## 📝 한줄 요약
매달 반복하는 분납 정산 업무를 AI와 함께 단계별로 글로 써봤더니, 머릿속에만 있던 절차의 구멍이 보이기 시작했다.
**바쁘시면 이것만 읽어도 돼요:**
- Claude Code로 월별 분납 정산 절차를 입력 → 처리 → 판단 기준 → 예외 → 출력 형식으로 문서화
- 말로 설명하면 AI가 조건 분기를 표로 정리해줬는데, 그게 사실 자동화 명세서였음
- "당연히 아는 것"도 글로 쓰려니 "이건 왜 이렇게 하지?"를 스스로 설명해야 했음
- 다 쓰고 나니 봇에게 넘겨줄 수 있는 형태가 됐고, 애매했던 부분도 눈에 띄기 시작함
- 핵심 팁: 판단 기준을 빠뜨리면 봇도 사람도 헤맨다
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## 🎯 이런 분들께 도움돼요
- 반복 업무를 자동화하고 싶은데 어디서 시작해야 할지 모르는 비개발자 PM
- AI한테 시키고 싶은데 "어떻게 설명해야 하지?"가 막막한 분
- 지금은 머릿속에만 있는 업무 절차를 정리해두고 싶은 분
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## 😫 문제 상황 (Before)
매달 정산 시즌이 되면 어딘가 막막한 기분으로 시작했다.
업무 자체가 어려운 게 아니었다. 엑셀 파일 열고, 원장 시트 열고, 이번 달 납부해야 하는 사람들 확인하고, 결제 여부 대조하고, 안 낸 분들한테 메시지 보내고. 몇 번 하면 익숙해지는 종류의 일이었다.
문제는 매달 "어디서부터 시작하지?" 하는 순간이 반복된다는 거였다. 다 아는데 순서를 매번 다시 떠올려야 했다. 그리고 봇에게 이 일을 시키려고 마음먹으면서 더 분명해졌다 — **봇한테 설명하려면 내가 먼저 명확하게 알아야 한다.** 지금은 내 머릿속에만 있는 절차인데, 다른 사람도, 봇도 이어받을 수 없는 상태였다.
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## 🛠️ 사용한 도구
- **도구**: Claude Code
- **모델**: Claude Sonnet 4.6
- **작업 방식**: 내가 말로 설명하면 AI가 구조화
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## 🔧 작업 과정
### 일단 말로 쏟아냈다
절차를 "잘" 쓰려고 하면 막힌다. 그래서 먼저 평소 하듯이 그냥 설명했다.
```
매달 라이브클래스 엑셀 파일 받으면 이번 달 결제한 사람 확인하고,
원장 시트랑 대조해서 납부완료/미납 분류하고,
미납자한테 메시지 보내는 게 반복 업무야.
근데 중간에 계좌이체 입금은 내가 직접 확인해야 하고,
금액이 맞지 않는 케이스는 내가 판단해야 해.
이걸 단계별로 정리해줘.
```
AI가 이 설명을 받아서 입력 → 처리 단계 → 조건 분기 → 출력 → 사람이 확인할 지점으로 나눠줬다.
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### 조건 분기를 표로 보니 생각보다 많았다
가장 놀랐던 건 분류 기준을 정리했을 때였다.
머릿속에선 "납부했으면 완료, 안 했으면 미납"으로 단순하게 생각했는데, 말로 설명하다 보니 케이스가 여러 개였다.
```
연락처도 맞고 금액도 맞으면 → 납부완료
연락처는 맞는데 금액이 다르면 → 예외 (내가 확인)
원장엔 있는데 결제 이력이 없으면 → 미납
결제 이력은 있는데 원장에 없으면 → 예외 (원장 미등록)
비고 칸에 메모가 있는 행 → 예외 (자동처리 금지)
```
AI가 이걸 표 하나로 정리해줬는데, 보는 순간 "이게 사실 자동화 명세서였구나" 싶었다. 내가 매달 머릿속에서 하던 판단을 글로 꺼낸 것뿐인데, 그게 봇이 따라갈 수 있는 규칙이 됐다.
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### 당연하다고 생각했던 것들이 설명이 필요했다
절차를 쓰면서 자꾸 멈추게 되는 지점이 있었다.
