안녕하세요! 저는 비영리단체에서 기부자 예우 업무를 맡고 있는 윤생강입니다 😊
CRM 스터디로 자동화의 달콤한 맛을 살짝 찍먹해보고, 본격적으로 자동화 프로그램을 만들어 보려고 해요!
이번 글은 앞으로 제가 어떤 자동화 프로그램을 만들려는지에 대한 소개글 정도라고 생각해 주시면 됩니다!
글 쓰기 전에 끄적끄적 적었던,
기부자 예우 자동화 프로그램 도식화.. ⭐️ (사실 별거 없음 ㅎㅎ)
한글이 적힌 노트
요즘엔 전 기부자분들께 감사 인사도 드리고, 생일이나 명절 같은 특별한 날에도 안내 메일을 보내야 해서 바쁘게 지내고 있어요.
그런데 매번 기부자 데이터를 일일이 확인해서 메일을 보내다 보니…
“이거, 좀 더 스마트하게 할 수 없을까?”
라는 고민이 쌓여서 이번에 구글앱스스크립트를 활용한 자동화 시스템을 만들어보려고 합니다!
앱스스크립트는 하나도 모르지만… (웃음).
AI랑 친해지면 할 수 있습니다… 아마도(?) 😆
1) 이걸 왜 만들려고 하냐면요!
지금은 기부자 정보를 하나씩 찾아보고, 장기 기부자인지 아닌지 확인하고, 상황별로 이 메일을 다 따로 써서 보내고 있어요.
솔직히 말하면, 사람 수가 많아지면 실수도 생기고 매번 시간이 너무 오래 걸립니다 ㅠㅠ
그래서 아예 자동으로 기부자 정보를 읽고, 태그 붙이고, 필요한 이메일을 알아서 보내주는 시스템을 만들면 어떨까! 하고 생각하게 되었어요.
조금만 똑똑하게 만들어두면, 생일 축하/명절 인사/기부금 보고서 등등을 수작업 없이 자동으로 보낼 수 있거든요.
기부자 예우 품질도 올라가고, 제 시간도 절약되고…
두 마리 토끼를 잡는 느낌? 🐰🐰
2) 앞으로 이런 과정을 거쳐 만들 계획입니다!
크게 보면 딱 세 단계예요.
① 기부자 데이터를 차곡차곡 정리하기
한국어 웹사이트 스크린샷
예시파일처럼 구글 스프레드시트에
이름, 이메일, 누적 기부액, 기부 연수 같은 기부자님들의 데이터를 우선 정리해보겠습니다!
② 조건에 맞으면 자동으로 태그 달기
여러 줄의 코드가 포함된 CSS 파일의 스크린샷
예를 들어
3년 이상 꾸준히 기부한 분
1천만 원 이상 기부한 분
이런 분들을 ‘고액/장기 기부자’라고 자동으로 표시해주는 스크립트를 만들 거예요.
이러면 우수 기부자님들 을 누락 없이 챙기기가 훨씬 수월해지겠죠?
③ 상황별 이메일을 자동으로 발송하기
한국인
생일·명절·보고서 등 상황별로 템플릿을 미리 만들어두면,
시스템이 기부자 정보를 읽고 템플릿에 자동으로 이름·연수 등을 넣어서 이메일을 딱! 보내줍니다.
매일 생일자를 찾거나
매 명절마다 전체에게 메일을 쓰지 않아도 되는 거죠.
(생각만 해도 기쁨의 눈물잉… 😭)
될지는 모르겠지만 트리거 함수를 써서, 이메일 발송 예약도 해보고 싶습니다!
3) 이걸 만들면 어떤 효율이 생길까?
✨ 기부자 예우를 더 꼼꼼히 잘할 수 있겠죠!
장기 기부자나 중요한 기부자분을 누락시키지 않고
정확하게 챙겨드릴 수 있어요.
✨ 이메일 발송 업무 시간이 ‘확’ 줄어듭니다
원래 수백 명을 일일이 확인해서 보내야 했던 메일을
이젠 “정해진 시간에 자동으로” 보낼 수 있어요.
업무 시간 절약은 말해 뭐해요…
✨ 사람이 하는 실수도 크게 줄어요
기부자 생일을 놓치거나,
보고서를 잘못된 분께 보낸다거나 하는 일이 사라집니 다.
✨ 담당자의 소중한 체력 저축 + 안정적인 시스템 구축
누가 맡든 같은 품질로 운영할 수 있고,
담당자가 바빠도, 휴가여도 시스템은 알아서 돌아갑니다.
✨ 마무리하며…
앞으로 실제로 구축해나가며 생기는 시행착오도 공유해보겠습니다 😊
