[Codex] 서류 작성부터 월말 환불 계산까지, 코덱스로 반복 업무를 바꾸기 시작했다

Codex 자동화의 시작

Codex를 알게 된 지 얼마 되지 않은 비개발자가 치료지원 서류 작성과 월 반복 업무 자동화에 도전했다. 과거 자료를 참고해 필요한 서류 24건을 정리했고, 출석만 입력하면 환불액과 월 마감 자료가 계산되는 자동화의 기반도 만들었다.

바쁘시면 이것만 읽어도 돼요:

• 코딩을 몰라도 평소 말하듯 요청하며 업무 자동화를 시작할 수 있었다.

• 이전 HWP·PDF를 참고해 새 서류를 만들고, 화면 검수와 수정까지 빠르게 진행했다.

• 2026년 7월까지 필요했던 치료지원·특기적성 서류 24건을 정리했다.

• 시간표, 출석, 환불 계산, 바우처 결제 자료를 하나로 연결하는 Google Sheets 기반을 만들었다.

• 처음부터 완벽한 요청을 만들기보다 결과를 확인하며 구체적으로 수정하는 방식이 효과적이었다.

• 아직 완전 자동화는 아니지만, 반복 업무를 실제로 줄일 수 있다는 확신을 얻었다.

Codex 자동화가 필요한 이유

서류 작성과 월말 정산이 반복되는 센터·교육·복지 분야 실무자에게 Codex는 큰 도움이 될 수 있다. Codex를 처음 접해 무엇부터 요청해야 할지 막막한 비개발자도 기존 HWP·PDF·Excel 자료를 활용해 업무를 자동화할 수 있다.

문제 상황: 매달 반복되는 서류 업무

처음 AI 에이전트를 접한 계기는 OpenClaw였다. 그 경험을 통해 지피터스에 참여했고, 22기 스터디를 거치며 Codex를 알게 됐다. Codex는 이전에 사용하던 도구보다 반응이 빨랐고, 내 컴퓨터의 파일과 브라우저를 직접 다루면서 요청한 일이 바로 진행되는 점이 특히 신기했다.

하지만 Codex를 알게 된 지 오래되지 않아 사용법은 여전히 낯설었다. 무엇을 어디까지 요청할 수 있는지, 원하는 결과를 얻으려면 얼마나 자세히 설명해야 하는지도 잘 몰랐다. 그래서 23기 코덱스 입문 스터디를 청강하며 실제 업무에 적용해보기로 했다.

내 업무에는 아동별 치료지원 계획서, 소견서, 제공기록지처럼 정기적으로 작성해야 하는 서류가 많다. 이전 자료는 Google Drive 여러 폴더에 HWP, PDF, 사진 형태로 흩어져 있었다. 매달 수업일과 결제일을 확인하고, 과거 기록을 찾아 비슷한 형식으로 다시 작성해야 했다.

월말 업무도 반복됐다. 학생별 출석을 하나씩 확인하고, 진행하지 못한 수업과 보강 여부를 살핀 뒤 환불액을 계산해야 했다. 월별 시간표, 수업확인, 바우처 결제 자료가 서로 연결되지 않아 같은 내용을 여러 번 확인하고 입력했다.

처음에는 거창한 자동화 계획보다 아주 평범한 말로 시작했다.

치료지원 서류를 자동화 하려고 하거든. 이전자료가 구글드라이브 지금 사진폴더에 있는 자료야. 치료지원 서류 자동화를 하기 위한 프로젝트로 구글드라이브 여기 폴더로 해서 해 줄수 있어?

Codex를 활용한 자동화 도구

AI 도구: Codex

모델: 별도로 지정하지 않고 Codex 기본 설정 사용

자료 관리: Google Drive, Notion

반복 업무 관리: Google Sheets, Excel

기존 자료: HWP, PDF, 이미지

특이사항: 원본은 보존하고 사본과 별도 프로젝트 폴더에서 작업

작업 과정: 자료 정리부터 시작

첫 번째 목표는 바로 문서를 만드는 것이 아니라, 무엇을 만들어야 하는지 정확히 확인하는 일이었다. Google Drive의 기존 자료를 아동, 연도, 서류 종류, 월별로 살펴보도록 요청했다.

현재 2026년 서류를 만들어야 하는데, 되어 있는 자료와 2026년 7월까지 만들어야 하는 자료를 아동별로 분석해줘.

Codex는 기존 파일을 분석해 7월까지 필요한 문서와 이미 작성된 문서를 구분했다. 그 결과 새로 작성해야 할 서류는 24건, 9월에 추가로 준비해야 할 평가서와 계획서는 10건으로 정리됐다. 작성 여부와 저장 위치를 확인할 수 있는 관리표도 만들어졌다.

