협업툴 공지사항, 이제 AI가 알아서 써줍니다! (업무별 맞춤 공지 자동화 스킬 제작기)

📝 한줄 요약

회사 협업툴(Swit)의 5개 공지사항 채널의 기존 데이터를 분석하여, 각 채널 성격에 맞는 공지문을 자동으로 작성해주는 AI 스킬을 만들었습니다.

🎯 이런 분들께 도움돼요

•사내 공지사항을 자주 작성해야 하는 HR/총무/IT 담당자

•부서마다 제각각인 공지 양식을 하나로 통일하고 싶은 분

•사내 데이터를 활용해 실무에 바로 적용 가능한 AI 스킬을 만들고 싶은 분

😤 소개 / 배경 상황

저희 회사는 Swit이라는 협업툴을 사용하고 있는데, 공지사항 채널이 5개로 분리되어 있습니다. 문제는 각 부서 담당자들이 공지를 올리다 보니 양식과 스타일이 제각각이라는 점이었죠.

어떤 분은 표를 예쁘게 그려서 올리고, 어떤 분은 줄글로만 올리고... 통일성이 떨어지다 보니 가독성도 안 좋고, 새로 공지를 작성할 때마다 "이전 공지는 어떻게 썼더라?" 하고 찾아봐야 하는 번거로움이 있었습니다. 그래서 "AI가 기존 공지 패턴을 학습해서, 내용만 던져주면 알아서 채널에 맞는 양식으로 써주면 어떨까?" 하는 생각에 이 프로젝트를 시작하게 되었습니다.

💡 시도하고자 했던 것과 그 이유

•채널별 고유 패턴 추출: 5개 채널의 기존 공지문들을 전수 분석하여 공통된 구조와 스타일을 찾아냅니다.

•통일된 양식 정립: 중구난방이던 양식을 깔끔하게 정리하고, 특히 사과 문구('불편을 드려 죄송합니다' 등)를 제외하는 등 사내 커뮤니케이션 가이드를 반영합니다.

•자동화 스킬(Prompt) 제작: 사용자가 핵심 내용만 입력하면, AI가 알아서 적절한 채널을 선택하고 해당 양식에 맞춰 마크다운 텍스트를 생성하도록 만듭니다.

🛠️ 진행 방법 (사용한 기술과 스킬 위주)

이번 프로젝트의 핵심은 '데이터 수집 ➡️ 패턴 분석 ➡️ 프롬프트 엔지니어링(스킬화)'의 3단계였습니다. 사례의 구체적인 내용보다는 어떤 방식으로 AI를 활용했는지 기술적인 부분에 집중해서 설명해 드릴게요.

1. 브라우저 자동화를 통한 데이터 수집

가장 먼저 한 일은 해당 사이트에 로그인해서 각 채널의 기존 공지문들을 긁어모으는 것이었습니다. AI 에이전트의 브라우저 제어 기능을 활용해 다음 작업을 수행했습니다.

•로그인 페이지 접근 및 인증 처리

•공지사항 채널 순차적 방문

•스크롤 액션을 통해 과거 공지 데이터까지 충분히 확보

•추출된 텍스트 데이터를 마크다운 파일로 로컬에 저장

2. 텍스트 분석 및 채널별 패턴 추출

수집된 방대한 텍스트 데이터를 분석하여 채널별로 반복되는 구조를 찾아냈습니다.

•인사발령: [인사 유형] 제목 + 표 형식의 첨부파일(성명/소속/직급/비고)

•교육: ■ 강좌 / ■ 일정 / ■ 장소 등 특수기호를 활용한 구조화된 텍스트

•IT: [보안공지] 제목 + 🛡, ⚠, 📅 등 직관적인 이모지 활용

3. 스킬(Skill) 프롬프트 작성 및 시스템 지식(Knowledge) 연동

분석된 패턴을 바탕으로 AI가 항상 일관된 결과물을 내놓을 수 있도록 SKILL.md 파일(프롬프트 템플릿)을 작성했습니다.

•System Prompting: AI에게 "너는 사내 공지사항 작성기야"라는 페르소나를 부여하고, 5개 채널의 통일된 마크다운 템플릿을 하드코딩했습니다.

•Knowledge Base 연동: "공지문 작성 시 사내 커뮤니케이션 규칙을 시스템 지식(Knowledge)으로 주입하여, AI가 글을 쓸 때 이 규칙을 강제하도록 설정했습니다.

✅ 결과와 배운 점

이제 "내일 10시 전직원 대상 온라인 리더십 교육 공지 써줘"라고 대충 말해도, AI가 알아서 교육 채널 양식에 맞춰 깔끔한 공지문을 뽑아줍니다.

배운 점:

AI에게 단순히 "글을 써줘"라고 하는 것보다, 기존의 좋은 데이터(Best Practice)를 수집해서 명확한 템플릿(구조)을 만들어주는 것이 훨씬 퀄리티 높은 결과물을 보장한다는 것을 다시 한번 깨달았습니다. 특히 사내 규정 등을 Knowledge로 분리해서 관리하니 프롬프트가 훨씬 깔끔해졌습니다.

🚀 앞으로의 계획

지금은 텍스트 초안만 만들어주고 있는데, 다음 단계로는 API를 연동해서 AI가 작성한 공지문을 해당 채널에 직접 포스팅(Publish)하는 완전 자동화 파이프라인을 구축해볼 계획입니다.