📝 한줄 요약
매달 30분~1시간씩 걸리던 월별 활동일지와 영수증 작성, PDF 변환, 메일 첨부 과정을 Codex와 함께 반자동화했다. 이제는 “8월 서류 해줘”라고 말하면 이전 자료를 바탕으로 다음 달 서류를 준비하고, 나는 마지막으로 확인해 발송하면 된다.
바쁘시면 이것만 읽어도 돼요:
- 사용한 도구와 목표: Codex와 한컴독스를 이용해 월별 HWP 서류 작성부터 PDF 변환, 메일 첨부까지 연결했다.
- 달라진 점: 기존에는 매달 30분~1시간씩 여러 단계를 직접 처리했지만, 이제는 결과를 확인하고 메일을 발송하면 된다.
- 가장 인상적인 순간: “8월 서류 해줘” 한 문장으로 이전 자료 확인부터 메일 첨부까지 이어지는 흐름을 만들었다.
- 해결 방법: 기존 HWP를 한컴독스에서 복사해 표와 직인 서식을 유지한 채 월, 날짜, 활동 내용만 바꿨다.
- 배운 점: 처음부터 완벽한 프롬프트를 만들 필요는 없다. 결과를 보고 정렬, 날짜, 내용처럼 수정할 부분을 계속 말하는 것이 더 효과적이었다.
- 확장 가능성: 같은 방식으로 다른 대상자의 월별 서류와 다른 반복 업무도 자동화할 수 있다.
🎯 이런 분들께 도움돼요
- Codex를 처음 접해 무엇부터 요청해야 할지 모르는 비개발자
- 매달 비슷한 HWP와 PDF를 반복해서 만드는 실무자
- 문서 작성 후 이메일 첨부까지 여러 단계를 매번 직접 처리하는 분
😫 문제 상황: 짧지만 매달 반복되는 1시간
업무에는 매달 같은 형식으로 제출해야 하는 활동일지와 영수증이 있다. 지난달 HWP를 찾아 복사하고, 월과 날짜를 바꾸고, 새로운 활동 내용을 입력해야 한다. 완성한 문서를 PDF로 변환한 뒤 메일을 열어 받는 사람과 제목, 본문을 쓰고 파일까지 첨부해야 작업이 끝난다.
한 번만 보면 어려운 일은 아니다. 문제는 이 과정이 매달 반복된다는 점이었다. 문서 두 개를 만들고 메일까지 준비하는 데 보통 30분에서 1시간이 걸렸다. 짧아 보이지만 매달 다시 자료를 찾고 같은 단계를 밟는 것이 번거로웠다.
그래서 Codex에 평소 말하듯 요청했다. 사례글에서는 개인정보 보호를 위해 실제 이름과 기관명을 제외했다.
```
월별 서류를 자동화하려고 해. 구글드라이브의 이전 자료를 참고해서 7월 활동일지와 영수증을 만들어줘.
```
처음부터 거창한 자동화 프로그램을 만들 생각은 아니었다. 우선 이번 달 서류를 함께 만들어보고, 가능하다면 다음 달부터 더 짧게 요청하고 싶었다.
🛠️ 사용한 도구
- AI 도구: Codex
- 모델: 별도로 지정하지 않고 Codex 기본 설정 사용
- 문서 편집: 한컴독스, HWP
- 문서 변환: PDF
- 자료 저장: Google Drive, 한컴독스 내 드라이브
- 메일 작성: 네이버 메일
- 특이사항: 메일 발송은 자동으로 누르지 않고 사용자가 최종 확인하도록 했다.
🔧 작업 과정
이전 달 자료를 기준으로 7월 서류를 만들다
먼저 Google Drive에 있는 6월 활동일지와 영수증을 참고해 7월 문서를 만들어 달라고 요청했다. 활동일과 영수증 이용기간, 발행일도 함께 알려줬다.
```
이전 자료를 참고해서 7월 활동일지와 영수증을 만들어줘. 활동일은 7일, 14일, 21일, 28일이고, 영수증은 이용기간을 7월로 하고 7월 말일자로 만들어줘.