막연하게 “서류가 많이 밀려 있다”고 생각할 때보다 해야 할 일이 숫자와 목록으로 보이니 훨씬 명확했다. 자동화의 첫 단계는 거창한 프로그램이 아니라, 흩어진 업무를 한눈에 보이게 만드는 것이라는 점을 알게 됐다.

과거 자료를 활용한 서류 작성

다음은 실제 서류 작성이었다. 대상자별 수업일, 이용시간, 결제일을 알려주고, 이전 기록의 치료 목표와 문체를 참고해 달라고 했다. 사례글에서는 개인정보 보호를 위해 대상자 이름을 가렸다.

[대상자]의 월별 수업일과 결제일을 반영해 제공기록지를 만들어줘. 회기별 치료 진행 내용과 치료사 소견은 이전 자료를 참고해줘.

가장 인상적이었던 부분은 Codex가 과거 HWP와 PDF를 참고해 새 문서의 형식과 흐름을 이어간 일이었다. 단순히 문장을 만들어주는 데서 끝나지 않았다. 편집할 수 있는 문서와 제출용 PDF를 만들고, 페이지를 이미지로 변환해 한글이 깨지지 않는지, 표가 밀리거나 글자가 잘리지 않는지도 확인했다.

수정도 대화로 이어졌다.

이용일정에 목요일도 추가해줘. 모든 기록지에.

학교명을 옆으로 옮기고 배경색을 적용한 다음, 그 옆에 학교명을 넣어줘.

원하는 위치나 표현을 말하면 Codex가 문서를 다시 만들고 화면으로 검수했다. 이런 과정을 거쳐 계획서, 소견서, 치료지원 제공기록지, 특기적성 제공일지 등 24건을 정리하고 Google Drive의 지정 폴더에 저장했다.

짧은 요청의 한계와 해결책

Codex가 빠르다고 해서 모든 결과가 처음부터 완벽한 것은 아니었다. 내가 원하는 결과를 자세히 설명하지 않으면 서식이 다르게 나오거나 저장 위치가 기대와 달라지는 일이 있었다. 업로드가 끝난 줄 알았는데 원하는 폴더에서 파일이 보이지 않아 다시 확인한 적도 있었다.

처음에는 “아까처럼 해줘”라고 말하면 이전 작업을 그대로 이해할 것이라고 생각했다. 하지만 대상자별 기존 자료와 조건이 달랐기 때문에, 무엇을 유지하고 무엇을 바꿀지 더 구체적으로 알려줘야 했다.

이 과정에서 중요한 사용법을 배웠다. 처음부터 완벽한 프롬프트를 작성하려고 애쓰기보다 먼저 결과를 만들게 하고, 화면과 파일을 확인하면서 수정할 부분을 구체적으로 말하는 편이 훨씬 쉬웠다.

예를 들면 “다르게 만들어줘”보다 다음처럼 말하는 것이 효과적이었다.

이전 대상자의 파일을 그대로 복사하지 말고, 이 대상자의 기존 자료를 다시 확인해줘. 수업일, 이용시간, 학교명과 저장 폴더가 맞는지 최종 확인한 뒤 결과를 보여줘.

Codex로 월 반복 업무 자동화

서류 작업을 경험한 뒤에는 매달 반복하는 시간표와 환불 계산도 줄여보고 싶었다.

월별시간표, 수업확인, 바우처결제 서류를 매달 작성하고 있어. 한 달 수업이 끝나면 학생들이 온 날을 일일이 확인하고 환불 금액을 책정하는데, 이런 작업을 어떻게 자동화할 수 있을까?

Codex는 원본 Excel을 보존하고 분석용 사본을 만들었다. 기존 시트를 확인한 뒤 자동화를 위한 네 개의 관리 영역을 추가했다.

• 학생별 서비스와 수업료를 관리하는 기준정보

• 출석상태를 한 번만 입력하는 출석기록

• 취소·결석·보강에 따른 환불기준

• 수업횟수, 환불액, 최종 인정액을 모아보는 월마감요약

직접 입력할 곳과 자동 계산되는 곳도 색으로 구분했다. Notion의 회비표에서 확인 가능한 월 선불결제액을 가져와 반영하고, 근거가 불명확한 대상은 임의로 추정하지 않고 확인 항목으로 남겼다.

아직 출석만 입력하면 모든 제출 서류가 자동으로 완성되는 단계는 아니다. 하지만 서로 떨어져 있던 시간표, 출석, 환불, 결제 업무가 하나의 흐름으로 연결될 수 있다는 구조를 얻었다. “매달 반복되는 이 업무도 정말 줄일 수 있겠다”는 확신이 생긴 것이 가장 큰 결과였다.

