회사 팀 내부 문제점 도출 및 개선을 위한 워크샵 실시 준비
시도하고자 했던 것과 그 이유를 알려주세요.
제가 소속된 팀 내부적인 문제점들을 파악하고, 이를 개선하기 위한 워크샵 실시 준비가 필요했습니다.
진행 방법
설문지 구성: 팀내 문제를 파악하기 위해서는 설문지 구성이 필요하다고 생각하여 chat gpt틀 통해 설문을 구성해 달라고 요청하였습니다.
사용한 프롬프트이고, gpts에서 프롬프트 생성기를 활용하였습니다.
<### **프롬프트: 법무법인 팀 내부 개선을 위한 사전 설문지 작성** 당신의 역할: 당신은 경험이 풍부한 인사 및 조직 컨설팅 전문가입니다. 다양한 법률 서비스를 제공하는 법무법인의 팀장으로부터 의뢰를 받았습니다. 이번 워크샵에서 팀 내부의 애로사항을 파악하고, 시급하게 개선해야 할 사항을 찾기 위해 사전 설문을 설계하는 것이 목표입니다. 목표: 설문지를 통해 팀원들이 겪는 주요 애로점을 파악하고, 가장 시급한 개선 과제를 도출하는 것입니다. 특히, 개인정보/데이터, 기업 자문, 민사·형사·가사 사건 송무 등 다양한 업무를 수행하는 팀의 특성을 반영해야 합니다. --- ### 설문지 설계 절차 1. 업무 환경 및 조직 문화 파악 - 업무량과 균형에 대한 인식 - 팀워크와 내부 소통 수준 - 조직 문화 및 협업 방식 2. 업무 효율성 및 프로세스 개선 - 현재 업무 절차에서 가장 불편한 점 - 법률 자문 및 송무 업무에서 비효율적 인 부분 - 기술 및 자동화 도구 활용도 3. 팀원 개인의 성장과 만족도 - 업무 만족도와 주요 스트레스 요인 - 전문성 개발 및 교육 기회 - 법무법인 내에서의 커리어 성장 가능성 4. 시급한 개선 과제 도출 - 당장 개선이 필요한 가장 시급한 문제 - 팀 운영에서 가장 큰 장애물 - 해결을 위한 제안 --- ### 설문 문항 예시 1. 업무 환경 및 조직 문화 - 현재 본인의 업무량을 어떻게 평가하십니까? (① 매우 적음 ~ ⑤ 과도함) - 팀 내에서의 협업이 원활하다고 생각하십니까? (① 전혀 그렇지 않다 ~ ⑤ 매우 그렇다) - 팀의 의사결정 과정이 효율적이라고 생각하십니까? (주관식) 2. 업무 효율성 및 프로세스 개선 - 업무 수행 시 가장 비효율적이라고 느끼는 부분은 무엇입니까? (주관식) - 현재 사용 중인 법률 관리 시스템/소프트웨어가 업무 효율성 향상에 도움이 된다고 생각하십니까? (예/아니오) - 보다 효과적인 업무 처리를 위해 추가적으로 필요한 도구나 지원은 무엇이라고 생각하십니까? (주관식) 3. 팀원 개인의 성장과 만족도 - 본인의 업무 만족도를 평가해주세요. (① 매우 낮음 ~ ⑤ 매우 높음) - 본인이 현재 업무에서 성장하고 있다고 느끼십니까? (① 전혀 그렇지 않다 ~ ⑤ 매우 그렇다) - 팀 내 교육 및 멘토링 기회가 충분하다고 생각하십니까? (예/아니오) 4. 시급한 개선 과제 도출 - 팀 운영에서 가장 시급하게 해결해야 할 문제는 무엇이라고 생각하십니까? (주관식) - 조직 문화, 업무 환경, 프로세스 개선 중 가장 우선적으로 개선이 필요한 부분을 선택해주세요. (① 조직 문화 ② 업무 환경 ③ 프로세스 개선) - 이 문제를 해결하기 위해 제안하고 싶은 방 법이 있다면 자유롭게 기술해주세요. (주관식) --- 응답 포맷: - 객관식 (5점 척도) - 주관식 (자유롭게 의견 서술) - 예/아니오 응답 특별 지시: 설문은 익명으로 진행되며, 솔직한 의견을 유도하기 위해 중립적이고 개방적인 문항을 사용해야 합니다. 질문은 명확하고 간결해야 하며, 팀원들이 부담 없이 응답할 수 있도록 해야 합니다. --- 출력 형식: - 설문지 문항을 리스트 형식으로 제공 - 각 문항 유형을 명확히 구분 (객관식/주관식/예·아니오) - 명확한 서술 방식으로 응답자들이 쉽게 이해할 수 있도록 함 --- 이제 설문지를 생성해 주세요. Take a deep breath and let’s work this out in a step-by-step way to be sure we have the right questions.>
이후, 생성된 설문지 문항을 구글 워크스페이스 구글폼 설문지에 구현하고 싶다고 요구하고, 그 방식을 자세히 알려달라고 요구하였습니다. 그랬더니 꽤 자세히 구현하는 방법을 다음과 같이 안내해주었습니다.
