[Claude Code] 회의록 하나에 2~3시간 정리하던 걸 AI 스킬로 만들었다 — 2시간 23분 녹취가 5페이지 문서로 나오기까지

[Claude Code] 회의록 하나에 2~3시간 정리하던 걸 AI 스킬로 만들었다 — 2시간 23분 녹취가 5페이지 문서로 나오기까지

📝 한줄 요약

녹취 파일을 넣으면 회사 서식에 맞는 회의록 문서가 나오는 작업 흐름을 만들었습니다. 회의록 한 건에 2~3시간 쓰던 것이, 전사 텍스트를 넣고 몇 분이면 초안이 나오는 상태가 됐습니다.

바쁘시면 이것만 읽어도 돼요:

• 기존 회의록 4개를 그냥 보여주고 "이런 느낌으로"라고 했더니, AI가 넷을 뜯어서 공통 구조를 뽑아냈습니다. 그리고 제가 요구한 것 중 넷 어디에도 없는 항목을 먼저 짚어 줬습니다.

• 2시간 23분짜리 녹취에서 앞 43분이 이동 중 잡담이라고 AI가 스스로 판정하고 잘라냈습니다. 시키지 않았습니다.

• 제일 아팠던 건 내용이 아니라 조판이었습니다. 표가 페이지에서 잘리고 로고가 안 맞는 것. 스크린샷 3장을 보냈더니 원인을 짚어냈습니다.

• 로고가 가운데로 간 게 제 실수가 아니라 Word 머리글에 원래 박혀 있는 설정 때문이었습니다. 증상이 아니라 원인을 찾아낸 게 이번에 제일 놀라웠습니다.

• 숫자가 애매하면 정하지 않고 "갈립니다"라고 남기게 규칙을 박았습니다. 그럴듯하게 채워 넣는 게 제일 위험합니다.

• 마지막엔 이 흐름을 우리 팀 봇에 등록해서, Slack에서도 시킬 수 있게 했습니다.

🎯 이런 분들께 도움돼요

• 회의가 잦아서 회의록·보고서를 자주 쓰는데, 정리보다 서식 맞추는 데 시간이 더 가는 분

• AI에게 "요약해줘"까지는 해봤는데, 매번 결과가 달라서 못 믿겠는 분

• 녹취 앱은 쓰고 있는데 그 전사본을 어떻게 써먹어야 할지 모르겠는 분

• 한 번 만들어 두고 계속 쓰는 작업 흐름을 만들어 보고 싶은 분

😫 문제 상황 (Before)

회의록 하나에 2~3시간이 들었습니다.

시간이 어디로 가는지 세어 보면 세 군데였습니다.

첫째, 조판. 이게 제일 아팠습니다. 내용은 다 썼는데 표가 페이지 경계에서 반으로 잘립니다. 한 행이 위에, 나머지가 아래 장에 걸쳐서요. 로고를 우측 상단에 넣으면 어느 페이지에선 자리가 밀립니다. 마지막 장에 한 줄만 덜렁 남기도 하고요. 내용이 아니라 모양 때문에 30분씩 날아갔습니다.

둘째, 핵심 정리. 두 시간 넘게 이야기한 걸 몇 줄로 줄여야 하는데, 어디까지가 결정이고 어디부터가 그냥 흘러간 말인지 다시 들어 봐야 알 때가 많았습니다.

셋째, 제가 준비해야 할 것 정리. 이게 사실 회의록의 진짜 목적인데, 회의록을 다 쓰고 나서도 "그래서 내가 뭘 해야 하지"가 바로 안 보였습니다. 상대가 요구한 것과 우리가 요구한 것이 문단 안에 섞여 있으니까요.

녹취 앱은 이미 쓰고 있었습니다. 전사본은 나옵니다. 그런데 그 전사본을 회의록으로 만드는 건 여전히 손이었습니다.

