AI 왕초보인 저는 업무를 자동화하고 싶다고 막연히 생각만 했지, 어디부터 시작해야 할지도 몰랐습니다.
스마트대디님께서 공유해주신 S급직장인 GPT를 실행해본 후, 일간/주간 및 월간 업무를 분석하고 이를 가시화하는 과정이 업무 자동화 아이디어를 도출하는 데 큰 도움이 될 수 있겠다는 생각이 들었습니다.
참고링크: S급직장인
한국 달력의 스크린 샷
회사에서 GPT 사용이 비교적 자유로운 환경에 있어, 이번 스터디에서는 지금까지 약 4개월간 작성해온 업무보고 데이터(민감한 내용X)를 GPT에 입력해 분석을 의뢰해보았습니다.
이 데이터를 기반으로 GPT가 제 업무를 체계적으로 파악하고, 어떤 일이 비효율적이었는지, 자동화로 전환 가능한 업무는 무엇인지 도출하여 시나리오까지 제안해준다면 실제 업무 효율화에 큰 도움이 될 수 있겠다는 기대를 갖게 되어 실험을 해 보았습니다.
진행 방법
사용한 도구
진행 과정
✅ 1단계: GPT에 업무보고 분석 요청
가장 먼저 GPT에게 더 효율적인 프롬프트를 넣고 싶어서 워크숍때 허세임님께서 설명해주신 ptcf 프롬프트 제작 gpt로 보다 더 구조적이고 효율적인 프롬프트를 제작했습니다.
참고 링크: Prompt Focus: Effective Prompt AI
한국어 텍스트가있는 검은 색 화면
프롬프트 요약: “나는 무슨 일을 중점적으로 하는지, 어떤 부분이 부족한지 알고 싶어요. 업무 비율, 효율도, 자동화 가능성, 보완점, 장점/단점, 창의적 인사이트까지 분석해주세요.”
이 요청만으로 GPT는 빠르게 핵심 분석 방향을 잡았습니다.
✅ 2단계: 업무 엑셀 파일 업로드
그 다음 4개월간 쓴 업무일지를 Excel 파일로 업로드했어요.
하루하루 시간대별로 어떤 일을 했는지 다 기록되어 있는 일지입니다.
[보고서 예시]
날짜
시간대
업무명
상세내용
업무 카테고리
2024-03-01
09:00~10:00
부서 회의 정리
회의 요점 정리 및 회의록 작성
기획
이게 꽤 방대한 데이터라서, 사람이 정리하려면 머리 아픈 양인데
GPT는 이걸 단 몇 초 만에 읽고 업무 시간 비중, 반복성과 이벤트성 업무 비율까지 자동으로 분석해줬습니다.
📸 [스크린샷: GPT에 파일 업로드한 직후 화면]
한국어는 검은 배경에 표시됩니다
✅ 3단계: 업무 내용 분석 결과 도출
GPT가 요약해준 제 업무 현황은 아래와 같았습니다.
이 표를 보고 저는 ‘아, 내가 생각보다 콘텐츠와 기획, 단순작업에 시간을 정말 많이 쓰고 있구나’라는 걸 처음 인식했어요.
확실히 감으로 알고 있던 걸, 수치로 확인하니까 다르구나 싶었습니다. (표 참고)
그리고 그 중에서도 제가 필요한 내용들만 모아 달라고 요청했습니다 .
카테고리
주요 업무
총 시간(분)
전체 비중
콘텐츠 제작
상세페이지 기획, 시안 디자인
2,580
27.4%
기획/전략
기획안 작성, 브레인스토밍
2,265
24.1%
커뮤니케이션
회의, 피드백 정리
1,155
12.3%
운영 지원
비품 정리, 품의서 작성
1,040
11.0%
데이터 정리
문서 취합, 엑셀 정리
960
10.2%
📸 [스크린샷: GPT가 표로 요약한 업무 분포 결과]
한국의 선수 수를 보여주는 테이블
✅ 4단계: 자동화 시나리오 요청
업무 내용을 분석했으니 다음 질문은 자동화 시나리오를 요청했습니다.
한국어 텍스트가있는 검은 색 화면
GPT는 바로 아래처럼 15가지 자동화 항목을 제안했습니다.
📸 [스크린샷: GPT가 제안한 자동화 가능 업무 리스트]
한국 음악 어워드 목록
🎯 주요 자동화 시나리오 요약
번호
자동화 대상
자동화 방식
1
업무보고 자동화
업무 요약 GPT + 템플릿화
2
상세페이지 초안 기획
기존 기획 내용 → 항목별 정리
3
회의록 작성
자유 입력 → 담당자·할 일 자동 분리
5
콘텐츠 작성
키워드 입력 → 인스타/블로그 초안 작성
✅ 5단계: 실행 우선순위 설정 및 자세한 실행방안 요청
15가지 시나리오를 보고, 실제 업무에 필요한 항목들을 제 나름의 우선순위로 정한 뒤,
성과 측정과 Roll-out 로드맵 수립을 요청해보았습니다.