```
Codex는 이전 문서의 구성을 확인해 활동일지와 영수증을 만들었다. 활동일지에는 네 번의 수업 날짜를 넣고, 활동 내용도 지난달과 똑같지 않도록 새로 작성했다. 영수증에는 7월 이용기간과 7월 31일 발행일을 반영했다.
여기까지는 빨랐지만, 첫 결과물이 바로 마음에 든 것은 아니었다. 7월 표시의 위치, 날짜 정렬, 좌우 여백, 글머리표 크기, 활동 내용의 길이가 내가 원하던 모습과 조금씩 달랐다.
그래서 결과를 보며 하나씩 말했다.
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7월은 네 회기 전체 앞칸에 두고, 날짜는 가운데 정렬해줘. 좌우 여백도 넓게 해줘.
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7일과 14일 내용에 있는 첫 번째 점이 너무 커. 다른 항목과 같은 크기로 바꿔줘.
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```
7월도 가운데 정렬해줘.
```
Codex는 피드백을 받을 때마다 문서를 다시 수정했다. 처음부터 완벽한 요청을 작성하지 않아도, 화면을 보면서 “어디를 어떻게 바꿔 달라”고 말하면 원하는 결과에 가까워졌다.
HWP가 어 렵다는 답에서 한컴독스 해결책까지
처음 만든 결과물은 PDF와 DOCX였다. 하지만 실제 업무에서는 기존 HWP의 표와 직인까지 유지하는 것이 중요했다. 새로 비슷하게 만드는 것보다 지난달 한글 파일에서 필요한 부분만 바꾸는 것이 정확했다.
```
한글 파일을 그대로 참고해서 글자만 수정한 7월 서류로 만들 수 없어? 왜 한글 파일은 어려운 거야?
```
처음에 Codex는 컴퓨터에 한컴오피스가 설치되어 있지 않고, 연결된 기능만으로 HWP 내부를 직접 수정하기 어렵다고 설명했다. 그래서 무료로 HWP를 편집할 방법을 함께 찾았다.
한컴독스 웹 편집을 사용해 보기로 했고, 기존 6월 HWP를 복사한 뒤 7월 문서로 수정할 수 있다는 것을 확인했다. 표, 글꼴, 직인을 다시 만들지 않아도 원본 서식을 유지할 수 있었다.
```
웹에서는 편집이 되는데, 편집하고 저장하면 되잖아.
```
이 피드백을 계기로 작업 방향이 바뀌었다. Codex는 한컴독스에서 기존 문서를 열고 월, 날짜, 활동 내용과 영수증 발행일을 수정했다. 수정된 HWP를 저장하고, 한컴독스에서 PDF로 변환했다. 완성된 HWP와 PDF는 다시 Google Drive의 기존 폴더에 정리했다.
AI가 처음 내놓은 답이 최종 답은 아니었다. 내가 실제 업무 환경을 설명하고 가능한 방법을 제안하자, Codex가 다시 확인하면서 해결책을 찾았다. AI와의 작업도 일방적으로 명령하는 과정이 아니라 서로 방법을 조정하는 협업에 가까웠다.
문서를 만들고 메일 발송 직전까지 준비하다
문서가 완성된 뒤에는 매달 하던 다음 단계도 부탁했다.
```
이 두 파일을 메일로 보낼 수 있어?
```
메일 로그인은 내가 직접 했다. Codex는 이전에 보낸 월별 메일을 확인해 받는 사람, 제목, 본문의 형식을 참고했다. 그리고 7월 활동일지 PDF와 영수증 PDF를 첨부했다.
외부로 메일을 보내는 마지막 행동은 자동으로 실행하지 않았다. 내용과 첨부 파일을 내가 확인한 뒤 보내기 버튼만 누를 수 있도록 남겨두었다. 반복 작업은 줄이면서도, 중요한 외부 발송은 사람이 마지막으로 검토하는 방식이 마음에 들었다.
“8월 서류 해줘” 한 문장으로 바꾸다
7월 업무를 마친 뒤, 이 전체 과정을 매달 다시 길게 설명하고 싶지는 않았다. 그래서 다음부터는 월만 말해도 실행되게 해달라고 요청했다.
```
이 과정을 자동화해줘. 8월 활동일지와 영수증을 만들어 PDF로 변환하고 메일에 첨부해줘. 내가 “8월 서류 해줘”라고 하면 실행되게 할 수 있어?