🛠️ 사용한 도구

• 도구: Claude Code

• 모델: Claude Opus 5

• 연동: 사내 AI 봇(hermes) — Slack에서 호출

• 결과물 형식: Word 문서(docx). 제가 직접 고칠 수 있어야 해서요

🔧 작업 과정

기존 회의록 4개를 그냥 던졌다 — "이런 느낌으로"

처음엔 요구사항을 하나하나 설명할 생각이었습니다. 그런데 그게 더 오래 걸릴 것 같아서, 예전에 만들어 둔 회의록 PDF 4개 경로를 그냥 붙여넣고 이렇게 말했습니다.

회의록을 카드로 만드는게 아니라 [회의록 PDF 4개] 이런느낌으로 만들어야해. 표는 페이지에 의해 끊기지 않도록 하고, 글씨체는 맑은고딕, 로고를 우측 상단에 포함해야하고, 페이지에 의해 최대한 표 잘림, 페이지 넘김 등이 최소화 될 수 있도록 각 페이지를 검토해서 최소화시켜. 시간별로 어떤 흐름의 회의를 진행했는지 핵심이 들어야하고, 상대의 내부적인 내용이나 우리의 내부적인 내용들을 놓치지 않고 잘 정리해. 중복되는 내용이 없게 핵심만 정리할 수 있도록 해.

AI가 4개를 전부 뜯어서 표로 정리해 왔습니다. 넷 다 Word로 만들어 PDF로 내보낸 것이고, 전부 맑은고딕이고, 구조는 제각각이더라는 것까지요.

그리고 예상 못 한 답이 하나 붙어 있었습니다.

시간별 흐름은 네 문서 중 어디에도 없습니다. 로고 이미지도 없습니다(전부 텍스트, 그것도 좌측). 두 가지는 참고자료에서 가져온 게 아니라 제가 새로 설계한 것이니 그 눈으로 봐 주세요.

제가 "이런 느낌으로"라고 했지만, 제 요구 중 두 개는 그 "이런 느낌"에 없던 것이었습니다. 그걸 뭉개고 넘어가지 않고 먼저 알려 준 게 좋았습니다. 나중에 "왜 예전 거랑 다르지?" 하고 헷갈릴 일이 없어졌으니까요.

머리글이 3페이지 중 2페이지에만 찍혔다

AI가 조판을 짜고 시험 삼아 3페이지짜리 문서를 뽑아 봤습니다. 그리고 이렇게 보고했습니다.

로고가 1, 2페이지에만 있고 3페이지에는 없습니다. 지금 방식은 폐기하겠습니다.

솔직히 이 대목에서 좀 놀랐습니다. 저 같으면 눈으로 대충 보고 "됐네" 하고 넘어갔을 겁니다. 그런데 페이지마다 로고가 실제로 들어갔는지를 세어서 확인하더군요.

방식을 바꿔서 다시 뽑으니 3페이지 전부에 들어갔습니다. 이때 만든 검사 방식이 나중에 계속 쓰였습니다.

진짜 녹취를 넣었다 — 2시간 23분, 다섯 명

여기서부터가 진짜였습니다. 실제 해외 출장 회의 녹취 전사본을 통째로 넣었습니다.

[전사 파일 경로]
진행해봐

2시간 23분, 1,408줄, 화자 5명, 발화 704건.

AI가 전사본을 다 읽고 첫 번째로 한 말이 이거였습니다.

전사를 다 읽었습니다. 2시간 23분 중 앞 43분은 이동 중 잡담이고, 실제 회의는 00:43부터입니다.

이걸 시킨 적이 없습니다. 앞부분이 차 안에서 나눈 잡담(현지 대학 이야기, 전기차, 한자 이야기)이라 회의록에 넣으면 안 된다고 스스로 판단한 겁니다. 그리고 잘라냈다는 사실을 회의록 안에도 적어 뒀습니다. 나중에 "왜 앞부분이 없지?" 할 일이 없게요.

그 다음으로 놀란 건 숫자 처리였습니다.

