반복하던 비품 관리 업무를 CODEX에 맡겨보기

소개

시도하고자 했던 것과 그 이유를 알려주세요.

안녕하세요...!

1주차에는 회사에서 구매한 비품을 엑셀로 관리할 때 어떤 항목이 필요하고, 어떤 내용을 분석할 수 있는지 알아보았습니다.

구매 시기, 구매 비용, 사용 여부, 정산 여부, 현재 상태 등을 어떤 방식으로 정리하면 좋을지 Codex에 질문하면서 비품 관리 업무의 기본 구조를 잡아보는 것이 1주차의 목표였습니다.

2주차에는 여기서 한 단계 더 나아가, 실제로 제가 진행했던 사무실 입주 관리 업무를 참고해 Codex 기능을 적용해 보기로 했습니다.

최근 사무실 입주를 준비하면서 비품 구매 현황, 진행 상태, 일정, 구매 비용 등을 엑셀로 정리한 경험이 있었습니다. 새로운 구매 내역이 생기거나 일정이 변경될 때마다 내용을 추가하고, 완료되지 않은 업무나 구매 비용을 직접 확인하는 방식으로 관리했습니다.

이번 과제에서는 실제 관리대장의 세부 내용을 그대로 사용하는 대신, 당시 업무 구조를 참고해 간단한 예시용 비품 관리 엑셀을 만들었습니다.

그리고 1주차에 정리했던 연도별 구매 비용, 사용 상태, 정산 여부 등의 항목을 실제 엑셀 분석 과정에 하나씩 적용해 보았습니다.

1주차가 어떤 정보를 관리해야 하는지 알아보는 단계였다면, 2주차에는 실제 업무에서 반복했던 과정을 간단한 예시로 다시 구성하고, 이를 Skill로 저장해 반복 사용할 수 있는지 확인해 보는 것을 목표로 시도해봤어요。。

진행 방법

어떤 도구를 사용했고, 어떻게 활용하셨나요?

Tip: 사용한 프롬프트 전문을 꼭 포함하고, 내용을 짧게 소개해 주세요.

Tip: 활용 이미지나 캡처 화면을 꼭 남겨주세요.

Tip: 코드 전문은 코드블록에 감싸서 작성해주세요. ( / 을 눌러 '코드 블록'을 선택)

2주차 수업은 다시보기로 봤지만 Skill, Plugin, MCP의 차이를 배웠습니다.

세 가지 기능을 제 업무에 어떻게 적용할 수 있을지 간단하게 생각해 보았습니다.

Skill은 반복되는 엑셀 분석과 정리 절차를 저장하는 데 활용할 수 있습니다.

Plugin은 추후 Google Drive와 같은 외부 서비스에 저장된 파일을 바로 불러와야 할 때 활용할 수 있습니다.

MCP는 별도의 비품 관리 시스템이나 사내 데이터와 연결해야 하는 단계에서 검토할 수 있다고 이해했습니다.

현재 제가 가장 먼저 줄이고 싶은 부분은 외부 서비스 연결보다는, 엑셀을 분석할 때마다 같은 요청을 반복해서 입력하는 과정이었습니다.

그래서 이번 과제에서는 Skill을 우선 적용해 보기로 했습니다.
（아직까지도 단어가 좀 어려워요）

실제로 진행했던 사무실 입주 관리대장의 구조를 참고해 예시용 엑셀 파일을 만들었습니다.

예시 파일에는 다음과 같은 항목을 구성했습니다.

구매일자

구매 연도

품목 구분

비품명

수량

구매 비용

사용 여부

정산 여부

현재 상태

비고

처음부터 많은 데이터를 사용하기보다는, Codex가 항목을 어떻게 인식하고 분석하는지 확인할 수 있도록 일부 예시 데이터만 입력했습니다.

이번 과제의 목적은 어떤 비품을 구매했는지 소개하는 것이 아니라, 비품 구매 내역을 어떤 방식으로 정리하고 분석할 수 있는지 확인하는 것이기 때문입니다.

이렇게 하면 실수한걸 번복해도 이미지와는 다르게 수정이 가능 하더라구요。。!

처음 사용한 프롬프트

먼저 Skill을 만들기 전에 일반 프롬프트로 엑셀 분석을 요청했습니다.

현재 프로젝트 폴더에 비품 관리 엑셀 파일이 있습니다.

