배경 및 목적
노션 기초 과정 수료생들에게 자동으로 수료증을 발급하고 이메일로 전송하는 프로세스를 구축하기 위함입니다. 수동으로 수료증을 만들고 발송하는 데 소요되는 시간과 노력을 줄이고, 수료생들에게 더 신속하고 일관된 서비스를 제공하고자 했습니다. 구체적인 목표는 Tally를 통한 설문 응답은 자동으로 Notion DB로 동기화 되었습니다.
이후 make에서 Notion 데이터베이스 업데이트, Google Docs를 이용한 수료증 생성, 그리고 Gmail을 통한 자동 발송까지의 전체 과정을 자동화하는 것이었습니다.
참고 자료
전시진님의 TALLY사용법, 노션다움 유튜브 유료 가입 ㅠ, 아래 영상을 도움받아 만들었습니다.
https://youtu.be/3pCWARZiX-o?si=PsXin2ATbAWUB8Cm
활용 툴
Tally: 온라인 설문 도구로, 수료생 정보를 수집하는 데 사용했습니다.
Notion: 데이터베이스로 활용하여 수료생 정보를 저장하고 관리했습니다.
Google Docs: 수료증 템플릿을 만들고 개별화된 수료증을 생성하는 데 사용했습니다.
Google Drive: 생성된 수료증을 저장하고 관리하는 데 활용했습니다.
Gmail: 생성된 수료증을 수료생에게 자동으로 발송하는 데 사용했습니다.
Make: 위의 모든 툴들을 연결하고 자동화 워크플로우를 구축하는 데 사용한 핵심 플랫폼입니다.
실행 과정
Tally에서 수료생 정보를 자동으로 노션과 동기화했습니다.
Google Docs를 사용해 수료증 템플릿을 만들고, Make에서 이를 활용해 개별화된 수료증pd를 생성하도록 설정했습니다.
생성된 수료증을 Google Drive에 저장하는 모듈을 추가했습니다.
Gmail을 통해 수료증을 첨부파일로 발송하는 모듈을 구성했습니다.
결과 및 인사이트
이 자동화 프로세스 구축을 통해 수료증 발급 및 발송 시간을 크게 단축시켰습니다. 이로써 더 빠르고 일관된 서비스를 제공할 수 있게 되었습니다
주요 인사이트
Tally와 Notion integration 시 데이터 업데이트를 꼭 해야한다.
구글 Docs 템플릿 제작시 텍스트는 일반 텍스트로 {{ }}로 변경가능하게 해야 한다.
3. 구글 Docs에서 새파일 생성후 pdf로 변환시에는 다운로드 docs와 드라이브 업로드가 병행되어야 한다.
이때, 헷갈리지 않게 docs 문서 저장폴더와 docs pdf 파일폴더를 다르게 했다.
gmail을 보낼 때는 다운로드 docs에서 생성된 pdf를 File name를 사용해서 보내야 한다.