AI 업무매뉴얼을 바로 믿지 않기: 판돌이 인박스 복구와 7개 조건부 승인

👋 처음 읽는 분을 위한 판돌이 위키 소개

판돌이는 강남구 옥외광고물 업무를 돕기 위해 만들고 있는 업무 에이전트입니다. 법령·시행령·서울시 조례·강남구 조례를 찾아주는 데서 끝나지 않고, 실제 업무에서 생긴 질문과 담당자의 판단을 다음 담당자도 다시 사용할 수 있는 살아있는 업무매뉴얼로 축적하는 것이 목표입니다.

옥외광고물이란? 쉽게 말해 간판입니다. 아래 그림과 같이 법령상 용어로는 이렇게 분류합니다.

판돌이 위키는 자료의 역할을 다음처럼 나눕니다.

raw-data: 법령, 사례집, NotebookLM 자료 등 원본 보관
wiki/inbox: 아직 믿으면 안 되는 신규자료의 검토대기 공간
wiki/laws: 법령·조례 원문을 확인하는 근거
wiki/cases: 특정 사건의 사실관계와 처리·판단 이력
wiki/concepts: 여러 원문과 사례를 대조해 만든 재사용 가능한 업무규칙
wiki/reviews, wiki/tests: 담당자 승인과 회귀시험을 관리하는 운영자료

새로운 답변이나 사례를 곧바로 정답으로 저장하지 않는 것이 핵심입니다. 먼저 인박스에 넣고 개인정보·출처·현행법을 확인한 뒤, 특정 사건은 사례로, 반복해서 쓸 수 있는 판단은 업무매뉴얼로 승격합니다. 담당자가 승인한 범위와 AI가 자동으로 단정하면 안 되는 행위도 문서에 함께 기록합니다.

새 질문·사례
→ 검토대기 inbox
→ 개인정보·출처·현행법 확인
→ 사례 또는 업무매뉴얼로 승격
→ 담당자 승인 또는 HOLD
→ 실제 질문으로 재시험
→ 실패한 지식·검색·절차를 다시 수정

이 글은 이 운영체계에서 발견된 두 가지 문제, 즉 비어 있던 인박스를 실제 접수창구로 복구한 과정과 AI가 만든 업무매뉴얼 7개를 제한조건과 함께 담당자가 승인한 과정을 다룹니다.

📝 한 줄 요약

평소에 "NotebookLM에서 한 질문과 답변"과 "업무하면서 발생하는 신규 사례"가 검증 없이 업무매뉴얼로 들어가지 않도록 인박스 우선 접수 흐름을 복구하고, answerUsable 문서 39개에 적용할 담당자 승인기준을 만든 뒤 7개 문서를 조건부 승인했습니다. 이 과정에서 AI가 ‘출처를 못 찾음’을 ‘내용 충돌’로 잘못 판단했고, 담당자 정정 후에는 2026 법규집의 고시·공고 구간에서 정확한 근거까지 찾아냈습니다.

바쁘시면 이것만 읽어도 됩니다.

신규자료: 원문 → inbox → 출처·법령 검토 → case/concept 승격 → 담당자 승인
승인원칙: 공통규칙 승인과 개별 허가·심의·처분 결정을 분리
실제 결정: 조건부 승인 7개, 전체 담당자 승인 10개, 승인대기 29개
핵심 오류: 일반 돌출간판 5층 이하 실무기준을 오답 후보로 분류
정정: HOLD_CONFLICT → HOLD_SOURCE → 강남구 공고 원문 확인·출처해결
검증: 7개 승인 메타데이터·정적 인덱스·런타임 제한표시 7/7, 고위험 자동승인 0

😫 문제 1: 인박스는 있는데 아무 자료도 들어오지 않았다

판돌이 위키에 인박스 폴더는 있었지만 실제 자료는 들어오지 않았습니다. 확인해 보니 원인은 세 가지였습니다.

