📆 나의 구글캘린더 + Apps Script 활용 일상생활 자동화 소개

소개

구글캘린더로 모든 일정을 관리하는 사람입니다. 노션을 비롯한 다양한 툴들을 써보았지만, 매번 이프로그램 저프로그램 여는게 귀찮고 헤매고 그러다보니 기록을 못하는 경우도 허다했습니다. 그래서 모든것을 구글캘린더로 통합하자는게 저의 이번 해 목표입니다. (그래서 구글캘린더 자동화 스터디를 열었었지만,,, n8n 스터디가 되어버림)

구글캘린더는 웹, 폰, 워치 등 어디에서나 접근할 수있고, 다른 다양한 툴과의 통합도 99%로 제공됩니다. 게다가 회의록, 업무 문서 등 결국 모든것은 나의 '일정'에서 비롯된 것이라 결론짓고, 모든 정보를 구글 캘린더에 기재하기로 하였습니다.

구글캘린더를 중심으로 구글 Apps script, n8n, 노션캘린더 등 다양한 방법으로 자동화를 구축해가고있습니다. 이번 글에서는 구글 Apps script를 활용한 자동화 사례들을 소개하도록 하겠습니다.

사례1: 외부일정 이동시간 자동 계산

프리랜서로 일하다보니, 일하는 장소가 여러곳 입니다. 매번 새로운 장소로 이동하는 것이 쉽지 않습니다. 지도도 미리 검색해서 버스로가나 지하철로 가나 어떻게 환승하나 봐야하고, 이동시간도 체크하여 출발시간도 정해야합니다. 그래서 이를 해결해주는 자동화를 구현하였습니다.

가장 중요하게 생각한 기능 2가지 중 첫번째는, 이동시간을 계산하여 해당 시간만큼 캘린더를 블락 해주는 것 입니다. 특히 이 기능은, 저 스스로 정보를 아는 용도 뿐 아니라, 다른 고객이나 수강생들의 미팅신청 시 안되는 시간으로 반영하기 위해서 입니다.

2번째 기능은, 가는 방법을 미리 찾아주는 것 입니다. 저는 대중교통 이용시 빠른 환승경로에 매우 집착합니다. 뿐 아니라 매번 출발할때마다 어떻게 가야하는지 눌러서 보는 것도 귀찮아서, 바로 맵 길찾기를 볼 수 있도록 나타내는 기능이 필요했습니다.

이를 구현하기 위해서, 구글 App Script를 활용 하였고, 코드는 다음과 같이 작성되어있습니다.

여기서 특별히 신경써야하는 부분은, 집에서 출발하는 경우가 아니라 외부일정이 여러개 있을때, 다른 장소에서 출발하는 경우였습니다. 이를 해결하기 위해, 일정의 메모에 출발지: 이전일정 이라고 남겨놓으면, 알아서 이전 일정에 있는 장소를 출발지로 지정하여 계산하도록 하였습니다.

잘 사용하던 중, 해외 여행 갈 일이생겨 해외모드도 업데이트 해 보았습니다.

이 코드들은 시간 기반 트리거로 동작합니다. 일단 하루에 한번씩 5주간의 일정에 대해 진행하고, 그리고 매일 1시간씩 일주일의 일정에대해 실행 시간대에 해당하는 일정들을 골라 작동합니다.
이렇게 트리거를 복잡하게 구성한 이유는, 이동시간을 계산하는 함수를 호출할때, 함수를 호출하는 시간대의 이동시간으로 계산이 되어, 출근시간대와 밤시간대 등 시간이 아주 다르게 나타나는 문제가 있었습니다. 그래서 오전 8시에 실행할때는, 7:30부터 9:30 사이에 시작하는 일정들에 대해서만 이동시간을 계산합니다.

아주 유용하게 사용하고 있습니다.

사례2: 청소 일정 공유 및 월별 지급 금액 정산

저는 매일 아침 청소 서비스를 이용하고 있습니다. 그런데, 하루종일 외부일정이 있는 날에는 굳이 또 청소를 할 필요가 없어서, 주마다 일정을 정하여 청소도우미 선생님과 스케줄을 조정하였습니다. 이것도 매주 하려니 매우 귀찮아서 캘린더를 기반으로 자동화를 해보앗습니다.