그러자 GPT는 각 항목에 대한 세부 성과 측정 계획과 Q4 말 기준 기대 효과까지 함께 제시해주었습니다.
한국어 텍스트가있는 검은 색 화면
한국 단어 목록이있는 검은 색 화면
한국어 단어가있는 검은 색 화면
한국어는 화면에 표시됩니다
그런데 AI 초보자인 저로서는 아직 어렵게 느껴지는 부분이 많아,
GPT에게 다시 한번 더 쉽게 설명해 달라고 요청했습니다.
그랬더니, 이전보다 훨씬 이해하기 쉬운 답변이 나왔고, 덕분에 큰 만족감을 느꼈습니다.
다만, GPT 외에 다른 자동화 툴 사용을 권장하는 점은 아직 저에게는 진입장벽으로 느껴졌습니다.
검은 배경에 한국어 텍스트
그래서 저는 “GPT만으로도 실현 가능한 자동화 및 효율화 리스트”를 다시 정리해보기로 했습니다. 아래는 우선순위 없이 15가지로 도출된 항목입니다.
검은 색 화면의 한국 이름 목록
4주간의 목표
결론적으로 이번 프로젝트를 시작하며 S급 직장인이 되기 위해 설정한 목표는 다음과 같습니다.
제일 필요한 건 아래 5가지인데, 어떻게 구현을 해 봐야 할지... 근시안적으로 보는 것이 아니라 차근차근 해나가보아야겠습니다.
[S급 직장인이 되기 위해 설정한 자동화 목표 5가지]
1. 일일 업무일지 자동화
반복적인 업무일지 작성 과정을 자동화하여 시간 절약과 업무 누락 방지를 기대
2. SNS 멀티 포스팅 자동화
블로그에 콘텐츠를 업로드하면, 동일한 내용을 인스타그램, 페이스북 등에도 자동으로 게시하는 구조를 구현하고자 합니다.
3. 쇼핑몰 휴무 공지 자동 업로드
카페24, 네이버 스마트스토어, 쿠팡, 아마존 등 여러 플랫폼에 동일한 공지를 한 번에 등록할 수 있는 자동화가 목표입니다.
4. 상세페이지 디자인 업무 가속화
광고 문구 기획과 이미지 프롬프트 제작을 GPT와 함께 빠르게 도출하여, 상세페이지 기획 및 디자인 작업 속도를 높이는 것을 실현해보려 합니다.
5. Google Apps Script를 활용한 이메일 자동화 실험
Google Apps Script를 활용해 다수의 수신자에게 동일한 내용을 메일로 발송하되,
도입부에 "안녕하세요, OOO님"과 같이 이름이 자동으로 삽입되는 방식의 자동화 기능을 테스트할 계획입니다.
또한, 회사 대표 이메일 계정(예: [email protected])(다음메일 사용중)을 발신자로 설정하고,
회신이 올 경우 지정된 담당자에게 자동 전달되도록 설정이 가능한지도 함께 검토할 예정입니다.
외부 공지나 고객 커뮤니케이션에 활용할 수 있는 효율적인 자동화 방안으로 기대하고 있습니다.
결과와 배운 점
이번 분석을 통해 가장 먼저 느낀 것 은,
자동화를 논하기 전에 ‘내가 무엇을 하고 있는지’ 명확히 아는 것부터 시작해야 한다는 사실이었습니다.
GPT는 제가 놓치고 있었던 업무 항목들까지 꼼꼼하게 짚어주었고,
그 덕분에 스스로의 업무를 객관적으로 들여다보는 계기가 되었습니다.
처음에는 반복 업무만 자동화할 수 있다고 생각했지만,
비정기적인 이벤트성 업무도 자동화의 시야에 포함될 수 있다는 것을 체감했습니다.
+) 해본 것
상세페이지는 요즘 제가 가장 자주 다루는 문서이기 때문에,
가장 먼저 실험해본 항목이기도 합니다.
화요일에 GPT 마켓을 검색해보니, 여행가 J님께서 제작하신 GPT가 있어 활용해보았고,
제작해야 할 제품 상세페이지에 실제로 적용해보며 내용 기획과 디자인을 진행 중입니다.
가능하다면 이 사례도 별도로 정리하여 공유해보겠습니다.
참고한 링크: 상세페이지 기획자J