녹취는 사람 말을 받아 적는 거라 숫자가 자주 틀립니다. 이번에도 같은 수치가 두 값으로 갈리는 구간이 있었습니다. AI는 그럴듯한 쪽으로 정하지 않고, 이렇게 남겼습니다.

요구 수치가 전사에서 갈립니다. 앞부분과 뒷부분의 값이 다릅니다. 사양서에 넣기 전 확정 필요.

애매한 걸 애매하다고 적은 겁니다. 제가 이 규칙을 미리 박아 뒀거든요 — 사람 이름과 전문 용어는 고쳐도 되지만, 숫자·금액·날짜는 절대 고치지 말 것. 확신이 안 서면 원문 그대로 두고 "확인 필요"로 올릴 것.

이 회의록에서 그렇게 올라간 항목이 8건이었습니다. 그 8건이 제가 다음에 확인해야 할 목록이 됐습니다.

첫 회의록이 나오기까지 약 5분이었습니다.

"내가 학습하고 준비해야 할 걸 정리해줘"

첫 결과물을 보니 내용은 다 있는데, 제가 원하던 모양은 아니었습니다. 그래서 이렇게 말했습니다.

로고 아주 조금만 더 크게 제목 줄바꿈 되지 않게 핵심만. 글씨 크기 및 글꼴 조금 더 미니멀하고 깔끔하게 우리가 요구한 사항과 상대의 요구 사항을 잘 정리, 우리 측에서 준비해야할 부분과 우리 측에서 말한 내용을 잘 정리해서 준비 사항은 준비할 수 있도록 정리. 마지막 최종 결과물은 docx로 제공(내가 수정할 수 있게)

이 요청 하나로 문서 구조가 통째로 바뀌었습니다. 세 개의 절이 새로 생겼습니다.

하나, 요구사항 대조표. 항목별로 "우리가 요구한 것"과 "상대가 답한 것"을 한 표에 나란히 놓았습니다. 14개 항목이 들어갔습니다. 두 개의 표로 나누지 않은 이유를 AI가 이렇게 설명하더군요 — "두 표로 나누면 같은 항목을 두 번 찾아야 합니다."

둘, 왜 그렇게 요구했는지. 이게 제일 마음에 들었습니다. 요구사항 목록이 아니라 근거를 따로 뽑은 절입니다. "A 대신 B를 쓰라고 한 이유는 A를 쓰면 정전기가 남고, 거기 고전압이 걸리면 불꽃이 튀기 때문" 같은 식으로요.

회의에서 들은 기술 설명은 시간이 지나면 결론만 남고 이유가 사라집니다. 그런데 다음 협의에서 다시 필요한 건 결론이 아니라 이유입니다. 상대가 "그건 좀 어렵다"고 나올 때 꺼낼 카드니까요.

셋, 우리 측 준비 사항. "즉시 / 샘플 전 / 계약 전 / 사업" 네 시점으로 나눠 11건. 상대가 할 일은 별도 절로 완전히 분리했습니다. 이제 회의록을 열면 제가 뭘 해야 하는지가 한눈에 보입니다.

스크린샷 3장 — 여기서 제일 놀랐다

Word로 열어 보니 여전히 이상했습니다. 말로 설명하기 애매해서 화면을 캡처해 3장을 보내고 이렇게만 적었습니다.

[스크린샷] 이렇게 페이지에 의해서 표가 최대한 안잘리게 해줘
[스크린샷] 로고는 더 크게하고 우측 상단으로 보내야 돼
[스크린샷] 이렇게 페이지에 의해서 내용이 최대한 안잘리게 정리
최종 검토 때 항상 잘 정리가 된 자료처럼 보이게 검토해

로고가 우측 상단이 아니라 한가운데에 찍혀 있었습니다. 저는 그냥 "위치 지정이 잘못됐나 보다" 하고 넘겼을 겁니다.

AI가 찾은 원인은 이거였습니다.

Word의 머리글 스타일에는 이미 가운데 정렬 지점이 박혀 있어서, 제가 지정한 우측 정렬보다 먼저 걸립니다.

