n8n 워크플로우 208개를 관리하다가, 말로 실행하는 AI 비서를 만든 사례 (1편)

📝 한줄 요약

n8n 워크플로우 200개 넘게 쓰다 보니, “뭘 실행해야 하는지 기억하는 것” 자체가 일이 돼서
Claude Code와 대화로 실행하는 운영 시스템을 만들었습니다.

🎯 이런 분들께 도움돼요

• n8n이나 자동화 툴을 쓰는데 워크플로우가 많아서 관리가 힘든 분

• 비개발자인데 업무 자동화에 관심 있는 분

• Claude Code나 바이브코딩이 실제로 어떻게 쓰이는지 궁금한 분

• 스터디, 커뮤니티, 교육 운영 등 반복 업무가 많은 분

😫 문제 상황 (Before)

자동화를 많이 하면 할수록 일이 줄어들 줄 알았는데,
어느 순간부터는 “자동화된 걸 내가 기억해야 하는 상태”가 되더라고요.

저는 AI 스터디 운영을 담당하고 있고, n8n으로 다양한 업무를 자동화해서 쓰고 있습니다.
문자 발송, 수료증 발급, 게시판 초대, 줌 회의 생성 등 워크플로우가 총 200개가 넘습니다. (정확히는 208개 정도)

문제는 "지금 뭘 실행해야 하지?"를 파악하는 것 자체가 일이었다는 겁니다.

• 노션 체크리스트도 보고

• 머릿속으로도 기억하려 하고

• n8n도 직접 열어서 확인하고

여러 군데를 확인해야 했습니다.

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운영에 쓰이는 실제 n8n 워크플로우

<실제 운영에 쓰이는 n8n 워크플로우 중 일부>

특히 n8n을 열어도 문제가 있었는데, '기수별 스터디 운영 트리거'라는 워크플로우에 264개 노드가 들어있거든요. 시기별로 실행해야 하는 로직들을 한 곳에 모아뒀는데, 막상 링크 타고 들어가면 뭘 실행해야 하는지 바로 안 보여서 벙찌게 됐습니다.

🛠️ 사용한 도구

• Claude Code (Claude Opus 4.5)

• n8n (워크플로우 자동화)

• Airtable (기수 정보 관리)

🔧 작업 과정

시작: 막연한 니즈를 말로 꺼내봤습니다

처음에는 뭘 요청해야 할지 몰랐습니다. 그냥 이런 생각만 있었어요.

스터디 운영에 쓰는 워크플로우들인데 매번 시기마다 필요한 것을 찾아서 실행시켜 주는 인지적 노력이 발생하고 있어. 너한테 말하면 실행할 수 있도록 하는 것도 가능해?

Claude가 두 가지 방법을 제안했습니다.

1. MCP로 직접 실행

2. 시기별 가이드 + 수동 실행

MCP를 시도했지만 제약이 있었습니다

MCP(Model Context Protocol)를 쓰면 Claude가 n8n 워크플로우를 직접 실행할 수 있다고 해서 시도해봤습니다.

그런데 문제가 있었습니다. n8n MCP는 active 상태인 워크플로우만 노출할 수 있었고, 제가 쓰는 서브워크플로우 대부분은 Manual 트리거라서 inactive 상태였습니다.

근데 1주차 다시보기 발송을 예로 들면 'Execute Workflow Trigger'여서 inactive만 되고, inactive니까 MCP를 켤 수가 없어. 이런 경우는 어떻게 해?

Claude가 몇 가지 대안을 제안했는데, 기존 워크플로우에 Webhook을 추가하는 건 위험해 보였습니다.

요약하면, Claude가 직접 실행해주면 좋았지만 n8n 구조상 현실적인 제약이 있었고, 그래서 “말 → 실행 안내 + 실행기” 방식으로 방향을 바꾸게 됐습니다.

Claude가 역질문으로 상황을 구체화해줬습니다

막막한 상황에서 Claude가 역으로 질문을 해줬습니다.

• 지금은 해야 할 일을 어떻게 파악하고 있나요?