첫째, 예전에 모아둔 NotebookLM 자료는 사라진 것이 아니라 인박스가 아닌 raw-data 원자료 폴더에 보관돼 있었습니다. 자료는 있었지만 인박스에는 없었던 것입니다.

둘째, 이전에는 신규 사례를 인박스에 접수한 뒤 검토하기보다 바로 cases나 concepts 업무매뉴얼로 정리하는 작업도 있었습니다. 자료는 위키에 반영됐지만 인박스 접수기록은 남지 않았습니다.

기존 일부 작업
새 자료 → cases 또는 concepts

앞으로 적용할 방식
새 자료 → inbox → 출처·법령 검토 → cases 또는 concepts

셋째, 판돌이 웹앱의 NotebookLM 접수 코드가 현재 Windows 위키가 아니라 이전에 사용하던 WSL 폴더를 기본 저장 위치로 보고 있었습니다. 그래서 웹에서 자료를 접수하더라도 현재 인박스에서는 보이지 않을 수 있었습니다.

결국 문제는 단순히 ‘자료가 없었다’는 것이 아니었습니다. 과거 자료의 보관 위치, 신규자료를 처리하던 작업방식, 웹앱의 실제 저장경로가 서로 달랐던 것입니다. 인박스라는 폴더만 만든다고 접수체계가 생기는 것은 아니었습니다. 자료를 쓰는 웹앱 코드와 사람이 지키는 승격규칙이 모두 같은 위키 정본을 가리켜야 했습니다.

🛠️ 인박스를 ‘단일 검토창구’로 복구한 방법

신규자료의 흐름을 다음처럼 통일했습니다.

원문 보존
→ wiki/inbox/notebooklm 또는 wiki/inbox/internal
→ 개인정보 검토
→ 출처 대조
→ 현행 법령 대조
→ 특정 사건이면 case로 승격
→ 반복 업무규칙이면 기존 canonical concept에 병합
→ 담당자 승인 또는 HOLD
→ 검색·회귀시험

인박스 초안에는 다음 안전상태를 기본값으로 넣었습니다.

reviewStatus: PENDING
answerUsable: false
privacyReviewed: false
sourceChecked: false
lawChecked: false
promotionStatus: NOT_PROMOTED

또한 일반 검색과 자동답변 인덱스는 inbox/ 문서를 제외하도록 유지했습니다. 인박스는 ‘새 지식’이 아니라 아직 믿으면 안 되는 검토대기 자료이기 때문입니다.

코드에서는 접수 경로의 우선순위를 다음처럼 바꿨습니다.

명시적 인박스 환경설정
현재 위키 정본 경로 아래 inbox/notebooklm
현재 Windows 위키 정본의 기본 위치

과거 WSL 봇 경로를 기본값으로 되돌리지 않았습니다.

실제 검증

단순히 코드만 읽고 “고쳤다”고 하지 않았습니다. 현재 위키 정본을 지정한 상태에서 일회용 NotebookLM 초안을 실제로 쓰고 다시 읽어 다음을 검사한 뒤 파일을 삭제하는 회귀검사를 추가했습니다.

실제 쓰기·읽기: PASS
생성 위치: 현재 정본의 wiki/inbox/notebooklm
PENDING / answerUsable: false: PASS
개인정보·출처·법령 미검토 상태: PASS
미승격 상태: PASS
테스트 파일 정리: PASS

🧑‍⚖️ 문제 2: `answerUsable: true`면 담당자가 모두 읽어야 할까?

판돌이에는 자동답변의 직접 근거로 사용할 수 있는 answerUsable: true concept이 39개 있었습니다. 하지만 이 값은 AI가 구조와 근거를 검토했다는 뜻이지, 담당자가 의미와 법적 적용범위를 승인했다는 뜻은 아니었습니다.

그렇다고 39개를 아무 기준 없이 한 줄씩 승인하는 것도 위험했습니다. 그래서 먼저 문서승인 판단헌법을 만들었습니다.

📜 담당자 승인기준: 문서 전체가 아니라 ‘공통규칙과 사용범위’를 승인한다

판단헌법의 핵심은 다음과 같습니다.

