📝 한줄 요약
업무 정의가 먼저다 — AI와 인터뷰로 머릿속에만 있던 반복 업무가 워크시트로 정리.
😫 문제 상황 (Before)
매번 반복되는 업무가 있다.
공급사로부터 Invoice와 Packing List를 받으면, 내용을 보완하여 고객사에 이메일로 보내는 작업이다.
건수가 엄청 많지는 않다. 그런데 할 때마다 집중력이 필요했다. 숫자 하나 잘못 치면 다시 보내야 하고, 안 바꾼 채로 발송했다가 황급히 재발송한 적도 있었다. 단순한데 실수가 나는 작업, 반복되는데 매번 신경 써야 하는 작업 — 그게 스트레스.
🛠️ 사용한 도구
- 도구: Claude Code
- 모델: Claude Sonnet 4.6
- 스킬: automation-pipeline-design-eduv-1주차 (안상영님 제공)
- 참조 파일: 기존 업무 대화 기록 v3
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🔧 작업 과정
인 터뷰 시작 — "질문 하나씩만 해줘"
스킬을 실행하면서 딱 하나만 요청했다.
> "지금 업무를 1주차 인터뷰/워크시트 흐름으로 진행해줘. 인터뷰 → 워크시트 순서만 사용하고, 인터뷰 질문은 한 번에 1개씩만 해줘."
Claude는 바로 첫 번째 질문을 던졌다. "이 업무를 한 문장으로 설명하면 무엇인가요?"
한 번에 하나씩. 이게 생각보다 중요했다. 여러 질문을 한꺼번에 받으면 뭘 먼저 답해야 할지 몰라 흐름이 끊기는데, 하나씩 받으니까 생각하면서 대답할 수 있었다.
메시지가 표시된 검은색 화면의 스크린샷
텍스트가 있는 검은색 화면의 스크린샷
기존 기록을 던져줬더니 — 중복 질문이 사라졌다
이 업무에 대해 정리해둔 대화 기록(v3)이 있었다. 그걸 같이 첨부하면서 말했다.
> "미리 인터뷰한 것을 참조해서 부족한 것만 계속 물어봐."
Claude는 파일을 읽고, 이미 파악된 내용은 테이블로 정리해서 "이건 확인됐습니다"라고 보여준 다음, 빠진 항목만 질문했다. 예외 상황, 검토 포인트 같은 것들.
같은 질문을 두 번 받지 않아도 됐다. 기존 기록이 있다면 함께 넘겨주는 게 훨씬 효율적이었다.
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워크시트 완성 — 표
인터뷰가 끝나고 나서 나온 결과물이다.
처리 순서 7단계:
1. 공급사 Invoice / Packing List 수신 확인
2. Excel로 열기 (PDF 수신 시: Excel로 변환 또는 재입력)
3. Shipper명 → 변경
4. Invoice 금액 → 수정
5. Packing List Shipper명 수정 (금액 변경 없음)
6. 완성본 PDF로 변환
7. 고객사 이메일에 첨부 발송
7단계 표로 나오는 걸 보면서 "이게 이렇게 돌아가고 있었구나" 싶었다. 자동화가 된 건 아직 아니다.
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보류 메모 — 욕심내지 말라는 신호
워크시트 맨 아래에 이런 섹션이 생겼다.
보류 메모 (이번 범위 외):
- 금액 계산 자동화 (공식/기준 정의 필요 — 별도 설계)
- 이메일 자동 발송 연동 (도구 선택 필요 — 별도 설계)
- PDF → Excel 자동 변환 방식 (도구 선택 필요 — 별도 설계)
이것들은 스킬이 "이번 범위 외"로 따로 빼줬다. 한꺼번에 해결하려다 아무것도 못 하는 것보다, 지금 정의할 수 있는 것만 정의하고 나머지는 다음 단계로 미루는 게 맞다는 걸 구조로 보여준 셈이다.
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✅ 결과 (After)
Before vs After
| 항목 | Before | After |
|------|--------|-------|
| 업무 문서화 | 머릿속에만 존재 | 워크시트 1장으로 정리 |
| 자동화 준비도 | 뭘 만들어야 할지 모름 | 처리 단계, 입출력, 예외 명세 완성 |
| 다음 단계 | 막막함 | 도구 연결 설계로 넘어갈 수 있는 기반 생김 |
결과물
- worksheet.md — 업무 목적, 시작 조건, 처리 7단계, 예외 3건, 검토 포인트 4개, 보류 메모 3건
💬 이 과정에서 배운 AI 활용 팁
효과적이었던 것
1. 도구보다 업무 정의 먼저 — 지금 하는 업무가 정확히 무엇인지 글로 정리하는 게 먼저다. 이 워크시트 단계가 자동화의 실제 시작점이다.
2. 기존 기록은 함께 넘겨줘라 — 예전에 정리해둔 메모나 대화 기록이 있으면 같이 첨부하면 된다. Claude가 읽고 중복 질문을 알아서 건너뛴다.
3. 질문 하나씩 요청하기 — "한 번에 1개씩만 질문해줘"라고 명시하면 대화 흐름이 훨씬 자연스럽다.
이렇게 하면 안 돼요
1. 처음부터 도구 연결까지 한 번에 하려는 것 — 업무 정의도 안 된 상태에서 자동화 도구를 고르면 방향을 잃는다. 단계를 나눠야 한다.
2. "그냥 자동화해줘"라고만 하는 것 — Claude는 업무를 모른다. 내가 하는 일을 설명해줘야 도움이 된다.
🚀 앞으로의 계획
워크시트가 완성된 지금, 이게 끝이 아니라 시작이다. 이 문서를 들고 다음 단계(실제 자동화 도구 연결 설계)로 넘어갈 수 있게 됐다.
📋 재사용 가능한 프롬프트
프롬프트 1: 자동화 인터뷰 시작
> 지금 업무를 1주차 인터뷰/워크시트 흐름으로 진행해줘.
> 인터뷰 → 워크시트 순서만 사용하고,
> 현재 업무 설명과 입력/출력/예외/검토 포인트까지만 정리해줘.
> 인터뷰 질문은 한 번에 1개씩만 해줘.
프롬프트 2: 기존 기록 활용
> [파일 첨부]
> 미리 정리해둔 기록이 있어. 이걸 참조해서 부족한 것만 질문해줘.
