소개
안녕하세요. ‘15기 Make입문’에 참여하고 있는 페이퍼비입니다.
저는 건축사사무소를 운영하고 있는 대표이자, 직접 건물을 디자인하고 설계대로 공사가 진행되는지를 감독하기도 하는 건축가입니다.
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올해 1월에 chatGPT를 처음 접하면서 자동화에 대한 관심이 있었고,
단순하게 시각화된 아이콘이 마음에 들었던 Make입문에 참여하게 되었습니다.
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Make입문이라는 타이틀을 보고, Make에 회원가입을 한 후 스터디에 참여했습니다만
실제 사용경험이 전무했기 때문에
목요일 첫 사례를 듣고, 토요일 오프모임에 참가하면서도 참 막막했습니다.
Make는 영상을 볼 때는 간단해 보였지만, 실제 시나리오를 만드는 것은 쉽지 않다고 느꼈기 때문이죠.
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토요일 오프모임에서 샘호트만님께서 추천해 주신 것처럼
우선은 머리 를 비우고, (실제론 막막하지만) 편안한 마음으로 여러 유튜브 사례를 찾아보면서, 제가 활용할 수 있는 것이 무엇인지 고민했습니다. 여러 영상들을 보면서 실제 나에게 '꼭' 필요한 것이 무엇이고, 어떤 방식으로 자동화 할 것인지 시나리오를 구성하는 것이 가장 중요하다고 느꼈습니다. 그래서 여러 영상들을 반복해서 보면서, 나에게 절실하게 필요한 것이 무엇인지 고민하는데, 많은 시간을 할애했습니다. 메이크를 처음 접하기 때문에 연동되는 프로그램은 평소에 제가 한 번이라도 사용해본 것으로 시작해야 할 것 같았습니다.
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제가 평소에 사용하는 프로그램은
지메일, 구글 스프레드시트, 네이버캘린더, 네이버밴드, 카카오톡, 쳇지피티 등이 있습니다.
노션도 사용하기는 하지만 아주 초보적인수준입니다.
제가 평소 사용하는 프로그램을 활용해서 저에게 불편한 것을 해결해보는 것을
자동화의 목표로 설정했습니다.
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검색해보니, 위 4개의 프로그램이 make.com에서 연동 가능했습니다.
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저희 회사에는 다양한 설계문의가 Google Form으로 접수되고 있습니다.
보통 문자로 답변을 작성하는데, 바쁠때는 답변이 늦어지는 경우도 종종 발생했습니다.
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그래서 Make.com과 Googles Sheets, Gmail, chatGPT를 활용하여
건물 용도에 따른 설계문의 유형에 따라 자동으로 이메일을 발송하는 시스템을
만들어 보았습니다.
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사옥, 카페, 주택과 같이 '자주 발생하는 용도‘의 문의에 대해서는
미리 작성해 둔 간단한 메일내용을 발송하게 됩니다.
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그리고 ’기타 용도‘의 문의에 대해서는
chatGPT를 통해 간단히 메일의 초안을 작성하고,
제가 확인한 후 내용을 수정해서 메일을 발송하도록 자동화 시나리오를 구상했고,
3주에 걸쳐 완성도를 높여보려고 합니다.
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진행 방법
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1.적용된 시나리오
- 구글 스프레드시트에서 신규 문의 감지하기
- 사용용도(카페/사옥/주택/기타 문의)에 따라 자동 응답 분기처리
- 카페/사옥/주택 문의사항은 Google Email을 통해 맞춤 메일 발송
- 기타문의사항은 chatGPT를 통해 응답메일 초안을 자동 생성
- 응답메일 초안을 Google Email을 통해 맞춤 메일 발송
- Google Sheets에 발송 완료 상태 업데이트
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2. 상세과정
2-1. Google Sheet에서 신규 설계 문의 감지
Make.com 모듈: Google Sheets – Watch New Rows
Google Form을 통해 입력된 설계문의는 자동으로 스프레드시트에 기록됩니다.
'Watch Rows' 모듈로 신규 행을 감지하여 자동화가 시작됩니다.
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2-2. 사용 용도 분기 (카페 / 사옥 / 주택 / 기타)
Make.com 모듈: Basic Router
사용자가 선택한 "사용용도"에 따라 이메일 내용을 달리 보낼 수 있도록 분기 설정합니다. (아래)
카페, 사옥, 주택은 고정된 응답 템플릿을 활용하고,
기타 항목은 GPT를 활용해 자동으로 이메일 본문을 생성합니다.
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2-3. chatGPT로 이메일 자동 작성 (기타 항목 처 리)
Make.com 모듈: OpenAI GPT-4o
GPT 프롬프트 내용 전문:
GPT가 생성한 이메일 내용은 스프레드시트에도 저장하여 이중 확인할 수 있도록 했습니다.
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2-4. 이메일 자동 발송 + 상태 업데이트
Make.com 모듈: Google Email – Send Email / Google Sheets – Update Row
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고객 이메일 주소로 맞춤형 응답 메일을 자동 발송합니다.
발송이 완료되면 ‘발송완료’라는 상태를 시트에 기록해 중복 발송을 방지합니다.
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3. 결과와 배운점
Make의 Router 기능과 GPT 응답 자동화의 조합은 만족스러웠습니다.
Gmail인증이 매우 까다로웠지만, 유튜브에 공유된 사례를 통해 해결했습니다.
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4. 시행착오
4.1 chtGPT가 작성한 메일 초안은 충분한 검토가 필요하기 때문에,
내용을 확인 및 수정하고, 제가 체크박스를 표기한 후에 메일이 발송되도록 하고 싶었습니다.
현재 스프레트시트 확장앱인 Make for Google Sheets가 막혀서 적용하지 못했지만,
다른 방법으로 시도해 볼 예정입니다.
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5. 향후 계획
5.1 Notion으로 문의 내용 자동 정리하기 등으로 확장 예정입니다.
5.2 메일발송이 완료되면 문자메시지로 알림을 받아보려고 합니다.
5.3 메일응답을 텍스트와 링크첨부로만 했는데,
일부 이미지 삽입 및 일정 제안 링크 삽입 기능도 도전해 볼 생각입니다.
5.4 새로운 앱의 연동과정도 정리해보려고 합니다. (Gmail 등)
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6. 사례발표 후 개선 사항
6.1 사례별 답변메일을 발송 후에는 스프레드시트에 "발송완료"를 기록함.
이후 Router에서 "발송완료"되지 않은 열만 '메일발송' 토록 함. (메일 중복발송 예방)
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6.2 메일이 발송되고 나면, 슬랙메시지로도 메일발송완료 알림을 받도록 함.
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6.3 지메일에 콘텐츠를 넣는 방식인 html 반영 -> <br> 줄바꿈 반영
6.4 앱스 스크립트를 사용하여 웹훅으로 시작하는 것을 적용하려고 함 -> 스터디 중
6.5 chatGPT를 통한 메일 초안작성 후 확인하여 메일발송하는 것. -> 스터디 중
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참고유튜브 : 링크
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