수강생 과제관리 시스템 (feat. 에어테이블<>n8n 연동하는 법)

소개

커뮤니티 자동화 스터디 멤버들 중에는 같이 러닝 뛰는 커뮤니티, 오픈채팅방에서 정보를 공유하는 커뮤니티, 학원 원장들 간의 커뮤니티, 학생들을 관리하는 학원 커뮤니티(?) 등 다양한 커뮤니티 및 조직을 관리하고 운영하고 게십니다.

저희 스터디를 운영하는 것도 하나의 커뮤니티/조직 운영이기에, 저희 스터디에 적용해보면서 실사례를 멤버들에게 보여주고 싶어서 하나 적어봅니다.

폼을 통해 멤버들의 사례글 제출하면, 과제 제출여부를 트래킹할 수 있고 더 나아가 에어테이블의 interface 기능을 통해 과제제출현황 대시보드를 만들고자 합니다.

사례글url : 각 주차별 제출한 사례글 url 을 입력받는 필드
제출 전화번호 : 폼 제출자가 누구인지를 알아야 하는데, 이때 수강생DB 중 누구인지를 찾을 때 key로 사용됨. 폼 제출 시 본인 전화번호를 직접 입력받는 필드
수강생DB (관계형) : 수강생DB 테이블에 있는 수강생을 관계형으로 매칭시키는 필드. 폼에서 입력받는 게 아니고, 폼 제출 시 제출전화번호가 일치하는 수강생을 찾아 update 시켜주는 오토메이션을 활용할 것.

참고) 수강생DB 구조
주차 : 몇 주차 과제인지를 선택하여 제출할 수 있도록 함

If 모듈을 활용해 - 수강생 데이터를 찾은 경우
1. 조건문 설정
2. 제출된 과제제출 데이터 <> 수강생(제출자) 매칭
3. 수강생에게 제출완료 이메일 발송
만약 수강생을 못찾은 경우 -> 스터디장에게 안내메일 보내기

에어테이블의 'Interfaces' 기능을 활용해볼 거예요

그리고 직접 하나하나 만들기 귀찮으니!! 에어테이블 자체 AI를 써볼겁니다

단 두 번의 질문으로 얼추 원하는 걸 완성했어요

에어테이블 우측 상단 프로필 > Builder hub > 우측 상단 Create Token 버튼 클릭
토큰명을 적고, 이 토큰으로 할 수 있는 범위(scope)를 지정 (모두 다 체크)
해당 토큰이 접근할 수 있는 베이스를 선택
1. 사전에 에어테이블 베이스를 하나 만들어두셔야 합니다.
2. Add all resource : 내 워크스페이스의 모든 베이스에 접근 가능
3. Add a base : 선택한 특정 n개의 베이스에만 접근 가능
4. 만약 특정 베이스에만 접근한 토큰인데, 내가 새로운 베이스를 만들고 해당 토큰으로 n8n에서 해당 베이스에 접근해야 한다면 -> 다시 Edit Token 을 눌러 Base를 추가할 수 있습니다.
생성 후 복사해서 메모장에 저장해두기
1. 한 번 생성된 토큰은 절대 다시 볼 수 없습니다.
2. 어딘가에 미리 저장해둡시다!

기존에 있던 데이터를 한 번 불러와볼까요?
1. Base와 Table이 목록으로 뜹니다. 조회할 테이블을 선택
2. 상단 주황색 Execute step 버튼을 눌러, 모든 데이터를 불러와봅시다
3. 덧) OUTPUT 쪽에서 Schema, Table, JSON 타입으로 각각 볼 수 있는데
  1. Schema : 구조도만 보여줌. 실제 5개 output이 있어도 다 안보임. 대신 5 items로 표기됨. 데이터 구조 파악하기 용이.
  2. Table : 데이터를 표 형태로 다 꺼내서 보여줌. 5개라면 5개 행. 전체 데이터 값을 보기에 용이.
  3. JSON : 이 데이터를 json 형태로 담아서 보여줌. Copy 버튼을 제공해서 GPT 등에게 데이터 구조를 설명할 때 JSON copy 눌러서 통째로 전체 데이터를 주기도 함.

연결 끗

저희 스터디는 매 세션 마지막 30분 동안 - 커뮤니티 설계자로서의 고민을 함께 주제를 정해 나누기로 했습니다.

이번주 주제는 아래와 같은데요, 저도 고민을 좀 나열해보겠습니다.

2주차 - 멤버 온보딩 설계에 대한 고민 조금 해오기
(유입되는 경로에 따른 유저 별 저니를 그려보고, 어떻게 온보딩 시킬 것인가)
• 이 주제에 대한 본인 경험, 고민 한 번씩 정리 해서 - 사례글 하단에 간단히 추가 (세션 때 함 께 대화 예정)