제가 뭘 잘못 넣은 게 아니라, Word가 원래 갖고 있던 설정이 먼저 작동한 거였습니다. 그래서 정렬 방식 자체를 바꿔서 밀리지 않게 만들었습니다.

같은 식으로 나머지 둘도 원인이 나왔습니다. 표가 잘린 건 "표 전체를 한 페이지에 붙여 두라"는 지시가 없어서였고, 절 제목만 남고 내용이 다음 장으로 넘어간 건 "제목과 함께 붙일 문단 수"가 한 줄로만 잡혀 있어서였습니다.

그리고 여기서 한 가지가 더 나왔습니다.

한글 문서 격자가 켜져 있어서 줄 간격이 지정값보다 벌어지고 있었습니다.

제가 지적하지 않은 건데 같이 고쳐 왔습니다. 문서가 괜히 성겨 보이던 이유였습니다.

"잘 정리된 자료처럼 보이게" — 이걸 어떻게 검사하지

제가 던진 마지막 문장이 사실 제일 어려운 요구였습니다. "잘 정리된 자료처럼 보이게 검토해."

AI가 이걸 이렇게 풀었습니다.

지금까지는 문서 설정만 보고 판정했는데, 그걸로는 앞 장이 비는지 마지막 장에 한 줄만 남는지 볼 수 없습니다.

그래서 Word로 문서를 실제로 한 번 뽑아 보고, 페이지마다 몇 줄이 찼는지 세는 단계를 넣었습니다. 그리고 고치는 방법에 순서를 정했습니다.

1. 중복된 문장부터 지운다

2. 그래도 안 되면 앞 절을 줄인다

3. 그래도 안 되면 그 표만 쪼갠다

그리고 글자 크기·여백·줄 간격을 줄이는 건 금지로 못 박았습니다. 한 장에 욱여넣는 건 해결이 아니니까요.

이 검사에서 실제로 세 가지가 걸렸습니다. 마지막 6페이지에 한 줄만 남아 있었고, 3페이지 아래가 비어 있었고, 같은 숫자가 문서 안에서 세 번 넘게 나오는 게 네 건 있었습니다.

중복부터 걷어냈더니 6페이지가 5페이지로 줄었습니다. 페이지가 줄어든 게 글자를 줄여서가 아니라 같은 말을 세 번 하던 걸 한 번으로 줄여서였다는 게 좋았습니다.

Slack에서도 시킬 수 있게

마지막으로 이 작업 흐름을 사내 봇에 등록했습니다.

좋다 스킬에 잘 반영해주고 hermes agent에게 slack에서 시킬때 해당 스킬을 반영해서 만들 수 있도록 해줘.

여기서도 한 번 걸렸습니다. 처음 등록한 위치에 넣으니 목록에는 "사용 가능"으로 뜨는데, 봇이 실제로 참고하는 목록에는 안 들어가 있더군요. 위치를 옮기고 나서야 등록됐습니다.

Slack용 규칙도 따로 넣었습니다. 특히 이 두 가지요.

• 전사가 길어서 Slack이 중간에 자르면, 회의록을 만들지 말 것. 잘린 녹취로 만든 회의록은 완성본처럼 보이지만 내용이 빠져 있으니까요. 파일로 다시 올려 달라고 요청하게 했습니다.

• 공개 채널에는 내부용 문서를 올리지 말 것. 회의록에 우리 쪽 속사정이 들어 있는 절이 있어서, 공개 채널 요청이면 "내부용 말고 공유용으로 만들까요?" 하고 되묻게 했습니다.

✅ 결과 (After)

Before vs After

주의해서 봐 주실 점: "몇 분"은 작업 흐름을 다 만든 뒤 기준입니다. 이 흐름을 만드는 데는 며칠이 걸렸습니다. 다만 한 번 만들어 두면 다음 회의부터는 계속 그 몇 분입니다.