저는 AI와 엑셀 활용이 익숙하지 않은 초심자입니다.
원본 파일은 수정하거나 덮어쓰지 말고 새로운 파일로 저장해 주세요.

먼저 파일의 시트와 열 구조를 확인한 뒤
다음 내용을 분석해 주세요.

1. 구매 연도별 총구매비용을 계산해 주세요.
2. 품목 구분별 구매 건수와 구매금액을 정리해 주세요.
3. 정산이 완료되지 않은 내역을 확인해 주세요.
4. 현재 미사용 상태인 비품을 확인해 주세요.
5. 수리 또는 추가 확인이 필요한 항목을 정리해 주세요.
6. 분석 결과는 새로운 요약 시트에 정리해 주세요.
7. 금액에는 천 단위 구분 기호를 적용해 주세요.
8. 원본 데이터는 삭제하지 말아 주세요.
9. 결과 파일은 원본과 다른 이름으로 저장해 주세요.

작업이 완료되면 어떤 내용을 추가했는지
초심자도 이해할 수 있도록 설명해 주세요.

처음에는 단순히 엑셀을 정리해 달라고 요청하려고 했습니다.

하지만 정리라는 표현만 사용하면 표의 디자인만 변경되거나, 제가 실제로 확인하고 싶은 분석 내용이 누락될 수 있다고 생각했습니다.

그래서 연도별 구매 비용, 정산 여부, 사용 상태처럼 확인하고 싶은 내용을 구체적으로 나누어 작성했습니다.

아직 실무한지도 얼마안되어 데이터도 거의 없다보니 실사용에는 한눈에 지표 보기는 편하나 더 늘린 이후에 빠르고 쉽게 정리가 될거 같았습니다 !

Codex가 만든 결과를 확인하면서 다음과 같은 부분을 살펴보았습니다.

구매 비용이 정상적으로 합산되었는지

연도별 구매금액이 구분되었는지

정산 미완료 내역이 별도로 표시되었는지

사용 상태와 현재 상태가 정확하게 분류되었는지

원본 시트가 그대로 유지되었는지

요약 시트가 한눈에 확인하기 쉽게 구성되었는지

처음 결과가 완벽하지 않더라도 바로 전체 작업을 다시 요청하지 않고, 부족한 부분을 하나씩 수정해 보기로 했습니다.

예를 들어 요약 시트에 내용이 너무 많이 표시되면 다음과 같이 다시 요청할 수 있습니다.

현재 요약 시트에 표시된 내용이 조금 복잡합니다.

다음 항목만 한눈에 볼 수 있도록 다시 정리해 주세요.

전체 구매금액
연도별 구매금액
정산 미완료 건수
미사용 비품 건수
수리 또는 확인 필요 건수

원본 데이터와 기존 계산 내용은 유지하고
요약 시트의 구성만 간단하게 수정해 주세요.

이 과정을 통해 한 번에 모든 내용을 완성하려고 하기보다, 결과를 확인하면서 필요한 부분만 추가로 요청하는 방식이 더 이해하기 쉽다는 점을 알게 되었습니다.

반복 절차를 Skill로 만들기

일반 프롬프트로 분석 과정을 한 번 진행한 뒤, 같은 절차를 다음에도 사용할 수 있도록 Skill로 저장해 보기로 했습니다.

Skill 이름은 비품관리분석으로 정했습니다.

Skill 생성에 사용한 프롬프트

방금 진행한 비품 관리 엑셀 분석 절차를
반복해서 사용할 수 있는 Skill로 만들어 주세요.

Skill 이름은 비품관리분석으로 설정해 주세요.

이 Skill은 다음 순서로 작업해야 합니다.

1. 분석할 엑셀 파일을 확인합니다.
2. 원본 파일은 수정하거나 덮어쓰지 않습니다.
3. 파일의 시트와 열 구조를 확인합니다.
4. 구매 연도별 총구매비용을 계산합니다.
5. 품목 구분별 구매 건수와 구매금액을 계산합니다.
6. 정산이 완료되지 않은 내역을 확인합니다.
7. 현재 미사용 상태인 비품을 확인합니다.
8. 수리 또는 추가 확인이 필요한 항목을 정리합니다.
9. 분석 결과를 별도의 요약 시트에 표시합니다.
10. 결과 파일은 원본과 다른 이름으로 저장합니다.
11. 작업 완료 후 변경 내용과 확인 사항을 설명합니다.

필요한 열이 없거나 데이터 형식이 일정하지 않으면
임의로 판단하지 말고 먼저 어떤 문제가 있는지 알려주세요.

