A. 소개
1. 문제점으로 인식한 내용
1.1 건설 현장에서 다양한 공정과 품질관리 문서들을 효율적으로 관리하기 위한 시스템이 필요했습니다.
1.2 기존에는 엑셀 파일과 종이 문서로 관리되던 시공 품질관리 과정을 Notion으로 통합하여 더 효율적이고 투명한 워크플로우를 구축하고자 했습니다.
1.3 특히 다음과 같은 문제점들을 해결하고자 했습니다:
공사 현장의 다양한 문서와 결재 절차의 복잡성
승인 과정에서의 지연 및 추적 어려움
공정별 담당자 간 원활한 소통 부재
품질관리 데이터의 분산으로 인한 통합 관리 어려움
2. 얻고자 하는 점
제가 지난 1년여간 설계를 진행하고, 공사중 감리(공사감독)업무를 수행하 고 있는 “의류회사 사옥”의 “신축공사 현장”에서 시공 품질관리를 위한 통합 시스템을 Notion 데이터베이스를 활용하여 구축함으로써, 문서 추적, 승인 프로세스 자동화, 실시간 현황 파악이 가능한 솔루션을 만들고자 했습니다.
3. 목적 및 기대효과
1년~2년정도의 긴 시간동안 진행되는 내용을 잘 기록하고, 정리하고자함.
반복되는 업무를 잘 정리하고자 함.
제출되는 파일을 필요할 때 찾고자 함. (파일크기에 따라 파일 자체를 업로드할지, 링크로 연결할 지 구분 필요함.)
검토된 내용을 아카이빙하여 필요할 때 찾아보고자 함. (자재검토내용, 기술검토내용 등)
크게 구분하면 "시공사에서 진행하는 업무" , "감리단에서 진행하는 업무", "공통업무"로 구분됨
시공사의 일일 공정계획 데이터베이스 형태로 기록
시공사에서 제출하는 서류들의 데이터베이스 형태로 기록 (자재승인 요청서, 자재변경 요청서 등)
시공사에서 요청하는 검측요청자료의 데이터베이스 형태로 기록 (공사단계별 검측요청)
.
.
.
B. 진행 방법
B-1 사용 도구
Notion: 메인 플랫폼으로 데이터베이스와 문서 관리
데이터베이스: 약 18개월동안 진행될 공사 관리 문서들 간의 연결성 구현 (관계형은 느려질 것이 우려되어 사용하지 않음.)
페이지 : 1,000개가 넘는 페이지와 사진, 파일들의 관리 필요함.
Notion API: 자동화 및 외부 시스템과의 연동
Claude MCP : 포뮬러 등 수식에 대한 질의 답변 및 반영
.
.
.
B-2 시스템 구조
1.랜딩 페이지 (의류회사 사옥 공사관리 SYSTEM)
기초자료 및 RAW DATA 관리 섹션
검색 기능을 통한 빠른 문서 접근
작업 중인 자료와 완료된 자료 구분 관리
.
2. 품질관리 데이터베이스
주요 분류체계:
-대분류(분야): 건축, 구조, 설비, 전기, 소방, 토목, 기타
-중분류(시기): 토공사, 합벽방수공사, 골조공사, 내부 방수공사, 마감공사 등
-구분: 자재선정 검토요청서, 자재 검수요청서, 시공 검측요청서, 콘크리트타설 승인요청서, 샵드로잉 검토요청서 등
주요 프로세스 추적 항목:
-작성/확인/승인 담당자 지정
-제출일 및 예정일 자동 계산
-검토내용 기록 (시공사/감리단)
-결과 상태 관리 (작성전, 작성중, 보완, 조건부승인, 승인, 반려, 승인불가)
-진행현황 자동 업데이트
.
.
B-3 구현 방법
1. 데이터베이스 구조 설계
품질관리 데이터베이스는 다음과 같은 주요 필드로 구성했습니다:
문서 기본 정보 (이름, 분류, 담당자)
작업 흐름 추적 (제출일, 회신예정일, 승인예정일)
품질관리 프로세스 단계 (작성완료, 검토완료)
첨부파일 관리 (5개 카테고리로 구분)
자동 계산 필드 (승인예정일, 진행현황)
.
.