예를 들어 "세금계산서 입금은 왜 직접 확인해야 하지?" — 당연히 알고 있었지만, 글로 쓰려니 설명이 필요했다. 라이브클래스 매출 파일엔 카드 결제만 잡히고, 계좌이체는 안 잡히기 때문이다. 이걸 쓰고 나니 오히려 명확해졌다: "이 단계는 봇이 할 수 없고, 내가 해야 한다."
```
[사람이 꼭 확인해야 하는 지점]
1. 계좌이체·세금계산서 입금 확인 (시스템에 안 잡힘)
2. 금액·이름 불일치 케이스 판단
3. 미납자 메시지 발송 전 최종 검토
```
이걸 명확히 하고 나니, 봇이 해야 할 것과 내가 해야 할 것이 선명하게 나뉘었다.
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### 다 쓰고 나니 절차 문서가 AGENTS.md와 연결됐다
흥미로운 일이 있었다. 이 절차를 다 정리하고 나서 과제 1에서 만든 AGENTS.md를 보니, 두 파일이 사실 같은 내용을 다른 형식으로 담고 있었다.
절차 문서는 "내가 읽기 위한 것"이고, AGENTS.md는 "봇이 따라가기 위한 것"이었다. 절차 문서를 먼저 쓰고 나니, AGENTS.md가 왜 그렇게 만들어졌는지가 납득됐다.
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## ✅ 결과 (After)
### Before vs After
| 항목 | Before | After |
| ----------------- | ------------------ | --------------------- |
| 절차 위치 | 내 머릿속 | 파일로 꺼냄 |
| 다음 달 시작 | "어디서부터 하지?" | 문서 열고 바로 시작 |
| 봇 인계 가능 여부 | 불가 | 가능 (AGENTS.md 연결) |
| 애매한 케이스 | 그때그때 즉흥 판단 | 분류 기준 사전 정의 |
### 결과물
- `notes/2026-05-24-정산-진행절차-요약.md` — 8단계 절차 + 조건 분기 + 핵심 원칙
- 봇에게 넘겨줄 수 있는 형태의 명세서
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## 💬 이 과정에서 배운 AI 활용 팁
### 효과적이었던 것
1. **잘 쓰려고 하지 않기** — "단계별로 잘 정리해서 줘야지" 하면 막힌다. 평소 하는 것처럼 말로 설명하고, 구조화는 AI에게 맡기면 된다.
2. **판단 기준을 꼭 포함하기** — "통과 / 보류 / 예외" 기준이 없으면 절차가 있어도 막힌다. AI에게 설명할 때 "이럴 땐 어떻게 해?"를 꼭 같이 물어보자.
3. **"사람이 할 것"을 먼저 정하기** — 자동화할 것을 고르는 게 아니라, 반드시 사람이 해야 할 것을 먼저 빼내면 나머지가 자연스럽게 자동화 대상이 된다.
### 이렇게 하면 안 돼요
1. **완벽하게 다 정리하고 시작하려 하기** — 일단 70% 정도 쓰고, 나머지는 실제로 돌려보면서 채우는 게 낫다.
2. **예외 케이스를 나중으로 미루기** — "일단 정상 케이스만"으로 시작하면 예외가 쌓이면서 나중에 다 뜯어야 한다. 처음부터 "이런 경우엔?" 을 같이 물어보자.
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## 🌍 다른 업무에 적용한다면?
이 방식은 "반복하지만 매번 처음처럼 시작하는 업무"에 모두 쓸 수 있다.
- **채용 서류 검토**: 지원자마다 보는 기준이 다르다면 → 통과/보류/탈락 기준을 먼저 써두기
- **콘텐츠 발행 프로세스**: 매번 누락 항목이 생긴다면 → 체크리스트보다 절차 문서가 더 효과적
- **고객 문의 처리**: 유형별로 대응이 달라진다면 → 분기 기준을 표로 먼저 정리
공통점은 **"머릿속에 있는데 매번 다시 떠올리는"** 작업이라는 것. 이런 업무라면 AI와 함께 30분만 투자해서 꺼내두면 된다.
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## 🚀 앞으로의 계획
1. **실제 정산에 적용**: 다음 달 정산 때 이 절차 문서를 보고 따라가면서, 빠진 케이스나 애매한 기준 보완하기
2. **봇 연동 검증**: 절차 문서와 AGENTS.md가 실제로 일치하는지 한 사이클 돌려보기
3. **다른 반복 업무에도 적용**: 정산 외에 매달 반복하는 업무들도 같은 방식으로 꺼내보기
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