초심자가 사용하는 Skill이므로
진행 결과를 쉬운 문장으로 설명해 주세요.

Skill을 만든 뒤에는 기존처럼 긴 분석 내용을 다시 작성하지 않고, 다음과 같이 짧게 요청하는 방식으로 실행해 보았습니다.

비품관리분석 Skill을 사용해서
현재 폴더의 비품 관리 엑셀 파일을 분석해 주세요.

원본은 유지하고 결과는 새 파일로 저장해 주세요.

제가 만들고 싶은 것은 비품 관리 시스템 전체를 한 번에 자동화하는 기능이 아니라, 현재 하고 있는 엑셀 업무 중 반복되는 분석 순서를 저장해 다시 사용할 수 있는 간단한 절차였습니다.

결과와 배운 점

배운 점과 나만의 꿀팁을 알려주세요.

과정 중에 어떤 시행착오를 겪었나요?

도움이 필요한 부분이 있나요?

앞으로의 계획이 있다면 들려주세요.

1주차에는 비품 관리 업무에서 어떤 정보를 기록해야 하는지 알아보는 데 집중했습니다.

구매 연도, 구매 비용, 사용 여부, 정산 여부, 현재 상태처럼 관리에 필요한 항목을 생각해 보고, Codex에 어떤 방식으로 질문해야 하는지 확인했습니다.

2주차에는 실제로 진행했던 사무실 입주 관리 업무를 참고해 예시용 엑셀 파일을 만들고, 1주차에서 정리한 항목을 실제 분석 과정에 적용해 보았습니다.

또한 엑셀을 한 번 분석하는 것에서 끝나는 것이 아니라, 같은 작업을 반복할 수 있도록 절차를 Skill로 저장해 보는 단계까지 진행했습니다.

처음에는 구매 비용만 잘 정리하면 비품 관리가 가능할 것이라고 생각했습니다.

하지만 실제 입주 관리 업무를 떠올려 보니 구매 비용 외에도 수량, 진행 상태, 사용 여부, 정산 여부, 현재 상태와 같은 항목이 함께 있어야 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있었습니다.

또한 데이터의 입력 방식이 일정해야 정확한 분석이 가능하다는 점도 알게 되었습니다.

예를 들어 사용 중과 사용중처럼 같은 의미가 다르게 입력되면 서로 다른 상태로 분류될 수 있습니다.

정산 여부도 완료, 정산 완료, 처리 완료처럼 여러 표현을 사용하면 정확한 집계가 어려울 수 있습니다.

구매 비용 역시 숫자와 원 표시가 포함된 문자가 섞이면 합계 계산에 문제가 생길 수 있습니다.

그래서 Skill 절차에 파일 구조와 데이터 형식을 먼저 확인하는 단계를 포함했습니다.

또 처음부터 많은 분석 항목을 넣으려고 하니 결과가 복잡해졌습니다.

이후에는 전체 구매금액, 연도별 구매금액, 등! 가장 필요한 내용부터 요약 시트에 표시하도록 수정했습니다.

이번 주에는 실제로 진행했던 사무실 입주 관리 업무를 참고해 예시용 비품 관리 엑셀을 만들고, 반복되는 분석 절차를 Skill로 정리해 보았습니다.

다음에는 현재 Skill에 다음 기능을 하나씩 추가해 보고 싶습니다.

품목 구분별 구매 비중 확인

수리 또는 교체가 필요한 혹은 폐기해야 할 비품 관리

새로운 구매 내역 추가 시 요약 시트 자동 반영 ( 이게 제일 편할 거 같습니다 !)

비품 관리 자료가 더 많아지고 별도의 시스템과 연결할 필요가 생긴다면 MCP가 어떤 방식으로 활용될 수 있는지도 공부해 볼 예정입니다.

이번 활동의 목표는 처음부터 완성된 비품 관리 시스템을 만드는 것이 아니었습니다.

1주차에 정리했던 아이디어를 실제로 진행한 업무에 응용해 보고, 그중 반복되는 작업을 Codex에서 다시 사용할 수 있는 절차로 바꾸어 보는 것이 목표였습니다.

앞으로도 실제 업무에 필요한 기능부터 하나씩 추가하면서 비품 구매, 사용, 정산, 수리와 같은 정보를 조금 더 효율적으로 관리할 수 있는 방향으로 발전시켜 보려고 합니다.

감사합니다 。。。

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