에어테이블로 수강생 과제 제출 자동화 시스템 만들기
소개
운영 중인 강의에서 수강생 과제 제출 확인 및 피드백 회신을 수작업으로 진행하던 중, 반복되는 작업에 시간을 많이 소모하고 있다는 문제를 느꼈습니다. 이를 해결하기 위해 Airtable의 자동화 기능을 활용해 수강생 과제 제출 트래킹 시스템을 구축하게 되었습니다.
진행 방법
처음에 draw.io를 사용해서 전체 구조를 작성했습니다.
실제로 구현 과정에서는 생각대로 잘 되지 않아서 구조를 일부 수정했습니다.목표로 하는 전체 내용은 아래와 같습니다.
수강생이 과제 제출만 하면 자동으로 메일이 발송되길 원했고 이미 등록된 수강생은 중복 없이 관리되었으면 했습니다. 나중에 피드백까지 자동으로 메일 발송되고, 단톡방에 자동 리마인드까지 되면 좋겠다고 생각했습니다.번호
조건 내용
구현 여부
1
수강생이 과제 제출 시 자동 트래킹
❌ 아직 미구현
2
제출자 정보가
수강생테이블에도 자동 등록❌ 아직 미구현
3
이미 등록된 수강생은 중복 생성되지 않도록
❌ 아직 미구현
4
전화번호를 기준으로 과제 제출자와 수강생 연결
❌ 아직 미구현
5
과제 제출 후 수강생에게 “제출 확인 메일” 자동 발송
구현완료
6
코치에게도 과제 제출 알림 발송 (1일 2회 요약)
❌ 아직 미구현
7
코치가 피드백 작성하면 수강생에게 자동 메일 발송
❌ 아직 미구현
8
회차별로 피드백 메시지/링크/완료여부 관리
✅ 회차 컬럼별로 설계 필요
9
회차별 과제 마감 전 알림 (톡방 자동 발송)
❌ 아직 미구현
10
총괄 강사는 전체 과제 제출 현황을 한눈에 보기
✅ 일부 구현
11
수강생별 제출여부, 피드백여부 확인
✅ 가능
수강생이 제출하는 [과제 제출 ] 폼을 작성했습니다.
회차별 과제를 제출해야해서 제출하는 회차를 선택할 수 있게 만들었어요.
*개선사항
닉네임,이메일,전화번호,회차, 과제링크, 질문사항을 제출하는데
여러번 과제를 제출해야해서 매번 개인정보를 제출하는게 번거롭게 느껴질 것 같습니다.
그러나 전화번호를 기준으로 수강생 매칭을 해야해서 일단 모두 넣었습니다.
트리거 설정 – 과제 제출 시 자동 시작
Trigger:
When record is createdTable:
과제 제출제출폼 작성 완료 시 자동으로 플로우 시작
Data는 수강생 / 과제제출/다시보기 로 나누어서 구성했고,
과제 제출에서는 담당 코치가 과제 제출 현황을 확인할 수 있게 회차별 제출/미제출을 확인하게 만들었습 니다.
ChatGPT를 통해서 Formula 기능을 알게 되었고 수강생이 선택한 [회차]로 제출 여부를 판단하게 하였습니다.
수강생 탭에서는 과제 제출 여부를 O,X로 표기하게 하여, 코치들이 바로 과제 제출 현황을 파악할 수 있게 했습니다.
아직 개선하지 못한 점은, 수강생 탭에서 과제제출을 Link to another record로 불러오기 후
[+]버튼을 눌러야 직접 수강생 정보를 불러올 수 있다는 점인데요. 이 부분이 과제 제출시 자동으로 불러와지게 개선이 필요한 상황입니다.
자동 메일 발송 – 제출 완료 안내 메일 전송
Action:
Send an emailTo: 제출폼에 입력된 이메일 (또는 수강생 테이블에서 lookup)
Subject: “과제 제출이 완료되었습니다!”
현재까지는 과제 제출시 과제 제출 완료 메일이 발송되는 부분까지 완료되었습니다.
코치가 피드백을 에어테이블에서 작성하면 일정 시간 후 수강생에게 피드백 메일이 발송되는 것도 시도해보려고 합니다.
+
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단체 카톡방에 자동 공지 / 문자 발송
수강생 과제 제출시 자동 트래킹, 누가 어떤 과제를 제출했는지 문서에 자동 정리
뉴스레터 자동 발송 → 콘텐츠도 알아서 생성할 수 없을까? 고객이 올린 미션을 모아서 이번주의 우수 미션을 발표해야할까?
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→ 이모티콘 홈페이지 잠정 휴면상태.. 일단 우선순위 아래로
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전체 오픈 카톡방 초대 → 오픈 카톡방에서 어떤걸 해야할까?
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