• 주로 어떤 상황에서 놓치나요?

• 알림을 어디서 받으면 좋겠어요?

이 질문들에 답하다 보니 제가 진짜 원하는 게 뭔지 구체화됐습니다.

• 1주차가 특히 바빠서 놓치곤 한다

• 워크플로우가 너무 많아서 찾기 어렵다

• 말로 얘기해서 바로 실행되면 좋겠다

해결책: 통합 실행기 워크플로우

Claude가 새로운 방법을 제안했습니다. 기존 워크플로우는 그대로 두고, 통합 실행기를 하나 만드는 것이었습니다.

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클라우드 기반 애플리케이션의 스크린샷

구조는 이렇습니다:

[Webhook] → [토큰 검증] → [Execute Workflow (동적 ID)] → [응답]

하나의 Webhook으로 어떤 워크플로우든 실행할 수 있게 만드는 거죠.

Claude가 워크플로우 JSON을 생성해주고, n8n에 import해서 활성화했습니다. 디버깅 과정에서 몇 가지 에러가 났지만 (responseMode 설정, Always Output Data 옵션 등) 하나씩 해결했습니다.

기존 워크플로우도 활용했습니다

264개 노드가 있는 '기수별 스터디 운영 트리거' 워크플로우에는 Sticky Note로 시기별 메모가 정리되어 있었습니다. "1주차 월요일", "1주차 화요일" 이런 식으로요.

Claude가 이 Sticky Note를 분석해서 시기별 가이드를 자동으로 추출해줬습니다. 새로 만든 게 아니라 있던 걸 활용한 거죠.

이제 이렇게 물어볼 수 있게 됐습니다:

1주차 목요일인데 뭐 해야 해?

그러면 Claude가 해당 시기에 해야 할 작업 목록과 n8n 링크를 안내해줍니다.

문자 발송도 대화로 실행하게 만들었습니다

문자 발송 워크플로우도 연결했는데, 바로 실행하면 실수할 수 있으니까 미리보기 + 승인 과정을 넣었습니다.

나: "오프모임 참여자한테 문자 보내줘" (에어테이블 URL 첨부)

Claude: 📱 미리보기 표시 → "발송할까요?"

나: "응" → 실제 발송
나: "테스트로" → 테스트 발송

✅ 결과 (After)

Before vs After

실행 가능한 워크플로우 (16개)

모든 워크플로우를 연결한 건 아니고,
실제로 놓치면 문제가 되는 핵심 업무부터 연결했습니다.

가장 큰 변화는 “오늘 뭐 해야 하지?”라는 생각을 안 하게 됐다는 점이었습니다.
이제는 그냥 물어보면 됩니다.

운영진 입장에서는 “자동화가 잘 되느냐”보다 “안 놓치고 운영되느냐”가 더 중요하더라고요.

솔직한 한계

아직 실제 스터디 운영 상황에서 충분히 테스트해보진 못했습니다. 20기 운영하면서 검증해볼 예정입니다.

💬 이 과정에서 배운 것

효과적이었던 것

1. 막연해도 일단 말해보기 - 뭘 요청해야 할지 몰라도 대화하다 보면 방향이 잡힘

2. 역질문에 솔직하게 답하기 - 상황을 구체화해야 맞는 해결책이 나옴

3. 기존 자산 활용하기 - 새로 만들 필요 없이 있던 걸 분석해달라고 하면 됨

아쉬웠던 것

1. MCP 제약 때문에 우회 방법을 찾느라 시간이 걸림

2. 디버깅 과정에서 에러가 여러 번 남 (하지만 하나씩 해결됨)

🚀 앞으로의 계획

• 실제 20기 운영하면서 검증

• Linear(팀 협업툴) 연동 - 오늘 할 일을 Linear 이슈로 자동 생성

혹시 스터디/커뮤니티 운영하면서 비슷한 고민이 있다면,
“자동화를 더 만드는 것” 말고 “자동화를 어떻게 쓰게 할지”도 같이 고민해보셔도 좋을 것 같아요.