2. 자동화 기능 구현
Notion 자체 기능과 연동하여 다음 자동화를 구현했습니다:
제출예정일을 입력하면 회신예정일을 자동 계산하여 입력되도록 자동화. (포뮬러 수식을 이용하려고 했으나 실패하고, Cladue MCP를 이용하여 해결)
승인예정일 자동 계산 (제출예정일 + 30일)
진행상황에 따른 상태 자동 업데이트 (노션 자동화만들기 적용)
.
.
3. 검색 및 필터링 시스템
효율적인 문서 검색을 위한 필터링 시스템을 구현했습니다:
분야별, 공종별, 상태별 필터
담당자별 할당 작업 보기 (예정)
기한 임박 문 서 알림 기능 (예정)
.
.
B-4 구현 화면
품질관리 데이터베이스의 주요 뷰:
전체 문서 현황 - 모든 문서의 상태와 진행 상황을 한눈에 볼 수 있는 대시보드
담당자별 작업 목록 - 각 담당자가 맡은 작업만 필터링하여 보는 뷰
마감 임박 문서 - 회신 기한이 임박한 문서들을 우선순위로 보여주는 뷰
분야별 문서 - 건축, 구조, 설비 등 분야별로 분류된 문서 뷰
.
.
.
C.결과와 배운 점
C-1.성과
프로세스 효율화
문서 작성부터 승인까지의 시간이 단축될 것으로 (예상)
담당자 간 명확한 책임 분배로 병목현상 감소될 것으로 (예상)
실시간 진행상황 파악으로 의사결정 속도 향상될 것으로 (예상)
데이터 관리 개선
중앙화된 문서 관리로 검색 및 접근성 향상될 것으로 (예상)
문서 이력 관리를 통한 투명성 확보될 것으로 (예상)
첨부파일의 체계적 관리로 정보 손실 방지 (예상)
커뮤니케이션 향상
모든 이해관계자가 동일한 정보에 접근 가능 (예상)
코멘트 기능을 통한 실시간 피드백 (예상)
알림 기능으로 중요 업데이트 즉시 공유 (예상)
C-2.배운 점
Notion의 유연성 활용
데이터베이스 구조를 활용하는 것 → 복잡한 건설 프로세스에 적합
템플릿 기능으로 반복 작업 최소화
필터와 정렬 기능으로 맞춤형 뷰 제공 가능
자동화의 중요성
날짜 계산 자동화로 마감일 관리 부담 감소
상태 업데이트 자동화로 실시간 모니터링 가능
시스템 구축 시 고려사항
사용자 경험을 최우선으로 고려한 인터페이스 설계
확장 가능성을 염두에 둔 유연한 구조 설계
다양한 디바이스 접근성 고려
.
.
.
D. 시행착오
초기 구조 설계의 중요성
데이터베이스 구조를 나중에 변경하기 어려워 초기 설계에 충분한 시간 투자 필요
처음에는 너무 복잡한 구조로 시작했다가 단순화하는 과정이 필요했음 (현재 구조에 대해서도 적용하면서 개선하려고 함)
자동화 구현의 어려움
포뮬러(?) 수식 적용에 어려움이 있었으나, Claude MCP에 문의하고 답변하는 과정을 통해 해결함.
Notion 내의 자동화 구현 후 Make 등과 연동하는 작업을 진행해보고자 함.
.
.
.
E. 앞으로의 계획
1단계 : 아이디어 구상 단계 (금번 사례글)
필요한 내용 정리 + 랜딩페이지 초안 + 아이디어 구상
일부 데이터베이스 작업
2단계 : 데이터베이스 및 시스템 구성
랜딩페이지 및 데이터베이스 업데이트
실제 프로젝트에 활용 및 피드백 반영
Notion API를 활용한 외부 시스템(Claude MCP)과의 연동
Claude MCP를 활용한 자료분석
3단계 : 시스템 업데이트 + 자동화 시나리오 계획
공통업무인 주간공정보고(매주 금), 주간회의록(매주 화), 월간보고서 및 월간기성청구서 (매월 말) 작성시 자동으로 연락받을 수 있도록 함. (메일, 카카오톡 등)
파일누적시 시스템이 느려질 수 있으므로, 일정시간이 지나면 구글드라이브에 저장되도록 하고, 링크를 클릭하면 연동될 수 있도록 개선(예정)
시공사 제출서류의 경우 요청버튼을 체크했을 경우에만 감리단에 연락이 가도록 함.
.
.
.
F. 도움받은 글
고나고 기본강의 유튜브
노션다움 기본강의 유튜브
기타 노션관련 유튜브 영상 다수