Codex 자동화의 결과와 배운 점

Before vs After

결과물

• 2026년 7월까지 필요했던 치료지원·특기적성 관련 서류 24건

• 9월 후속 서류 10건을 포함한 작성관리표

• 학생기준정보, 출석기록, 환불기준, 월마감요약이 연결된 자동화용 Google Sheets

• 통장 거래내역과 Notion 회비표를 대조해 입금 상태를 확인하는 작업 흐름

AI 활용 팁

효과적이었던 것

1. 먼저 평소 말하듯 요청하기 코딩 용어나 완벽한 명령어를 몰라도 “지금 무엇이 불편한지”부터 설명하면 시작할 수 있었다.

2. 결과를 보고 구체적으로 수정하기 처음부터 완벽한 프롬프트를 만들기보다 결과 화면을 보고 위치, 표현, 색상, 저장 폴더를 하나씩 수정하는 방식이 편했다.

3. 과거 자료를 참고자료로 지정하기 “새로 만들어줘”보다 “지난해 자료의 형식과 문체를 참고해 올해 자료를 만들어줘”라고 요청했을 때 결과가 실제 업무에 가까웠다.

4. 원본 보존과 최종 확인을 함께 요청하기 원본은 건드리지 않고 사본에서 작업하게 하고, 저장 후에는 파일이 실제 폴더에 있는지 확인하도록 요청하는 것이 안전했다.

이렇게 하면 안 돼요

1. “아까처럼 해줘”만 반복하기 대상자와 문서마다 조건이 다르다면 유지할 항목과 바꿀 항목을 구분해 알려줘야 한다.

2. 파일을 만들었다는 답변만 믿고 끝내기 저장 위치, 파일명, 페이지 모양, 내용이 맞는지 마지막 검수가 필요하다.

3. 한 번에 전체 자동화를 완성하려 하기 자료 정리, 문서 생성, 검수, 저장, 월 반복 계산 순서로 확장해야 오류 원인을 찾기 쉽다.

Codex 자동화의 미래 계획

다음 목표는 출석만 입력하면 월별 시간표, 환불액, 바우처 결제 자료와 필요한 서류가 자동으로 완성되는 흐름을 만드는 것이다.

아직은 사람이 확인하고 수정해야 할 부분이 있다. 특히 개인정보가 포함된 문서, 예외적인 환불 기준, 치료 내용처럼 전문적인 판단이 필요한 항목은 반드시 최종 검토가 필요하다. 그럼에도 반복 입력과 자료 찾기를 줄이고 사람이 판단해야 할 일에 집중할 수 있다는 가능성을 확인했다.

앞으로 실제 업무에서 계속 사용하며 자동화 기준을 다듬고, 센터·교육·복지 분야의 다른 실무자도 활용할 수 있는 템플릿으로 발전시키고 싶다.

재사용 가능한 프롬프트

프롬프트 1: 기존 자료를 활용한 서류 자동화 시작

> [업무명] 서류 작성을 자동화하고 싶어. 이전 자료는 [저장 위치]에 있고 파일 형식은 [HWP/PDF/Excel 등]이야.

> 원본 파일은 수정하지 말고 먼저 자료를 [연도/대상자/서류 종류/월] 기준으로 분석해줘.

> 이미 작성된 문서와 새로 필요한 문서를 구분한 관리표를 만든 뒤, 내가 확인하면 문서 생성을 시작해줘.

프롬프트 2: 과거 양식을 참고해 새 문서 만들기

> [대상자 또는 업무 구분]의 [문서 종류]를 만들어줘.

> [이전 자료 위치]의 문서에서 서식, 문체, 필수 항목을 참고하되 개인정보와 올해 변경사항은 [새 정보]를 적용해줘.

> 결과는 편집용 파일과 제출용 PDF로 만들고, 표 정렬과 글자 잘림을 화면으로 검수해줘.

> 저장 전에는 파일명과 저장 폴더를 나에게 확인받아줘.

프롬프트 3: 월 반복 업무 자동화 설계

> 매달 [반복 업무]를 수기로 하고 있어. 현재 사용하는 파일은 [파일 위치]에 있고, 반복해서 확인하는 항목은 [출석/금액/일정/결제 상태 등]이야.

> 원본은 보존하고 사본에서 현재 업무 흐름을 분석해줘.

> 한 번 입력한 데이터가 다른 표와 서류에도 연결되도록 기준정보, 입력기록, 계산규칙, 월마감요약 구조를 제안해줘.

> 자동 확정하면 위험한 항목은 별도 확인 대상으로 표시해줘.