결과물

• 5페이지 Word 회의록 (회의 개요 / 핵심 요약 / 회의 흐름 / 요구사항 대조 / 기술 논리 / 우리 측 준비 사항 / 상대 측 후속 조치 / 조직별 입장 / 미결 사항)

• 페이지마다 27~31줄로 고르게 참, 표 5개 전부 안 잘림, 로고 우측 상단 고정

• 확인 필요 항목 8건이 별도로 뽑혀 나옴

💬 이 과정에서 배운 AI 활용 팁

효과적이었던 것

1. 설명하지 말고 예시를 던진다. "이런 서식으로 만들어줘"를 글로 설명하려면 한참입니다. 기존에 만든 문서 파일 몇 개를 그냥 보여주는 게 훨씬 빨랐고 정확했습니다.

2. 스크린샷은 말보다 강하다. "표가 좀 이상하게 잘려요"라고 열 줄 쓰는 것보다 캡처 한 장이 낫습니다. 그리고 AI가 증상만 고치는 게 아니라 왜 그렇게 됐는지를 찾아 줍니다.

3. "고치지 말 것"을 명시한다. 이게 제일 중요했습니다. 사람 이름과 용어는 고쳐도 되지만 숫자·금액·날짜는 고치지 말라고 못 박았더니, 애매한 값을 "확인 필요"로 올려 주더군요. 이 규칙이 없었으면 그럴듯한 숫자가 들어갔을 겁니다.

4. 결과가 아니라 검사를 시킨다. "잘 정리되게 해줘"는 애매합니다. 그런데 "페이지마다 몇 줄이 찼는지 세고, 마지막 장에 한 줄만 남으면 고쳐"는 판정이 됩니다. AI에게 자기 결과물을 재는 방법을 같이 만들게 하는 게 결과물만 시키는 것보다 나았습니다.

5. "몇 개까지 찾았는지" 물어본다. 처음에 스킬 네 개를 개선해 달라고 했는데 두 개만 했더군요. "넷 다 한 거야?"라고 물으니 "아니요, 둘만 했습니다"라고 답하고 나머지를 했습니다. 다 됐다고 넘겨짚지 말고 물어보는 게 좋습니다.

이렇게 하면 안 돼요

1. 뭔지 모르는 상태에서 고르라고 하면 못 고릅니다. 중간에 AI가 "네 개 중 뭘 먼저 할까요?"라고 물었는데, 저는 그 네 개가 각각 뭔지 몰랐습니다. "회의록 스킬이 뭔데?"라고 되물었죠. 설명이 선택보다 먼저여야 합니다.

2. 눈으로 확인하고 넘어가지 마세요. 로고가 3페이지 중 2페이지에만 찍혔던 것, 마지막 장에 한 줄만 남았던 것 — 저는 스크롤로 훑으면서 다 놓쳤습니다. 세어 보게 하니 나왔습니다.

3. 글자 크기 줄여서 한 장에 맞추지 마세요. 페이지가 넘칠 때 제일 쉬운 유혹입니다. 줄여야 할 건 글자가 아니라 같은 말을 반복한 부분입니다. 실제로 중복만 걷어내니 페이지가 하나 줄었습니다.

4. 한 번에 다 시키지 마세요. 처음에 요구사항을 열 개쯤 한꺼번에 던졌더니 몇 개는 반영이 얕았습니다. 결과를 보고 하나씩 짚어 가는 게 결국 빨랐습니다.

🌍 다른 업무에 적용한다면?

이번에 만든 조각들은 회의록에만 쓸 수 있는 게 아닙니다.

• 주간 보고서 — "지난주 한 일 / 이번 주 할 일 / 막힌 것"으로 절을 나누고, 같은 조판 검사를 붙이면 그대로 씁니다

• 고객사 방문 보고 — "요구사항 대조표"가 특히 잘 맞습니다. 고객이 요구한 것과 우리가 답한 것을 나란히 놓는 것

• 강의·세미나 노트 — 녹취에서 "왜 그렇게 말했는지"를 따로 뽑는 절이 유용합니다

• 인터뷰 정리 — 애매한 숫자를 "확인 필요"로 분리하는 규칙이 그대로 필요합니다

공통점은 긴 말을 짧은 문서로 줄이는데, 줄이다가 중요한 걸 흘리면 안 되는 일이라는 것입니다.