1. 자동검사와 사람판단을 분리한다

자동 구조·근거 심사: 필수 항목, 출처, 금지표현, 검색 가능성 확인
독립 AI 의미감사: 과잉 일반화, 원문 적용관계, 내부모순 확인
담당자 판단: 실제 업무에서 사용할 공통규칙과 제한범위 승인

자동 PASS는 사람의 법적 승인으로 보지 않습니다. 자동검사와 의미감사가 다르면 더 보수적인 쪽을 따릅니다.

2. 공통규칙과 개별 행정결정을 분리한다

담당자가 승인하는 것은 반복 재사용할 공통규칙입니다. 다음 행위는 문서를 승인해도 자동화하지 않습니다.

개별 허가·신고 수리
심의 가결·부결과 본심의·소심의 최종 배정
반려·철거·과태료·이행강제금 등 권리제한 처분
특정구역·건축·구조안전·소방·빛공해 등 타법 적합성 확정
도면·현장·관계부서 확인이 필요한 사실의 자동 확정

3. 필수사실이 없으면 조건부로 답한다

결론을 만드는 데 필요한 위치, 층수, 규격, 자사·타사 관계, 용도지역, 도로관계, 화면방식 등이 없으면 AI가 채워 넣지 않습니다. 확인할 사실을 먼저 제시하고 조건부 결론 또는 HOLD로 남깁니다.

4. 출처 부족과 내용 충돌을 구분한다

HOLD_SOURCE: 실무기준이나 공통규칙은 유지하되 정확한 조문·고시·별표·가이드 위치를 더 연결해야 함
HOLD_CONFLICT: 현행 권위 원문끼리 모순되거나 한 문서 안에 함께 유지할 수 없는 결론이 공존함
HUMAN_GATE: 심의재량·권리제한·고위험 개별판단을 사람에게 남김
REJECT_DIRECT_USE: 문서를 삭제하지는 않지만 법적 결론의 직접 근거에서는 제외함

5. 조건부 승인은 제한행위까지 함께 기록한다

조건부 승인을 받은 문서에는 다음을 함께 기록했습니다.

reviewStatus: HUMAN_APPROVED
approvalMode: CONDITIONAL_APPROVED
approvalScope:
  - 내부 업무 참고
  - 민원답변 초안
  - 조건부 자동답변 직접 근거
restrictedActions:
  - 문서별 자동확정 금지행위

HUMAN_APPROVED만 붙여 놓고 실제 답변에서 제한사항이 사라지면 의미가 없습니다. 그래서 승인범위와 제한행위가 정적 인덱스에 남고, 해당 문서가 답변에 인용되면 런타임 답변에도 표시되는지 검사했습니다.

✅ 실제로 조건부 승인한 7개 문서

36개 승인대기 문서에 판단헌법을 적용해 만든 체크표에서, 공통규칙·필수사실·금지행위가 비교적 잘 분리된 7개를 먼저 조건부 승인했습니다.

상단간판 규격과 허가기준
수수료 면적산정·반올림·납부기준
옥외광고물 개요와 설치원칙
옥외광고물 해당성 판단기준
자사광고와 타사광고 판단기준
전광류·디지털광고물 표시기준
창문이용광고물 규격과 허가기준

공통 승인범위는 내부 업무 참고 + 민원답변 초안 + 조건부 자동답변 직접 근거입니다. 다만 각 문서의 개별 제한행위는 그대로 유지했습니다.

예를 들어:

수수료 문서: 면적산정·반올림 원칙은 사용하되, 별표 확인 없이 최종 금액을 확정하지 않음
자사·타사 문서: 실제 사용·영업관계를 확인하되, 상표권이나 계열관계만으로 자사광고를 확정하지 않음
전광류 문서: 종류·입지·층수·규격·화면방식을 안내하되, 사후 양성화·심의통과·빛공해 적합성을 확정하지 않음
창문이용 문서: 외부 노출과 설치방식을 분류하되, 철거·과태료 같은 처분을 확정하지 않음

승인 후 집계

answerUsable concept 전체: 39
기존 및 신규 담당자 승인 완료: 10
이번 조건부 승인: 7
PENDING_HUMAN: 29
고위험 자동승인: 0

승인 10에는 이번 7개 외에 이미 담당자 결정이 기록돼 있던 3개가 포함됩니다.

