Google 도구를 활용한 협업 및 생산성 향상 사례

Google 도구를 활용한 협업 및 생산성 향상 사례

오늘은 제가 Google 도구를 활용하면서 새롭게 알게 된 점 세 가지를 공유하려고 합니다.
이 내용들은 저만 몰랐던 내용들일 수 있지만, 지피터스 14기 디지털자격증 스터디에서 1차 시험에 낙방을 하고, 눈물을 머금고 구글에 대하여 처음으로 공부를 하다가 알게 된 사실입니다. 저로서는 1차 시험 낙방이 아주 명약이 되었습니다.

1. Google 문서(Docs): 협업을 혁신하다

• 발견:
  그동안 한글 파일을 사용해 발표 자료를 준비했지만, 발표자마다 파일을 따로 만들어야 해서 번거로웠습니다. Google 문서를 사용하면서 하나의 문서에서 모든 사람이 실시간으로 작성하고 편집할 수 있다는 점을 알게 되었습니다(우리 긍정심리학 스터디에서 자랑질 할 것이 또하나 생겼습니다ㅎㅎ).

• 장점:

  1. 동시 편집 가능: 모든 발표자들이 한 문서에서 협업하면서 중복 작업을 줄일 수 있었습니다.

  2. AI 활용 용이: 냅킨 AI에 그림을 요청할 때, 더 이상 한글 파일을 워드 파일로 변환하지 않고 Google 문서 파일 그대로 사용할 수 있었습니다.

  3. 자동 목차 생성: 제목을 "제목 1"로 지정하면 본문에서 해당 위치로 자동으로 이동할 수 있었습니다. (이 기능은 "목차 자동 생성" 또는 "문서 탐색"이라고 부른다는 것을 이제야 확실히 알게되었습니다)

2. Google 드라이브: 파일 관리의 혁신

• 발견:
  Google 드라이브를 사용하면서 파일이 자동으로 저장되고, 언제든 원하는 파일을 클릭해 바로 열 수 있다는 점이 정말 편리했습니다.

• 장점:

  1. 자동 저장: 작업 중간에 저장 버튼을 누르지 않아도 모든 내용이 자동으로 저장됩니다. 구글Docs파일에 추가편집하면 자동저장이 됩니다. 파일을 작성하여 따로 이메일을 보낼 필요가 없어졌습니다).

  2. 디렉토리와 파일 색상 지정: 파일과 폴더를 색깔별로 구분해 원하는 자료를 쉽게 찾을 수 있습니다.

  3. 모바일과 데스크톱 연동: 어디서든 Google 드라이브에 접속해 파일을 열거나 작업할 수 있습니다.

3. Google 그룹스: 스터디 운영의 효율화

• 발견:
  스터디원들을 Google 그룹스에 추가해 이메일과 파일 공유를 한 번에 관리할 수 있다는 점을 알게 되었습니다.

• 장점:

  1. 단체 이메일 발송: 그룹 내 모든 구성원에게 한 번에 이메일을 보낼 수 있어 소통이 훨씬 간편해졌습니다.

  2. 파일 공유 및 자동 저장: 스터디원들이 Google 그룹스를 통해 파일을 열어 편집하면, 모든 변경 사항이 자동으로 저장되고 Google 드라이브에 동기화됩니다.

  3. 협업 중심의 작업 환경: 스터디원들이 동일한 파일에 실시간으로 작업할 수 있어 일의 속도가 빨라졌습니다.

결론 및 소감

Google 도구를 활용하면서 단순한 문서 작성과 파일 관리뿐 아니라, 협업 방식 자체가 변화할 수 있다는 것을 깨달았습니다. 앞으로도 Google 도구의 다양한 기능을 더 깊이 탐구해보고, 더 많은 사람들과 공유하고 싶습니다.