```
작업 순서는 다음과 같이 정리됐다.
1. 이전 달 HWP를 한컴독스에서 복사한다.
2. 해당 월의 날짜와 활동 내용, 영수증 이용기간과 발행일을 수정한다.
3. 수정한 HWP를 저장한다.
4. 한컴독스에서 PDF로 변환한다.
5. 네이버 메일에 받는 사람, 제목, 본문을 입력하고 PDF 두 개를 첨부한다.
6. 사용자가 내용을 확인한 뒤 발송한다.
가장 “오!” 했던 순간은 이 긴 과정을 “8월 서류 해줘”라는 한 문장으로 시작할 수 있게 된 때였다. Codex가 이전 자료와 앞선 수정사항을 참고해 다음 달 문서를 만들고 메일까지 준비한다는 점이 놀라웠다.
완전히 손을 떼는 무인 자동화는 아니다. 로그인 만료, 다운로드 허용, 보안 확인이 나타나면 내가 한 번씩 처리해야 한다. 문서 내용과 메일도 마지막에 직접 확인한다. 하지만 30분~1시간 동안 여러 화면을 오가며 직접 하던 일이 ‘AI가 준비하고 내가 검수하는 일’로 바뀌었다.
✅ 결과: 직접 처리에서 마지막 확인으로
Before vs After
1. 시작 방법
- Before: 지난달 파일과 저장 폴더를 직접 찾아야 했다.
- After: “8월 서류 해줘”라고 한 문장으로 요청한다.
2. 문서 작성
- Before: 월, 날짜, 활동 내용을 매달 수동으로 수정했다.
- After: 이전 HWP를 참고해 다음 달 내용으로 수정한다.
3. 서식 유지
- Before: 표, 글꼴, 직인이 맞는지 직접 확인했다.
- After: 한컴독스에서 원본 HWP 서식을 그대로 유지한다.
4. PDF 변환
- Before: 문서마다 직접 PDF로 변환하고 저장했다.
- After: 수정한 HWP를 PDF로 변환해 지정 폴더에 정리한다.
5. 메일 준비
- Before: 받는 사람, 제목, 본문, 첨부 파일을 직접 준비했다.
- After: Codex가 발송 직전 상태까지 준비하고, 나는 최종 확인한다.
6. 소요 시간
- Before: 매달 약 30분~1시간이 걸렸다.
- After: 결과 확인과 최종 발송 중심으로 작업이 줄었다.
결과물
- 원본 서식을 유지한 7월 활동일지 HWP와 PDF
- 이용기간과 발행일을 반영한 7월 영수증 HWP와 PDF
- PDF 두 개가 첨부된 네이버 메일 초안
- 다음 달부터 “8월 서류 해줘”처럼 월만 바꿔 요청하는 반복 작업 흐름
- 다른 대상자와 다른 업무로 확장할 수 있는 자동화 절차
💬 이 과정에서 배운 AI 활용 팁
효과적이었던 것
1. 처음부터 완벽한 프롬프트를 만들려고 하지 않기
내가 원하는 결과를 처음부터 모두 설명하려고 하면 시작하기도 전에 부담스럽다. 먼저 평소 말하듯 요청하고, 나온 결과를 보면서 수정하는 편이 쉬웠다.
2. 수정할 부분을 눈에 보이는 표현으로 말하기
“이상해”보다 “7월을 가운데 정렬해줘”, “첫 번째 점을 작게 해줘”, “좌우 여백을 넓혀줘”처럼 말했을 때 결과가 빠르게 좋아졌다.
3. 실제 업무에서 지켜야 하는 기준을 알려주기
HWP의 표와 직인을 유지해야 한다는 사실은 AI가 저절로 알 수 없다. 왜 원본 파일이 중요한지 설명하니 한컴독스를 활용하는 방향으로 해결책이 바뀌었다.
4. 반복이 끝난 뒤 다음 실행 문장을 정하기
한 번 작업한 뒤 “앞으로는 ‘8월 서류 해줘’라고 하면 이 순서로 진행해줘”라고 요청하면 다음 달에 긴 설명을 반복하지 않아도 된다.