🚨 가장 중요한 실패: 법·조례만 찾고 고시·공고를 빠뜨렸다

승인 체크표를 만드는 과정에서 AI가 일반 돌출간판의 5층 이하 설치기준을 문제 삼았습니다. 당시 AI는 법·시행령과 서울시 조례 미러를 중심으로 검색했습니다. 서울시 조례 제6조의 일반 돌출간판 표시방법에서는 5층 이하 문구를 찾지 못했고, 연립형 돌출 게시시설 부분에서만 같은 숫자가 확인됐습니다. AI는 이를 근거로 두 문서를 HOLD_CONFLICT로 분류했습니다.

당시 분류는 사실상 다음 의미였습니다.

현행 원문과 충돌할 수 있으므로 5층 이하 문구를 삭제하거나 정정해야 한다.

하지만 담당자인 제가 확인한 실무기준은 달랐습니다.

일반 돌출간판은 5층 이하에 설치한다는 기준이 맞다.

처음에는 실무기준은 유지하되 출처가 아직 연결되지 않은 HOLD_SOURCE로 바로잡았습니다. 이후 원인을 더 찾아보니 검색해야 할 문서의 종류를 빠뜨린 것이었습니다.

2026 법규집은 법·시행령·조례만 있는 문서가 아니었습니다. 뒤쪽 Ⅱ. 고시·공고에는 다음 네 개의 지역 운영기준이 함께 수록돼 있었습니다.

서울특별시 옥외광고물 등의 특정구역 지정 및 표시제한 고시
서울특별시 강남구 옥외광고물 등의 심의기준
서울특별시 강남구 옥외광고물 등의 특정구역에 대한 심의기준 공고
전자빔 이용 공공목적 광고물의 표시기준 공고

정확한 출처는 이 가운데 강남구 공고 제2023-2341호 「서울특별시 강남구 옥외광고물 등의 심의기준」이었습니다.

2) 돌출간판의 표시방법
- 일반적 표시
  (1) 건물의 5층 이하에 설치한다.
  (2) 세로는 3m 이내를 원칙으로 하며,
      다른 돌출간판과 바깥쪽 끝부분의 돌출폭이
      일직선이 되도록 설치한다.

여기서 출처수준을 정확히 구분해야 합니다. 5층 이하는 법률·시행령의 직접 문구도 아니고, 서울시 조례 제6조의 직접 문구도 아닙니다. 법과 조례에 근거하여 강남구가 공고한 심의기준의 직접 문구입니다. 서울시 조례 제6조의 돌출간판 기준과 강남구 공고 제2023-2341호의 심의기준을 함께 적용해야 했습니다.

따라서 판정은 두 단계로 정정됐습니다.

최초 AI 판정: HOLD_CONFLICT
담당자 사실정정 후: HOLD_SOURCE
고시·공고 원문 재검색 후: SOURCE_RESOLVED / PENDING_HUMAN

5층 이하 기준 삭제: 하지 않음
직접 출처: 강남구 공고 제2023-2341호 심의기준
함께 적용할 기준: 서울시 조례 제6조 + 강남구 심의기준 공고
문서 전체 사람승인: 아직 별도

간판종류별 규격과 허가기준과 돌출간판 규격과 허가기준에는 강남구 공고 제2023-2341호의 원문 위치를 연결했습니다. 5층 이하뿐 아니라 강남구에서 적용할 세로 3m 이내 원칙도 함께 반영했습니다. 서울시 조례상 일반 상한인 세로 3.5m와 강남구 심의기준상 3m 원칙을 출처별로 분리해 적었습니다.

