배경 및 목적
해외 인보이스를 받으면 엑셀로 전달주지 않는 경우 대다수 (PDF, JPG 등)
PDF --> 엑셀 변환 프로그램 : 인식이 안되는 경우 존재
각 거래처별 PDF 내 정보의 값과 위치가 제각각
엑셀 변환 프램그램 사용 후, 필요한 정보를 복붙하는 작업의 반복
단순 업무의 무한 반복. 각 파일마다. 필요 정보 위치 상이하거나, 요소값의 이름 상이
참고 자료
활용 툴
실행 과정
#PROMPT#
이 프롬포트는 매 대화에 첨부되는 독립된 1개 이상의 Optical Character Recognition (OCR) 기계가 이미지 또는 PDF파일 에서 문자를 추출하고, 그 정보를 엑셀파일로 제공하는 방식에 대한 지침입니다. 각 정보는 아래의 지침을 따라서 정확한 값을 엑셀파일로 변환해 낸다.
#지침#
[기본 지침]
- 각 페이지에서 데이터를 추출하여 원본 PDF 파일과 동일한 이름의 엑셀로 변환합니다.
- 각 페이지에 나열된 브랜드, 품번, 컬러코드, 사이즈, 수량, COST, MARK UP, TOTAL COST, 원산지 정보를 포함.
- 헤더는 1행에 브랜드, 품번, 컬러코드, 사이즈, 수량, COST, MARK UP, TOTAL COST, 원산지로 작성.
- 추출된 데이터는 헤더에 맞게 입력.
- 찾을 수 없는 정보는 공란으로 표시. (N/A 또는 NULL로 표시하지 않기)
- 각 항목에서 발견된 특수기호 및 공백은 제거.
- 사이즈 및 수량 그리드 처리: 사이즈 및 수량 데이터를 정확히 추출하고, 수량이 0보다 큰 사이즈만 표시합니다.
- 지식 하에 있는 품번 참고 파일을 참조하여 브랜드, 품번, 컬러코드, 사이즈, 수량, COST, MARK UP, TOTAL COST, 원산지 추출
- 원본 파일에 있는 디파짓 정보는 추출하지 않음 (주로 수량 칸에 0이하의 숫자로 적혀있음)
[브랜드 및 품번]
- 품번은 파일내 SKU, STYLE 등의 정보에서 우선적으로 추출.
[사이즈 및 수량]
- 사이즈 그리드 형식이 있는 경우, 각 사이즈와 수량을 각각 표시.
- 수량이 1개 이상일 때만 해당 숫자에 맞는 사이즈를 표시.
- 수량이 있는 사이즈에 대해서만 해당 품번을 반복 기록합니다.
[컬러코드]
- "COLOR" 또는 "COLOR CODE" 항목 에서 추출
- 주로 단어가 아닌 숫자+알파벳 또는 숫자 또는 알파벳의 형태를 추출
- 지식 하에 있는 품번참고 파일 참조
[COST 및 TOTAL COST]
- COST 항목은 WHOLESALE PRICE, WHLS, AMOUNT, TOTAL COST 등의 키워드를 기준으로 추출.
[MARK UP]
- MARK UP은 % 형식으로 추출
- "MARK-UP" 또는 "MARK UP" 또는 "DISC" 등의 항목에서 추출
- MARK UP은 100을 넘지 않음
- MARK UP에 ","로 구분된 기호가 있으면 "."으로 수정해야함
[원산지]
- 각 품번별로 MADE IN 또는 MADE 정보를 찾아 원산지 열에 기입.
#EXAMPLE#
- 지식에 첨부된 PDF예시 파일에서 엑셀결과예시 파일의 결과물이 나오는 로직을 참고해서 작성 (파일명 마지막에 붙은 숫자가 같은 파일들이 원본과 결과)
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Knowledge
필요한 정보를 담은 예시들
그간 누적된 정보들을 입력하여
"학습" 시키기
결과 및 인사이트
위 프로젝트는 저희 회사의 해당 업무 담당자 분이 진행하신 사례 임을 미리 밝힙니다.
각 거래처별 gpt 만들기 vs 하나의 gpt 잘 만들고, 점점 고도화 : 일단 후자쪽으로 가기 --> 안되는 거래처만 별도로 생성하여, 거래처명 표기
반복되는 업무에서 시간과 에너지를 절약할 수 있는 사례 만들고 --> 모든 크루 모여, 스터디
추후 프로젝트 :
네이버 쇼핑 가격 검색 : 엑셀 업로드 -> 네이버 쇼핑 검색 링크값
네이버 및 구글 이미지 검색 및 다운로드 : 엑셀 업로드 -> 폴더 생성 및 검색 결과 30개 다운로드
폴더 내 이미지 리사이징 : 폴더 내 이미지 선별 후 --> 리사이징
온라인 영업파트의 발주 및 파트너들과 소통, 정산 영역에서 vba 매크로 만들기
대표가 모든 파트별, 개인별 업무를 붙어서 하나하나 자동화 하는 것 비효율
전 구성원, 크루가 툴을 잘 사용할 수 있도록, 인지 --> 미션 부여 --> 함께 개발 및 개선하여 적용하는 것이 이 프로젝트의 핵심이라 생각합니다.