소개
주말이나 연휴, 업무시간 외에 고객 문의가 들어오면 답변까지 시간이 걸려 고객 만족도가 떨어질 수 있었습니다.
⏱️ 빠른 응대를 통해 고객 만족도를 높이고 🙌 동시에 업무 부담을 줄이기 위해 이메일 자동화 프로세스를 구축해보기로 했습니다!
⚙️ 진행 방법
이메일 자동화 로직은 아래 순서로 설계했습니다.
1️⃣ Gmail에서 필요한 메일들만 가져오기
Google에서 미리 라벨링된 메일(
n8n-대기)만 가져옵니다.이렇게 하면 불필요한 메일은 제외하고, 자동화가 깔끔하게 돌아갑니다.
2️⃣ 기존 라벨 제거 (Remove)
중복 회신을 막기 위해 기존 라벨을 지웁니다.
라벨이 남아 있으면 같은 메일에 자동 답장이 여러 번 갈 수 있기 때문이죠!
3️⃣ ‘처리완료’ 라벨 새로 붙이기 (Add)
응답이 끝난 메일에는
n8n-처리라벨을 새로 붙입니다.나중에 어떤 메일이 처리됐는지 한눈에 볼 수 있습니다.
4️⃣ 메일 반복 처리 (Loop)
가져온 메일을 하나씩 돌면서 순서대로 처리합니다.
루프 구조 덕분에 여러 건도 안정적으로 자동화됩니다.
5️⃣ 개인 / 기업 문의 자동 분류
메일 내용을 분석해 개인 문의인지, 기업 문의인지 자동으로 구분합니다.
이제 사람 손으로 일일이 분류할 필요가 없습니다!
👤 개인 문의일 경우
Google Drive에서 개인 고객용 자료를 가져옵니다.
문의 내용과 자료를 합쳐서 맞춤형 회신 메일을 생성합니다.
자동으로 개인 고객에게 회신 메일을 발송합니다.
🏢 기업 문의일 경우
Google Drive에서 기업 고객용 자료를 가져옵니다.
기업 고객에 맞게 메일 내용을 자동으로 편집합니다.
기업 고객에게 맞춤 회신 메일을 발송하면 끝!
✅ 결과와 배운 점
1️⃣ 테스트 환경의 중요성 🧪
“테스트 없이 바로 운영? 큰일 날 뻔!”
실제 환경에서 바로 검증하려다 보니 중복 메일이 쏟아질 위험이 있었습니다.
안전한 테스트 환경을 만들어두는 것이 필수라는 점을 절실히 느꼈습니다.
2️⃣ 전체 설계가 답이다 🏗️
“세부 파라미터만 만지다 보면 숲을 잃는다!”
큰 그림을 먼저 그리고 세부 작업을 해야 워크플로우가 안정적이라는 것을 배웠습니다.
흐름을 명확하게 정리하니 자동화가 훨씬 깔끔해졌습니다.
3️⃣ 문자 자동화의 벽 📱💥
IFTTT와 TASKER를 활 용해 문자 자동화까지 시도했지만 원하는 성과에는 미치지 못했습니다.
하지만 부족한 점을 명확히 알게 되었고, 다음엔 더 강력한 자동화를 만들어낼 자신감을 얻었습니다!
🛠️ 도움받은 도구
🤖 ChatGPT & Claude: 자동화 로직과 코드 조언
📧 Gmail & Google Drive: 메일 관리 및 자료 연동
✍️ 마무리
이번 자동화 도전은 완벽하진 않았지만, 업무 효율화에 한 발 더 다가가는 계기가 되었습니다.
다음 목표는 문자 자동화까지 완성해 365일 고객 문의 응대 체계 구축! 🚀