또한 특정구역 200m, 강남구 특정구역 24개 도로, 전자빔 공공목적 광고물 기준도 관련 canonical concept에 연결했습니다. 다만 전자빔 공고는 도로 바닥에 빔프로젝터로 표시하는 별도 유형이므로 일반 벽면전광판이나 경관조명 전체에 확대하지 않도록 경계를 남겼습니다.

왜 이 실패가 중요했나

AI는 검색 결과가 없으면 쉽게 “그 기준은 없다”고 말할 수 있습니다. 그러나 행정업무에서는 다음 네 문장이 전혀 다릅니다.

특정 정본 미러에서 문구를 찾지 못했다.
현행 법령 어디에도 그 기준이 없다.
다른 권위 원문과 그 기준이 충돌한다.
실무기준은 맞지만 정확한 출처 연결이 부족하다.

이번 사례는 1번을 3번으로 잘못 확대한 경우였고, 더 근본적으로는 법·시행령·조례만 검색하고 고시·공고 층을 검색대상에서 빠뜨린 사례였습니다. 담당자 정정이 없었다면 맞는 실무기준을 위키에서 지울 수도 있었습니다.

그래서 판단헌법에 재발방지 원칙을 추가했습니다.

AI가 특정 원문 미러에서 문구를 찾지 못했다는 이유만으로 담당자가 확인한 실무기준을 오답으로 처리하지 않는다. 법 → 시행령 → 서울시 조례 → 강남구 조례 → 서울시 고시 → 강남구 공고 → 특정구역·지구단위계획 → 설치가이드 순으로 출처층을 넓혀 다시 검색한다. 그래도 정확한 위치를 찾지 못하면 기준은 유지하고 HOLD_SOURCE로 분류한다. 출처를 찾으면 concept에 직접 연결하되, 사실확인을 문서 전체 승인으로 확대하지 않는다.

중요한 점이 하나 더 있습니다. 담당자가 “5층 이하 기준은 맞다”고 정정하고 직접 출처까지 찾았지만, 이것은 해당 기준과 출처의 확인입니다. 두 문서 전체를 승인했다는 뜻은 아니므로 사람결정 상태는 여전히 PENDING_HUMAN으로 남겼습니다.

🔍 검증 결과

실제 실행 결과는 다음과 같습니다.

인박스 정적 파이프라인 검사: PASS
인박스 실제 쓰기·읽기·정리: PASS
TypeScript lint: PASS
신규 조건부 승인: 7/7
승인대장: 승인 10 / PENDING_HUMAN 29
정적 인덱스 승인 메타데이터: 7/7
조건부 승인 런타임 제한표시: 7/7
담당자 체크표 반영: 7/7
남은 문서 자동심사: 29/29
고위험 자동승인: 0
돌출간판 5층 출처: 강남구 공고 제2023-2341호에서 확인
출처상태: SOURCE_RESOLVED / 문서 전체 PENDING_HUMAN

이 결과가 증명하는 것은 라우팅·메타데이터·정적 인덱스·제한표시가 의도대로 작동한다는 것입니다. 39개 문서의 의미·법적 정답성이 모두 검증됐다는 뜻은 아닙니다. 남은 29개는 여전히 담당자 판단 또는 출처·구조 보완이 필요합니다.

또한 이번 작업에서는 DB 미러 동기화와 120문항 전체 API 회귀시험을 실행하지 않았습니다. 인박스 경로 복구, 조건부 승인 메타데이터·런타임 가드, 고시·공고 출처연결과 정적검색 검증이 이번 작업의 범위였습니다.

💡 이번 작업에서 배운 점

1. 인박스는 폴더가 아니라 권한 경계다

검토대기 자료가 정본 검색에서 제외되고, 출처·법령·개인정보 검토 전에는 승격되지 않아야 비로소 인박스가 작동합니다.

2. 사람승인은 ‘문서를 읽었다’가 아니라 ‘어디까지 써도 되는지 정했다’여야 한다

승인범위와 자동확정 금지행위를 함께 기록해야 업무 에이전트가 실제로 안전하게 사용할 수 있습니다.