🚀 앞으로의 계획

세 가지를 이어서 해보려고 합니다.

1. Slack에서 실제로 돌려 보기. 지금은 봇에 등록만 된 상태고, 진짜 Slack에서 전사 올리고 "회의록 만들어줘"를 해본 적이 없습니다. 여기서 뭐가 걸릴지 봐야 합니다.

2. 용어집 채우기. 녹취가 자주 틀리는 회사명·제품명·용어를 목록으로 만들어 두고 대조하게 했는데, 이번 회의가 해외 건이라 목록에 없던 이름이 6건 나왔습니다. 회의를 돌릴 때마다 목록이 두꺼워지면 정확도가 올라갑니다.

3. 다른 문서로 확장. 로고, 서체, 표 안 잘림 — 이건 어느 문서에나 필요한 것들입니다. 측정 보고서나 미팅 준비 자료에도 같은 조판 장치를 붙일 생각입니다.

📋 재사용 가능한 프롬프트

프롬프트 1: 기존 문서를 서식 기준으로 삼기

아래 [기존 문서 파일 경로 3~4개]를 전부 읽고, 공통 서식을 정리해서 알려줘. 서체, 여백, 표 구조, 절 구성이 어떻게 되어 있는지.

그 다음 앞으로 이 서식으로 문서를 만들 건데, 내가 요구하는 것 중에 이 문서들에 없는 항목이 있으면 먼저 알려줘. 있는 것처럼 넘어가지 말고.

내 요구사항: [여기에 요구사항]

프롬프트 2: 녹취 전사본을 문서로 (교정 범위 제한)

이 전사본으로 [문서 종류]를 만들어줘. 요약부터 하지 말고 전문을 먼저 다 읽어.

전사가 잘못 받아 적은 부분이 있을 텐데, 교정 범위를 지켜줘.

• 고쳐도 되는 것: 회사명·제품명·전문 용어·띄어쓰기

• 고치면 안 되는 것: 숫자, 금액, 수량, 날짜, 참석자 명단에 없는 사람 이름

확정할 수 없는 값은 원문 그대로 두고 "확인 필요" 목록에 따로 올려줘. 고친 것은 전부 들린 대로 → 고친 값 → 근거 형태로 보고해줘.

그리고 회의와 상관없는 구간(잡담, 이동 중 대화 등)이 있으면 빼되, 뺐다는 사실을 문서에 적어줘.

프롬프트 3: 조판 검사 시키기

문서를 만든 다음, 실제로 한 번 뽑아서 페이지마다 확인해줘.

볼 것:

• 표가 페이지 경계에서 잘리는가

• 절 제목만 남고 내용이 다음 장으로 넘어갔는가

• 마지막 장에 몇 줄만 남았는가

• 중간 페이지 아래가 크게 비었는가

• 같은 숫자가 문서 안에서 세 번 넘게 나오는가

고치는 방법은 이 순서로만 해줘. ① 중복된 문장 제거 ② 앞 절 압축 ③ 그 표만 쪼개기

글자 크기, 여백, 줄 간격을 줄여서 맞추는 건 하지 마.

프롬프트 4: 내가 할 일이 보이게 만들기

이 문서에 아래 세 개를 별도 절로 만들어줘.

1. 요구사항 대조표 — 항목별로 "우리가 요구한 것"과 "상대가 답한 것"을 한 표에 나란히

2. 왜 그렇게 요구했는지 — 결론 말고 근거. 다음 협의에서 다시 꺼낼 논리만

3. 우리 측 준비 사항 — 시점별로(즉시 / OO 전 / 계약 전). 상대가 할 일과는 절을 분리해줘

같은 내용이 두 절에 겹치지 않게 각 절의 역할을 지켜줘.