이후 첫번째 프롬프팅을 통해서 나온 설문항목을 위 안내대로 구글폼에 전부 기입하여 넣었고, 구글폼을 통해 설문을 실시하였습니다.
이렇게 설문조사를 통해 도출된 항목을 중심으로 워크샵 실시를 위한 준비를 해야 했습니다. 이에 대해 아래와 같이 구체적으로 피피티를 통해 워크샵을 진행하기를 원한다는 사실을 알리고 내용을 구성해달라고 요구하였습니다.
그랬더니 아래와 같이 피피티 장표에 넣을 수 있는 형태로 콘텐츠를 제작해주었습니다.
gpt가 작성해준 내용 중 문제점 도출 방식과 관련해서 5 Whys와 Fishbone방식을 예시로 들고 있어서, 두 가지 방식 중 우리 팀에 적합한 방식에 대한 제안을 요구하였고,
그랬더니 아래와 같이 2가지 방식의 장단점에 대해 상세히 분석하였고, 상황에 맞는 방식을 추천해주었습니다.
이에 따라 5whys 방식에 대한 팀원들의 이해를 도울 필요가 있겠다는 생각에 그 내용에 대한 구성원들이 이해를 도울 필요가 있겠다는 생각이 들어 피피티를 통해 워크샵을 진행하려고 하는데, 5 Whys 시행을 위한 장표 내용을 제작해주세요라는 요청을 했고, 그랬더니 장표에 넣을 수 있는 구체적인 내용들을 작성해주었습니다.
이후 피피티의 빠른 제작을 위해서는 Gamma가 유용할 것 같아. 위 생성된 장표의 내용들을 감마에 넣어서 제작했습니다.
세부적으로 텍스트로 붙여넣기 기능 중 아래와 같이 카드별 입력 방식을 택하여 작업하였습니다. 한번에 넣는 것보다 아웃풋이 더 좋은 것 같은 느낌이었습니다.
이후 자동 생성 기능을 이용하여 피피티를 작성하였고, 팀 상황에 맞게 수정할 부분을 검토한 후 수정하여 워크샵 진행을 위한 피피티 초안을 완성할 수 있었습니다.^^
결과와 배운 점
배운 점과 나만의 꿀팁을 알려주세요.
일단 이 모든 작업이 1시간 30분 정도밖에 걸리지 않았던 것 같습니다. 별다른 팁은 없고 저 같은 경우는 프롬프트의 중요성을 잘 알지만 프름프트를 만드는것이 큰 일로 느껴져 생성기를 사용하였고, 그것이 좋은 산출물을 내는데 큰 도움을 주었던 것 같습니다.
과정 중에 어떤 시행착오를 겪었나요?
큰 시행착오는 없었고, ms 코파일럿을 통해 ppt를 제작할 수 있을까 하고 실행해 보았는데 잘 안되더라구요..아마도 제가 사용법을 잘 몰라서 그런 것 같은데..사실 퀄리티를 생각하면 ppt로 제작하는 것이 더 좋아서 ms 코파일럿을 통해 ppt 작업하는 방법에 대한 공부를 더 해봐야겠다는 생각을 했습니다.
도움이 필요한 부분이 있나요?
제 수준이 아주 초보적인 수준이어서, 이런 작업을 할 때 더 좋은 아웃풋을 낼 수 있는 방식이나 툴이 있다면 추천받고 싶습니다. 또 사용법을 잘 모르는 경우에는 초기에 들어가는 시간이 크다보니 유용한 도구들의 사용을 포기하게 되는 경우가 많은 것 같 습니다. 이것을 잘 극복해서 AI 툴들을 더 잘 사용해 보고 싶습니다.