3. 검색 실패와 법적 충돌은 다르다

출처를 못 찾았다는 이유로 담당자의 암묵지나 실무기준을 삭제하면 조직지식이 오히려 훼손될 수 있습니다.

4. 담당자 정정도 범위를 작게 기록해야 한다

한 문장의 사실확인은 문서 전체 승인도, 특정 사건의 허가·처분 결정도 아닙니다.

5. 자동 PASS 수보다 위험한 자동단정 0이 우선이다

조건부 승인 7개를 늘린 것보다 중요한 것은 제한행위가 실제 답변에 보이고, 고위험 자동승인이 0으로 유지됐다는 점입니다.

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AI 업무매뉴얼을 바로 믿지 않기: 판돌이 인박스 복구와 7개 조건부 승인

👋 처음 읽는 분을 위한 판돌이 위키 소개

📝 한 줄 요약

😫 문제 1: 인박스는 있는데 아무 자료도 들어오지 않았다

🛠️ 인박스를 ‘단일 검토창구’로 복구한 방법

실제 검증

🧑‍⚖️ 문제 2: `answerUsable: true`면 담당자가 모두 읽어야 할까?

📜 담당자 승인기준: 문서 전체가 아니라 ‘공통규칙과 사용범위’를 승인한다

1. 자동검사와 사람판단을 분리한다

2. 공통규칙과 개별 행정결정을 분리한다

3. 필수사실이 없으면 조건부로 답한다

4. 출처 부족과 내용 충돌을 구분한다

5. 조건부 승인은 제한행위까지 함께 기록한다

✅ 실제로 조건부 승인한 7개 문서

승인 후 집계

🚨 가장 중요한 실패: 법·조례만 찾고 고시·공고를 빠뜨렸다

왜 이 실패가 중요했나

🔍 검증 결과

💡 이번 작업에서 배운 점

1. 인박스는 폴더가 아니라 권한 경계다

2. 사람승인은 ‘문서를 읽었다’가 아니라 ‘어디까지 써도 되는지 정했다’여야 한다

3. 검색 실패와 법적 충돌은 다르다

4. 담당자 정정도 범위를 작게 기록해야 한다

5. 자동 PASS 수보다 위험한 자동단정 0이 우선이다

온·오프라인 AI 스터디

AI 업무매뉴얼을 바로 믿지 않기: 판돌이 인박스 복구와 7개 조건부 승인

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📝 한 줄 요약

😫 문제 1: 인박스는 있는데 아무 자료도 들어오지 않았다

🛠️ 인박스를 ‘단일 검토창구’로 복구한 방법

실제 검증

🧑‍⚖️ 문제 2: answerUsable: true면 담당자가 모두 읽어야 할까?

📜 담당자 승인기준: 문서 전체가 아니라 ‘공통규칙과 사용범위’를 승인한다

1. 자동검사와 사람판단을 분리한다

2. 공통규칙과 개별 행정결정을 분리한다

3. 필수사실이 없으면 조건부로 답한다

4. 출처 부족과 내용 충돌을 구분한다

5. 조건부 승인은 제한행위까지 함께 기록한다

✅ 실제로 조건부 승인한 7개 문서

승인 후 집계

🚨 가장 중요한 실패: 법·조례만 찾고 고시·공고를 빠뜨렸다

왜 이 실패가 중요했나

🔍 검증 결과

💡 이번 작업에서 배운 점

1. 인박스는 폴더가 아니라 권한 경계다

2. 사람승인은 ‘문서를 읽었다’가 아니라 ‘어디까지 써도 되는지 정했다’여야 한다

3. 검색 실패와 법적 충돌은 다르다

4. 담당자 정정도 범위를 작게 기록해야 한다

5. 자동 PASS 수보다 위험한 자동단정 0이 우선이다

온·오프라인 AI 스터디

🧑‍⚖️ 문제 2: `answerUsable: true`면 담당자가 모두 읽어야 할까?