이렇게 하면 안 돼요
1. 첫 결과가 다르다고 바로 포기하기
날짜, 정렬, 글자 크기처럼 구체적으로 피드백하면 충분히 수정할 수 있다.
2. AI가 어렵다고 한 첫 답을 무조건 최종 결론으로 받아들이기
실제로 사용할 수 있는 웹 서비스나 업무 방식을 알려주면 다른 해결책을 함께 찾을 수 있다.
3. 외부 발송까지 검수 없이 맡기기
개인정보가 포함된 문서와 메일은 파일, 수신자, 내용을 사람이 마지막으로 확인하는 과정이 필요하다.
🌍 다른 업무에 적용한다면?
이 경험은 특정 월별 서류에만 적용되지 않는다. ‘지난 자료를 복사해 일부 내용만 바꾸고, 정해진 형식으로 저장하거나 전달하는 일’이라면 비슷한 방식으로 자동화할 수 있다.
- 대상자별 월간 보고서 작성
- 반복되는 청구서와 영수증 준비
- 교육기관의 출석 확인서와 안내 메일 작성
- 정기 회의자료를 PDF로 변환해 참석자에게 전달
- 지난달 양식을 활용한 월간 실적 보고
핵심은 내 업무를 기준 자료 찾기 → 내용 수정 → 형식 검수 → PDF 변환 → 전달 준비 → 최종 확인으로 나누는 것이다. 한 번 함께 실행한 뒤에는 이 순서를 짧은 요청 한 문장과 연결할 수 있다.
🚀 앞으로의 계획
먼저 같은 방식으로 다른 대상자의 월별 서류에도 적용해 보고 싶다. 대상자가 달라도 이전 자료의 위치, 날짜, 활동 내용, 저장 폴더만 정확히 알려주면 비슷한 흐름으로 처리할 수 있을 것이다.
여기서 그치지 않고 다른 반복 업무도 찾아 자동화해 볼 계획이다. 매달 또는 매주 반복하는 문서 작성, 자료 정리, 메일 첨부 같은 일부터 하나씩 Codex와 실행해 보려고 한다.
아직은 사람이 최종 검수해야 하고 중간에 로그인이나 다운로드 확인이 필요하다. 하지만 완전 자동화만이 자동화는 아니다. AI가 반복 작업을 준비하고 사람이 중요한 판단과 확인을 맡는 것만으로도 업무 부담은 크게 줄어든다.
📋 재사용 가능한 프롬프트
프롬프트 1: 이전 자료로 다음 달 서류 만들기
> [저장 위치]에 있는 [이전 월]의 [문서 이름]을 참고해 [다음 월] 서류를 만들어줘.
> 기존 HWP의 표, 글꼴, 직인과 전체 서식은 유지하고, 월·날짜·활동 내용·이용기간·발행일만 다음 달 기준으로 수정해줘.
> 원본은 보존하고 새 파일로 저장해줘. 완성 후에는 내용과 한 페이지 배치가 맞는지 확인해줘.
프롬프트 2: 결과를 보며 구체적으로 수정하기
> 지금 만든 문서에서 다음 부분을 수정해줘.
> - [표시할 월]을 [원하는 위치]에 두고 가로·세로 가운데 정렬
> - 날짜는 [날짜 목록]으로 변경
> - [글자/글머리표/여백]은 [원하는 크기나 모양]으로 변경
> - 활동 내용은 이전 달과 겹치지 않게 작성하되 길이는 [원하는 분량]으로 조정
> 수정 후 PDF로 변환해 화면에서 다시 확인해줘.
프롬프트 3: 문서 작성부터 메일 첨부까지 연결하기
> 앞으로 내가 “[월] 서류 해줘”라고 하면 다음 순서로 진행해줘.
> 1. 이전 달 HWP를 복사해 해당 월 내용으로 수정
> 2. HWP로 저장하고 PDF로 변환
> 3. 지정한 Google Drive 폴더에 저장
> 4. 이전 메일 형식을 참고해 새 메일 작성
> 5. PDF를 첨부하고 발송 버튼은 누르지 않은 채 대기
> 개인정보, 받는 사람, 날짜, 금액, 첨부 파일은 마지막에 다시 확인해줘.
