[Claude Code] 교육과정 9주치 안내 메일, 반나절 → 30분으로 자동 생성

한줄 요약

매 기수 반복되는 교육과정 안내 메일/문자 11건을, 이전 기수 공지·운영현황판·안내문 3개 파일을 크로스체크하여 Word 파일로 자동 생성했습니다.

이런 분들께 도움돼요

• 매 기수/분기마다 반복되는 안내 공지를 작성하는 교육 운영 담당자

• 여러 소스 파일(Excel, Word, PDF)을 대조하며 문서를 만들어야 하는 분

• 날짜·강사·주제 등 세부 정보 실수 없이 문서화해야 하는 분

소개: 시도하고자 했던 것과 그 이유

문제 상황 (Before)

경영자 대상 교육과정(9주)을 운영하고 있습니다. 매 기수가 시작될 때마다 개강 공지, D-3 리마인드, 매주 참가 안내 등 총 11건의 메일+문자 세트를 작성해야 합니다.

기존 방식은 이전 기수 공지 파일을 열어서 날짜·강사·주제를 하나하나 수동으로 바꾸는 것이었습니다. 이 과정에서:

• Excel 운영현황판, PDF 안내문, 이전 기수 Word 파일 3개를 번갈아 보며 대조해야 하고

• 9주치 메일과 문자를 각각 따로 작성해야 하며

• 강사 직함 변경(전무→부사장), 특정 주차 시간 변경 같은 세부사항을 놓치기 쉬웠습니다.

소요 시간: 반나절 (약 4~5시간)

시작하게 된 계기

새 기수 과정 준비를 하면서, 이번에는 Claude Code에 원본 파일들을 한꺼번에 주고 자동으로 만들어보자고 생각했습니다.

진행 방법: 어떤 도구를 사용했고, 어떻게 활용했나요?

사용한 도구

• 도구명: Claude Code

• 모델: Claude Opus 4.6

• 추가 활용: python-docx (Word 파일 자동 생성)

AI와 협업한 과정

1. 원본 파일 3개를 한꺼번에 제공하고 작성 요청

상황: 이전 기수 공지 Word, 새 기수 운영현황판 Excel, 새 기수 안내문 PDF 3개를 동시에 첨부

이렇게 요청했어요:

[새 기수] 교육과정 참가자 안내를 위한 메일 내용을 작성하고 있어. 첨부된 워드 파일은 [이전 기수]에 공지했던 내용이야. 이 내용을 참고해서 [새 기수] 안내용 메일 내용들을 작성해 줘. 특히 날짜, 강사, 주제는 신경써서 체크해 줘.

결과: Claude가 바이너리 파일(Word, Excel)을 Python으로 추출하고, PDF 내용까지 분석하여 날짜-강사-주제 매칭을 자동으로 수행. 11건의 메일+문자 세트가 포함된 Word 파일을 생성했습니다.

느낀 점: 파일 형식이 달라도 한꺼번에 주면 알아서 처리한다는 게 놀라웠습니다.

2. 참고 문서를 추가로 제공하여 형식 보완

상황: 첫 버전 완성 후, 기존에 별도로 작성해둔 참고 문서를 추가로 공유

이렇게 요청했어요:

이걸 참고해서 내용을 보완해줘. 특히 메일 형식 부분

결과: 참고 문서의 구조(과정 개요 테이블, 주차별 일정 테이블, 강의 소개 섹션, 목차 등)를 반영하여 업그레이드된 v2 생성. 이전 v1도 요청에 따라 별도 보존.

느낀 점: 처음부터 완벽하게 지시하지 않아도, 단계적으로 보완해 나갈 수 있다는 점이 유용했습니다.

인상적이었던 순간

"오!" 했던 순간: Word, Excel, PDF 3개 파일을 한꺼번에 주고 크로스체크를 시켰는데, 날짜-강사-주제를 자동으로 매칭해서 검증까지 해준 게 인상적이었습니다. 사람이 하면 빠뜨리기 쉬운 부분도 알아서 잡아냈습니다:

• 특정 강사의 직함이 이전 기수 대비 변경된 것을 자동 반영

• 5주차 시간 구성: 일반 시간표와 다른 특별 구성(5:30 강의 → 7:00 식사/교류)

• 연휴 휴강일 전후 주차에 안내 문구 자동 삽입

막혔던 순간과 해결

문제: Word와 Excel 파일이 바이너리라서 직접 읽을 수 없었고, Python으로 추출할 때 한글 인코딩(cp949) 문제가 발생 해결: Claude가 자동으로 UTF-8 인코딩 래퍼를 적용하고, openpyxl 패키지 설치까지 처리하여 우회

💡 Tip: 원본 파일을 한꺼번에 첨부하고, "크로스체크해줘"라고 요청하면 AI가 검증 역할까지 수행합니다. 검증 결과를 스크립트로 출력해달라고 하면 더 확실합니다.

결과와 배운 점

Before vs After

결과물

• 공지내용 Word 파일 (43.3KB) - 최신본 (테이블/강의소개/목차 포함)

• 공지내용 v1 Word 파일 (42.2KB) - 이전 버전 (이전 기수 스타일)

• 총 11건: 개강공지, D-3, D-day, 2~9주차 참가안내 (메일+문자 세트)

배운 점과 나만의 꿀팁

효과적이었던 것

1. 원본 파일을 한꺼번에 제공: Excel, Word, PDF 형식이 달라도 동시에 주면 AI가 알아서 크로스체크합니다

2. 단계적 보완: 처음에 완벽한 지시를 하지 않아도, 참고 문서를 나중에 추가로 주면 형식을 업그레이드해줍니다

3. 검증 스크립트 요청: "날짜-강사 매칭이 맞는지 확인해줘"라고 하면 자동 검증 코드를 만들어 실행합니다

이렇게 하면 안 돼요 (주의사항)

1. 강사 이력이나 기사 링크를 AI가 "지어내지" 않도록, 원본에 있는 정보만 사용하라고 명시하세요

2. 버전을 덮어쓸 수 있으니, 이전 버전 보존이 필요하면 미리 말해두세요

앞으로의 계획

다음 단계

• 다음 기수부터는 운영현황판만 업데이트하면 공지 내용을 자동 생성할 수 있도록 스크립트를 재사용할 계획

• 매 기수 반복되는 운영 업무를 템플릿화하면 시간이 크게 절약될 것

다른 업무에 적용한다면?

• 세미나/컨퍼런스 참가자 안내 메일 작성

• 정기 교육 프로그램 커리큘럼 문서화

• 여러 소스를 대조해서 보고서를 만들어야 하는 모든 반복 업무