소개
시도하고자 했던 것과 그 이유를 알려주세요.
현재 계획 중인OOO 컨설팅 사업을 새롭게 기획하면서 론칭 이후 실무에서 발생할 고객 관계 관리(CRM) 업무를 자동화하고자 했습니다.
컨설팅 특성상 고객의 초동 문의에 빠르고 정확하게 응대하는 것이 중요하지만, 바쁜 실무 중에 메일과 문의를 수시로 확인하고 분류하기 어렵습니다. 따라서 AI 기반의 이메일 요약과 노션(Notion), 슬랙(Slack) 연동 자동화 파이프라인 설계를 통해 누락 없고 효율적인 고객 응대 1차 프로세스를 셋업하려 했습니다.
진행 방법
어떤 도구를 사용했고, 어떻게 활용하셨나요?
활용 도구: AI 자동화 설계 위임 스킬 (1주차 기초 워크시트 생성용)
업무의 본질과 입력/출력을 명확히 하기 위해 AI 인터뷰 흐름에 따라 순차적으로 질의응답을 진행하고 그에 따른 업무 정의 워크시트를 완성했습니다.
활용한 주요 프롬프트:
지금 업무를 1주차 인터뷰/워크시트 흐름으로 진행해 주세요.
OOO 컨설팅 사업을 기획 중인데, 기획이 완료된 이후 실제 사업을 시작했을 때, CRM 업무를 자동화하고 싶습니다.
고객의 응대 과정을 자동화 하고 싶어요.
1. 고객의 문의 또는 요청이 왔을 때, 내용을 파악하여 노션과 같은 고객 요청 페이지에 기록하고, 담당자에게 정보 전달하기.
2. 담당자는 내용을 파악한 이후 직접 처리하거나 다른 직원에게 위임하고, 진행사항을 동일 페이지에 기록한다.
3. 업무 처리가 완료 되면 노션 페이지에 완료로 표시한다.
1. 이메일로 접수 받을 계획임.
2. 필수 사항: 고객명, 이메일, 연락처, 구체적 문의 내용
3. 추가사항: 구체적 문의 내용을 분석하여 요약하는 ai agent의 관여가 필요함
진행시연 이미지:
[인터뷰 시작]
[업무 내용 구체화 과정]
[수정 사항 및 업무흐름 점검]
[인터뷰 완료 및 자동화 계획(워크시트) 수립]
결과와 배운 점
배운 점과 나만의 꿀팁을 알려주세요. 과정 중에 어떤 시행착오를 겪었나요? 앞으로의 계획이 있다면 들려주세요.
처음에는 CRM 전체 과정(수신, 요약, 직원 배정 지정, 답변 발송, 완료 전환 처리 등)을 한꺼번에 자동화하려다 보니 어떤 데이터가 어디로 들어가서 어떤 트리거를 발동시킬지 범위가 넓어 막막했습니다.
하지만 AI 인터뷰를 통해 다음과 같은 깨달음을 얻었습니다:
- 100% 자동화가 가능한 '초기 상담 접수 및 분류 알림' 과정(1단계)으로 범위를 좁히는 것이 핵심임을 알게 되었습니다. 수동 개입이 필수적인 직원 배정과 업무 완료 처리는 과감하게 1주차 자동화 기획에서 분리하였습니다.
- '필수 정보 누락'이라는 예외 상황 역시 사람이 개입하는 대신 AI가 정보를 스스로 판단하여 템플릿 답변을 발송할 수 있도록 플로우에 편입하는 배움을 얻었습니다.
앞으로의 계획:
명확히 도출된 1주차 워크시트를 바탕으로 이메일 수신 트리거, AI 파싱, 노션DB와 슬랙 메신저 연동 과정을 실제 툴(예: Make/Zapier)을 이용해 구현할 예정입니다. 이후 시스템이 안정되면 제외했던 2~3단계(수동 위임/완료 처리 연동) 과정을 덧붙이는 고도화 작업을 진행하고자 합니다.
도움 받은 글 (옵션)
참고한 지피터스 글이나 외부 사례를 알려주세요.
- 1주차 초급용 업 무정의 자동화 위임 설계서 인터뷰 가이드 및 구조화 모듈 문서
