현 기능
셀럽 협업 신청 관리
셀럽이 협업을 신청하면 자동으로 관련 폴더 및 파일이 생성됨
주문 데이터 처리 및 자동 주문
담당 운영자가 판매 데이터를 입력하면, 이를 기반으로 제작 업체에 자동으로 발주서가 전달됨
정산 프로세스 간소화
판매 내역 및 수익을 자동으로 정리하여 정산을 쉽게 진행할 수 있도록 설정
어려웠던 점과 해결 방법
자동화 프로세스 계획과 도구의 활용 영역간의 괴리
일단 업무 자동화를 어디까지 할 수 있을지에 대한 감이 없다보니 초반에 비효율적으로 업무 자동화를 시도
프로세스 전반에 거쳐 인사이트를 가지지 못하고 부분부분을 자동화 하는 임시 방편적인 자동화만 함
이후에 자동화의 가능 정도를 인지하고 기존 업무 프로세스를 더욱 효율적으로 변경
아마 자동화의 한계에 대해서 더 명확하게 알았더라면 기존 업무를 더 효율적으로 설계 했을 듯 함
업무 프로세스 정리의 어려움
자동화 자체보다 업무 흐름을 정리하고 플로우를 설계하는 데 더 많은 시간이 소요됨
이를 해결하기 위해 업무 단계를 명확히 정의하고, 자동화가 필요한 핵심 부분을 선별하여 작업 진행
1차적으로 자동화 했던 영역을 결국 다 수정하면서 재 설계를 하게됨
이후에 다시 할 때는 아주 이상적인 플로우를 먼저 설계하고 이것들을 AI가 해결 할 수있을지 검토 하면서 프로세스 재 설계함
배운 점과 향후 계획
도구 선택 과정 : AI는 도구일뿐..
'무엇을 사용해서 해결할지' 보다 '무엇을 해결할지'가 훨씬 중요함
초기에는 Make 및 n8n이 핫하다고 하여 스터디도 좀 하고 도입해보려 했으나 해결해야하는 자동화 영역을 면밀히 분석해보니 Apps Script가 낫다고 판단
차라리 기존 프로세스를 더욱 간소화 하고 핵심만 자동화 하려는 플랜을 먼저 설계했더라면 더욱 효율적으로 자동화 프로젝트를 진행했을 듯 함
무조건 한번 시도 해보는게 중요하다
도구의 한계나 가능성에 대해서 감이 없다보니 뭘 할 수 있을지 몰랐음
남들이 공유하는 AI 사용 노하우는 어떻게 보면 그들에게 최적화 되어있는 경우가 많아서 실전에서는 따라 하기 어려운 경우가 많았음
작은 시도라도 한번 해보면 어느정도까지 AI가 해결해줄 수 있을지 감이옴. 이 경험을 바탕으로 조금씩 고도화된 업무를 시도하면 생각보다 많은 것들을 해낼 수 있다는 사실을 알게됨
AI 자동화 업무 프로세스를 진행할 때만 해도 단순 반복작업 정도만이라도 해결해보자는 취지로 시작했으나 끝에는 결국 대부분의 모든 것을 자동화하는 레벨까지 성장
저도 문과생이고 코딩하고는 거리가 먼 사람이었습니다. 하지만 시도해보니 AI의 한계를 알게되고 더욱 상상력을 발휘하여 더 많은일을 하게 될 수 있었습니다. 모두들 일단 해보세요!!
저희 팬심은 팬덤 비즈니스에서 AI를 활용하여 다양한 혁신을 하고 있습니다.
다양한 프로젝트에 참여하고 싶으시면 문의 주세요!
카카오톡 : comodo87
