업무 자동화를 통해 생산성을 높이고 반복적인 작업에서 벗어나 더 가치 있는 일에 집중 할 수 있습니다. 하지만 모든 업무가 자동화에 적합한 것은 아닙니다. 한정된 시간 내에서 최적의 효과를 창출하기 위해 업무를 분류하고 우선순위를 정하는 것이 중요하며 이를 위한 고려요인에 대하여 정의하고 업무자동화의 최우선 Key factor 2가지를 기준으로 2x2매트릭스(4사분면) 에 표기하여 우선순위를 정하였습니다.
1. 업무 자동화를 위한 고려요인
가. 업무의 반복성: 반복적인 업무일수록 큰 효과를 발휘합니다. 일상적으로 수행해야 하거나 매번 같은 방식으로 처리되는 작업은 자동화의 주요 후보입니다.
나. 업무의 규칙성: 규칙적으로 동일한 방식으로 처리되는 업무는 자동화하기 쉽습니다. 예외나 복잡한 조건이 적을수록 자동화의 성공 가능성이 높아집니다.(단순 메일 회신)
다. 시간절약성: 많은 시간을 필요로 하는 작업은 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있는 좋은 후보입니다. 특히, 수작업으로 처리할 경우 시간이 오래 걸리는 작업이라면 자동화 우선순위에 두어야 합니다.(자료 입력에 있어 입력순서가 중요하거나 외워야 할 혹은 참조할 항목이 많은 경우)
라. 오류 발생 가능성: 사람이 수작업으로 처리할 때 오류가 발생하기 쉬운 업무는 자동화를 통해 오류를 줄일 수 있습니다. 데이터 입력이나 계산 작업과 같이 사람이 실수하기 쉬운 과정 등
마. 기술적 가능성: 기술적으로 자동화가 가능한지를 판단해야 합니다. 시스템 연동이 가능한지, API가 존재하는지, 또는 관련 기술 솔루션이 준비되어 있는지, 자동화 도구를 회사에서 사용 가능한지 사전 점검이 필요합니다.
이러한 고려요인들을 통해 각 업무의 자동화 가능성을 분석하고 우선순위를 정하는 것이 중요합니다.
2. 업무 자동화 우선순위를 위한 2x2 매트릭스 작성 기준
업무 자동화 우선순위를 설정할 때, 4사분면 분석을 활용하면 더 명확한 결정을 내릴 수 있습니다. 저는 '업무의 반복성'과 '시간절약성' 2가지 요소를 기준으로 다음과 같이 4사분면을 작성했습니다.
가. 높은 시간 절약 / 높은 반복성 (Quick Win, 1순위): 가장 먼저 자동화해야 하는 업무입니다. 반복적이고 시간이 많이 들며 자동화로 큰 효과를 얻을 수 있는 업무들이 여기에 해당합니다.
나. 높은 시간 절약 / 낮은 반복성 (조건부 자동화 대상, 2순위): 시간은 많이 절약되지만 반복성이 낮은 업무입니다. 여유가 있을 때 자동화를 고려해도 좋은 업무입니다.
다. 낮은 시간 절약 / 높은 반복성 (조건부 자동화 대상, 2순위): 시간 절약의 효과는 적더라도 반복성이 높은 경우에는 자동화할 필요가 있습니다. 이 경 우에는 부분적인 자동화를 고려할 수 있습니다.
라. 낮은 시간 절약 / 낮은 반복성 (자동화 비대상): 자동화 우선순위가 가장 낮은 업무입니다. 자동화의 비용과 노력이 성과를 상회할 수 있습니다.(낮은 시간 절약에는 의사결정의 복잡성, 구현의 복잡성도 함께 고려해야 함)
※ 2순위의 경우 자동화 구현 난이도, 업무의 규칙성 등을 고려하여 자동화 구현에 들어간 노력이 업무를 직접처리하는 것보다 현저히 적다고 판단될 때, 시간이 있을 때 고려
3. 멍멍의 자동화 우선순위 매트릭스
가. 자동화 대상 결정 요인 : 저에게 '자동화를 통해 얼마나 효율성(시간)을 절약할 수 있는가?'가 최종 목표이며, 이는 '(자동화 이전의 작업소요시간 - 자동화 이후의 작업소요시간) * 빈도수(Frequency)'를 통해 성과 평가를 할 수 있습니다.
나. 자동화 우선순위 대상(1순위, Quick win) : 자동화 진행시 1순위로 선정된 Task
1) (SAP) 전표 작성 자동화 : 대표적 ERP 시스템인 SAP를 이용한 전표 처리. 대부분의 회사에선 Front End를 별도로 제작하여 편의성이 높으나 당사는 그렇지 않습니다
대표적인 반복작업이나 자료 입력 과정에서 참고하거나 외워야 하는항목이 매우 많습니다(T-Code, 팀 코드, 2~3개 이상의 계정과목, BM코드, 세금코드 등)
SAP 특성상 입력 순서에 매우 민감하기 때문에 단 한번의 실수로 내용이 초기화 되거나 진행이 불가능한 상황이 발생(깊은 빡침과 SAP 개발자에 대한 깊은 악의가 발생함)
또한 업무의 특성상 각각의 담당자가 1~3개월에 1~2건의 업무를 처리하기 때문에 숙련도가 늘지 않음(숙련자가 5~10분에 1건 처리할 수 있는 업무임에도 30~60분까지 지연되거나 결국 처리 하지 못해 회계팀에 문의하여 이를 재안내 하는 비효율 발생)
2) 뉴스레터 발송 : 업계, 특정 회사등에 대한 최신 기사 확인
회사에서는 유료 구독 서비스를 이용 중이나 불필요한 기사가 많고, 요약되지 않은 기사 원문 전체가 제공되기 때문에 많은 시간이 소요됩니다
따라서 개인별 맞춤형 키워드에 따른 최신 기사 정보를 요약하여 제공하고, 제공되는 기사도 기사의 종류에 따라 우선 순위를 정하여 제공 가능 할 것으로 예상됩니다
4. 결론 및 추후 일정
가. 결론
업무 자동화에 있어 주요 기준점과 우선순위를 결정하고 2x2 매트릭스 구분 을 통해 우선 순위를 결정하는 것은 매우 효과적이나 종사하고 있는 업종, 업태, 직무에 따라 자동화 Task, 자동화 우선 순위 선정 요건 변경 필요
자동화 이후 최종 성과 평가 및 효율성을 위한 여러가지 방법이 있으나 가장 직관적인 절감시간을 산출하여 평가 가능
나. 추후 일정 및 진행 방향
1) SAP 전표 자동화
가) 관련 툴 선정
Autohotkey : 회사 보안규정상 SAP Script를 사용할 수 없기 때문에 쉬운 스크립트 언어인 AutoHotKey활용
엑셀 : 각종 기준정보(사번/이름, 팀코드, 계정과목, 계약정보, 결재선 정보 등)를 테이블 형태로 관리하고 각각의 테이블은 함수를 이용하여 활용
나) (예상)자동화 플로우
SAP접속 - T code 입력 - 관련 정보 입력(엑셀파일 참조, 키보드, 마우스 컨트롤 활용) - 하나의 전표 작성이 끝나면 엑셀에 다음 값(다음 전표 정보)가 존재하는 한 지속 처리
다. 프로세스 개선 : 여건이 된다면 전체적인 업무 프로세스(개별 → 일괄 처리, 접수 방법 등) 변경 진행
2) 뉴스레터 : 진행 중