너무 복잡한 것은 아니까 생각했지만 한번 해 보았습니다
Q 나는 장애인 복지관에 직원으로서 장애인 활동지원사님들을 대사으로 하는 반복업무를 맞고 있어
매달 마지막 주에 활동보조사들에게 아래 1,2,3,,번과 같은 3가지의 서류를 받아서 모두 다 3가지를 제출했는지 확인한 후 '활동지원사 결격 서류.xlsx' 라는 엑셀파일에 제출 여부를 체크하는 작업을 해야 해
활동지원사 건강검진 결과서.pdf 정신건강진단서.pdf 후견들기사항부존재증명서 1,2,3,번의 서류는 한번에 스캔을 받은 후 한장의씩 열어서 제출여부를 확인한 후 엑셀파일에 명부를 찾아서 제출한 경우는 'O' 하지 않는 경우는 아무 체크도 하지 않아
이 작업을 자피어로 자동화 하고 싶은데 어떻게 할 수 있을까? 방법을 아주 친절하고 자세하게 단계별로 작성해줘
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A : Zapier는 다양한 앱 과 서비스를 연결하여 자동화 워크플로우를 만드는 데 유용한 도구입니다. 하지만 Zapier는 주로 웹 기반 서비스와의 연동에 강점을 두고 있어 로컬 파일 시스템에서 PDF 파일을 처리하고 이를 엑셀 파일로 업데이트하는 작업은 직접적으로 지원하지 않습니다. 대신, Zapier와 함께 Google Drive, Google Sheets, PDF 처리 API(예: PDF.co) 등을 사용하여 이 작업을 자동화할 수 있습니다. 다음은 단계별로 Zapier를 사용하여 이 작업을 자동화하는 방법입니다.
1. Google Drive에 파일 업로드
먼저, PDF 파일을 Google Drive에 업로드합니다. 이렇게 하면 Zapier가 파일에 접근할 수 있습니다.
Google Drive에 로그인합니다.
PDF 파일을 Google Drive의 특정 폴더에 업로드합니다.
2. Zapier 계정 생성 및 로그인
Zapier 계정이 없다면 Zapier에서 계정을 생성하고 로그인합니다.
3. Zap 생성 (Workflow 설정)
Zapier에서 새로운 Zap을 생성하여 PDF 파일을 처리하고 Google Sheets를 업데이트하는 작업을 자동화합니다.
트리거 설정
새로운 Zap 만들기: Zapier 대시보드에서 "Make a Zap"을 클릭합니다.
앱 & 이벤트 선택:
Trigger Event: Google Drive 선택
Trigger: "New File in Folder" 선택
Google Drive 연결: Google Drive 계정을 Zapier에 연결하고, PDF 파일이 업로드되는 폴더를 선택합니다.
PDF 파일 처리
앱 & 이벤트 선택:
Action: PDF.co 선택 (또는 다른 PDF 처리 서비스)
Action Event: "PDF Text Extract" 선택
PDF.co 연결: PDF.co 계정을 Zapier에 연결하고, Google Drive에서 업로드된 PDF 파일을 처리하도록 설정합니다.
Google Sheets 업데이트
앱 & 이벤트 선택:
Action: Google Sheets 선택
Action Event: "Update Row" 또는 "Find Row" 선택
Google Sheets 연결: Google Sheets 계정을 Zapier에 연결하고, 엑셀 파일이 저장된 Google Sheets를 선택합니다.
Sheet 설정: PDF 처리 결과를 바탕으로 해당 활동지원사의 제출 여부를 업데이트하도록 설정합니다.
4. Zap 설정 세부 사항
PDF 처리 결과 설정
PDF 파일의 각 페이지를 텍스트로 추출하고, 추출한 텍스트에서 활동지원사의 이름과 서류 제출 여부를 확인하는 로직을 작성합니다.
PDF.co의 "PDF Text Extract" 액션을 사용하여 각 페이지의 텍스트를 추출합니다.
추출된 텍스트에서 특정 키워드("건강검진 결과서", "정신건강진단서", "후견등기사항부존재증명서")를 검색하여 문서 유형을 판별합니다.
Google Sheets 업데이트 설정
Google Sheets의 "Update Row" 또는 "Find Row" 액션을 사용하여 활동지원사의 이름을 검색합니다.
해당 활동지원사의 이름이 포함된 행을 찾은 후, 각 서류 제출 여부에 따라 해당 셀을 업데이트합니다.
예: 건강검진 결과서 제출 시 'O'로 업데이트
5. 테스트 및 활성화
Zap을 테스트하여 모든 단계가 올바르게 작동하는지 확인합니다.
테스트가 성공하면 Zap을 활성화합니다.
6. 정기적으로 Zap 실행 확인
매달 마지막 주에 PDF 파일을 스캔하여 Google Drive에 업로드합니다.
Zapier가 자동으로 PDF 파일을 처리하고 Google Sheets를 업데이트하도록 합니다.
추가 고려 사항
Zapier의 무료 계정은 제한된 작업 수를 제공하므로, 더 많은 작업이 필요한 경우 유료 플랜을 고려해야 할 수 있습니다.
PDF 파일 처리 정확도를 높이기 위해 OCR (Optical Character Recognition) 기능을 제공하는 PDF 처리 서비스를 사용할 수 있습니다.
자동화 과정 중 오류가 발생할 경우, Zapier의 오류 로그를 확인하여 문제를 해결합니다.
이와 같은 방법으로 Zapier와 Google Drive, Google Sheets, PDF 처리 API를 활용하여 반복적인 서류 제출 확인 작업을 자동화할 수 있습니다. 추가적인 도움이 필요하면 언제든지 말씀해 주세요!
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용기를 내서 Zapier에서 해 보았습니다
1~3번까지는 잘 따라했습니다
4번에서
앱 & 이벤트 선택:
https://chatgpt.com/share/67a83c9c-b616-4e6b-83d6-226d8612a039
(이것은 GPT에게 물어본 채팅창입니다)