청소 일정은 원래 구글 캘린더에 기입되어 있던 거라, 추가적인 귀찮음은 없었습니다. 이제 이 청소 일정들을 가지고 구글 Apps Script에서 무슨 요일들에 청소를 하는지 계산하고, 도우미 선생님께 문자 발송을 하도록 하였습니다.

이 코드를 매주 토요일 오후 1시에 트리거를 설정하여, 토요일마다 다음주 일정을 논의하는 문자가 발송됩니다.
한가지 웃픈 사연은, 웹발송으로 문자가 가다보니, 제 폰에는 기록이 되지 않는다는 점 입니다. 그래서 뜬금없이 네 가능해요! 라고 문자를 받습니다.

제 눈에는 보이지 않지만 잘 작동을 하고 있는 거겟죠, 그래서 저에게도 발송하도록 설정을 해두었습니다.

여기까지는 청소 스케줄링 자동화입니다.

매번 청소 스케줄이 바뀌다 보니, 한달마다 페이를 정산 할 때, 하루하루 기억을 더듬어 세어보고, 캘린더에들어가서 하나둘셋넷 세어서 계산을 해야했습니다. 그래서 이 것도 자동화를 하여, 지급일(19일)을 기준으로 한달간 청소스케줄을 세어 시급을 적용하고, 지급해야할 금액과 계좌번호를 메일로 발송시키도록 자동화 하였습니다.

먼저, 매월 19일에 청소비용 지급 이란 반복일정을 만들어두고, 해당 일정이 시작되면, Apps Script 코드가 작동하도록 하였습니다.

그렇게 해서 나온 결과입니다.

이렇게 메일이 오면, 저는 해당 계좌번호를 복사하여 폰에서 바로 정산된 비용을 입금하기만 하면 되도록 되었습니다.

다른 사례들 소개

이렇게 구글캘린더 원툴러 로서, 다양하게 활용하고있는 다른 사례들도 조금 소개해드리겠습니다.

코칭, 강의, 회의 후 랩업 메일 발송 자동화

생리 예정일 계산하여 나타내기

저는 생리 직전 체력이 많이 약해지는 타입이라, 능률이 많이 떨어집니다. 그래서 근 3개월 미래의 생리 일정을 미리 계산하여 생리예정일과 배란예정일을 구글캘린더에 나타내도록 하고있습니다. 저처럼 체력 이슈가 있는 분들 뿐 아니라, 2세 계획을 준비하시는 분들에게도 추천드립니다.

특별히 이 자동화는 아이폰 단축어 기능과 연결하여, 생리를 시작하면 핸드폰에서 바로 시작 버튼만 누르면 알아서 진행되고 있습니다. 구글은 다른 모든 툴과 통합을 할 수 잇으니까요..!

이렇게 시작버튼을 누르고 날짜를 확인해주면, 아이폰 내의 건강 어플에도 기록이 되고, 저의 구글캘린더에도 반영이 되게 해두었습니다.

아이폰 단축어 + 구글캘린더 예시 하나 더

Apps Script 자동화는 아니지만, 아이폰 단축어 기능으로 소소한 자동화 하나 더 소개드리겠습니다.

이메일로 알림이 오는 것을 이용하여 아이패드에서 자동화가 시작되게 설정하였습니다.

저 단축어가 시작되면, 저는 무조건 하던일을 멈추고 벌떡 일어나 양치를 하러 가야합니다.

(아이패드 시연 보여주기)

결과와 배운 점

하면 할수록 하고싶은 것들이 점점 많아지고 있습니다. 지금은 어떻게하면 구글캘린더 + Apps Script 조합으로 자동화를 할까만 생각합니다.
이동시간에 이동하며 들을 수 있는 팟캐스트를 생성하여 일정에 대한 정보를 리캡할 수 있게 한다던지, 기록된 모든 일정과 각 일정에 적어둔 메모들을 바탕으로 일기나 저의 생활패턴 분석 등을 해볼 수도 있겠습니다.

업무자동화보다 일상생활 자동화가 더 재미있어요.

제가 구현한 아이디어들도 여러분들의 일상이나 업무로 확장하여 적용하실 수 있길 바래봅니다!

⭐️ AI 업무 자동화 주제로 강의 및 개발을 하고있습니다. 관심있으신 분은 연락주세요. ⭐️

허세임 [email protected]

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한국과학기술연구원 인공지능연구단
네이버커넥트재단 엔트리기획부 코딩교육컨텐츠기획
고려대학교 컴퓨터학 석사 수료
이화여자대학교 컴퓨터공학 졸업

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