소개
안녕하세요! 푸르공입니다!
최근 작은 커뮤니티를 운영하면서, CS와 소통 채널로 카카오톡을 사용하고 있어요. 하지만 매일 카카오톡 오픈채팅방을 통해 접수되는 다양한 문의사항들... 답변하다 보면 비슷한 질문들이 반복되고 있었고, 채팅방이 점점 커지면서 CS 대응에 많은 시간이 들어가고 있었죠. 특히 반복되는 질문들을 효율적으로 관리하고, 나중에 활용할 수 있는 형태로 만들고 싶었습니다! 🤔
반복되는 질문으로 인한 운영 비용 증가
채팅 기반 답변의 재사용이 어려움, 좋은 답변들이 대화 흐름 속에 묻혀버림
유용한 Q&A를 다른 멤버들과 효과적으로 공유하기 어려움
뉴스레터나 다른 컨텐츠로 가공하기 힘듦
처음에는 단톡방에서 모든 것을 해결
초기에는 단톡방에서 모든 문의사항을 바로 답변했어요. 하지만 커뮤니티가 커지면서 같은 질문이 반복되고, 좋은 답변들이 채팅 내역에 묻혀버리는 문제가 있었죠.
Notion 데이터베이스 도입
체계적인 관리를 위해 Notion DB를 도입했어요:
문의내용 확인 → 문의 내용 파악 및 유사 케이스 확인 → 노션 DB에 분류 및 질문자 정보 작성 → 답변 작성 → 오픈채팅방 답변 및 공유
노션 페이지에서 관련 자료를 풍부하게 공유할 수 있어 답변의 퀄리티가 높아졌어요, 하지만 DB 입력 과정이 여전히 수동이라 시간이 많이 걸렸어요.
💡 그래서 이런 실험을 시작했습니다!
카카오톡 문의사항을 Notion DB로 자동 전처리하고, 나아가 뉴스레터 초안까지 자동으로 생성해보는 프로젝트를 기획했어요. 먼저 첫 단계로, 카카오톡 오픈채팅방의 문의사항을 Notion DB로 자동 전처리하는 과정을 구현했습니다.
진행방법
0. 기본구성
Make: 자동화 워크플로우 구축
Notion: CS 데이터베이스 구축
아이폰: 스크린샷 저장 및 Shortcut
Slack: Notification 및 추후 답변 작성 도움 (Voice to Text as Context)
1. 오픈채팅방에서 문의사항 처리
오픈채팅방에서 문의사항 발견 시 스크린샷 촬영
아이폰 Shortcuts 기능을 통해 Make Webhook URL로 전송
2. 이미지 업로드 및 분석
문의사항 스크린샷이 업로드되면 이미지 형식 검증
Google Drive에 날짜별 폴더 자동 생성 및 저장 (YYYYMMDD 형식으로 폴더 생성)
GPT-4 Vision을 활용해 이미지 내용 분석
질문자, 질문내용, 컨텍스트 자동 추출
3. 데이터 구조화 및 분류
Claude를 활용해 질문 카테고리 자동 분류 (PDF, 자바스크립트, 메이크활용 등)
추출된 정보를 Notion DB에 자동 등록
등록 완료시 Slack으로 Notification 발송
질문 Database 예시:
답변예시:
4. 프로세스 모니터링
Make Webhook에서 의심스러운 요청 감지시 별도 알림
결과와 배운 점
자동화로 인한 개선점:
수동 타이핑 작업 감소
일관된 데이터 구조로 관리 가능
검색과 재활용이 쉬워짐
앞으로 남은 부분:
Slack 음성 메시지를 활용한 답변 초안 작성 (진행중)
CS 내용 기반으로 뉴스레터 초안 작성 (진행중)
아직 개선이 필요한 부분들이 많지만, 우선 데이터를 체계적으로 쌓을 수 있는 기반을 마련했다는 것이 가장 큰 성과인 것 같습니다! 이제 이 데이터를 기반으로 더 효율적인 시스템을 만들어갈 예정입니다! 궁금하신 점 있으시다면 댓글로 남겨주세요~
감사합니다 🙇🏻♂️