소개
시도하고자 했던 것과 그 이유를 알려주세요.
저는 휘트니스 센터 운영을 하면서 트레이너별 수업 기록이랑 회원 정보를 따로따로 관리하다 보니까, 나중에 확인할 때 너무 헷갈렸습니다.
그래서 회원 관리 프로그램에서 엑셀로 뽑은 데이터(회원 정보/수업 기록)를 한 번에 정리해보고, 필요한 내용만 빠르게 찾을 수 있게 만들려고 했어요.
특히 제가 원하는 건 이런 것들이었습니다.
회원별로 최근 수업일 / 총 수업 횟수 / 남은 횟수를 빠르게 확인
트레이너별로 이번 달 수업 진행량이랑 회원 현황 보기
회원이 문의했을 때 “지난 수업 뭐 했는지”를 바로 찾을 수 있게 만들기
진행 방법
어떤 도구를 사용했고, 어떻게 활용하셨나요?
제가 사용한 도구는 복잡하지 않고, 초보자 기준으로 최대한 단순하게 했습니다.
회원 관리 프로그램(센터에서 쓰는 프로그램)
회원 목록, 수업(PT) 기록을 엑셀로 내보내기(Export) 했습니다.
엑셀(Excel)
내보낸 파일을 열어서 필요한 열만 남기고 정리했습니다.
NotebookLM
정리한 엑셀 내용을 복사해서 넣고,
“회원별 요약”, “트레이너별 요약”, “이번 달 체크할 것” 같은 걸 질문해서 정리했습니다.
제가 한 흐름은 대략 이렇게입니다.
엑셀 데이터 뽑기
회원 관리 프로그램에서
회원목록.xlsx,수업기록.xlsx두 개를 뽑았습니다.
엑셀에서 최소한으로 정리
너무 복잡하면 NotebookLM에 넣을 때도 헷갈려서,
우선은 필요한 것만 남겼습니다.예시로 남긴 컬럼:
회원목록:
회원명 / 연락처 / 등록일 / 이용권종류 / 총횟수 / 남은횟수 / 담당트레이너수업기록:
수업일 / 회원명 / 트레이너명 / 수업내용(메모) / 진행횟수
NotebookLM에 넣기
저는 엑셀 파일을 그대로 넣기보단, 초보라서
엑셀 내용을 복사해서 표 형태로 붙여넣는 방식으로 했습니다.(가능하면 회원명 같은 건 너무 개인정보라서 이름을 이니셜로 바꾸거나 가렸습니다.)
질문해서 필요한 결과 뽑기
“회원별 요약표 만들어줘”, “이번 달 수업 많은 회원 알려줘” 이런 식으로 요청했습니다.
사용한 프롬프트 전문 (꼭 포함)
아래는 제가 실제로 썼다고 가정한 프롬프트들입니다.
초보자라 길게 안 쓰고, 결과 형태를 딱 정해서 물어봤습니다.
프롬프트 1 — 회원별 요약 만들기
아래 데이터는 휘트니스 센터 회원 정보와 수업 기록이야.
회원별로 아래 항목을 표로 정리해줘.
표 컬럼:
회원명
담당 트레이너
최근 수업일
이번 달 수업 횟수
총 수업 횟수(계약)
남은 수업 횟수
특이사항(수업 메모에서 자주 나오는 키워드 1~2개)
조건:
데이터에 없는 건 추측하지 말고 “확인 필요”라고 적어줘.
표로 먼저 주고, 그 다음에 “주의가 필요한 회원 TOP5”도 같이 알려줘.
프롬프트 2 — 트레이너별 현황 요약
트레이너별로 이번 달 수업 진행 현황을 요약해줘.
형식:
트레이너명: 이번 달 총 수업 횟수 / 수업한 회원 수 / 자주 진행한 운동(키워드) / 체크할 회원(미출석, 횟수 부족 등)
조건:
회원이 너무 많으면 핵심만 요약해줘.
“왜 체크해야 하는지” 이유를 한 줄로 써줘.
프롬프트 3 — 문의 대응용 요약
회원이 “나 지난번에 뭐 했지?”라고 물어볼 때 바로 보여줄 수 있게
회원별로 최근 3회 수업 기록을 간단히 정리해줘.
형식:
수업일 / 트레이너 / 수업 내용 요약(한 줄) / 다음 수업 추천(한 줄)
조건:
수업 내용이 비어있으면 “메모 없음”이라고 표시해줘.
활용 이미지 / 캡처 화면
캡처 1: 회원 관리 프로그램에서 엑셀 내보내기 메뉴 화면
캡처 2: 엑셀에서 회원목록/수업기록 정리한 화면(개인정보는 가리고)
캡처 3: NotebookLM에서 질문하고 나온 회 원별 요약표 결과 화면
결과와 배운 점
배운 점과 나만의 꿀팁을 알려주세요.
이번에 해보면서 느낀 건, “데이터를 넣는 것”보다 엑셀에서 미리 정리하는 게 더 중요하다는 점이었어요.
배운 점
엑셀 컬럼이 너무 많으면 결과가 산만해져서,
처음부터 필요한 열만 남겨야 질문하기가 편했습니다.“요약해줘”라고 하면 너무 두루뭉술해서,
표 컬럼을 지정해주면 원하는 형태로 잘 나왔습니다.수업 메모가 짧게라도 적혀있으면
나중에 회원 응대할 때 진짜 도움이 됐습니다.
나만의 꿀팁
회원명/연락처 같은 개인정보는
NotebookLM에 넣기 전 이니셜 처리하거나 회원번호로 바꾸는 게 안전했습니다.질문할 때 “표 컬럼”을 꼭 주고,
마지막에 “체크할 회원 TOP5” 같은 걸 붙이면 실무에 바로 쓸 수 있었습니다.
과정 중에 어떤 시행착오를 겪었나요?
처음엔 엑셀을 그대로 넣었는데, 열이 너무 많아서 결과가 정신없었습니다.
→ 그래서 “회원명/트레이너/수업일/횟수/메모” 같은 핵심만 남겼습니다.회원 이름이 똑같거나 띄어쓰기가 달라서 같은 사람으로 인식이 안 되는 경우가 있었습니다.
→ 엑셀에서 이름을 통일(공백 제거)하고 다시 넣으니 나아졌습니다.수업 기록에 메모가 비어있는 게 많아서,
“무슨 운동을 했는지”를 자동으로 정리하는 데 한계가 있었습니다.
→ 앞으로는 트레이너들이 한 줄이라도 꼭 메모 남기게 하려고 합니다.
도움이 필요한 부분이 있나요?
회원별 남은 횟수 자동 계산이나
트레이너별 월간 정산용 표 같은 걸 더 깔끔하게 만들고 싶습니다.다음에는 엑셀에서 피벗테이블까지 연결해서
“이번 달 수업 현황”을 자동으로 보고 싶어요.
앞으로의 계획이 있다면 들려주세요.
매주 1번씩 회원 관리 프로그램에서 엑셀을 뽑아서 업데이트하고,
NotebookLM에는 “이번 주 체크 리스트”를 뽑는 루틴으로 만들 계획입니다.수업 메모를 표준화해서(예: “운동/통증/강도/다음 목표”)
회원 상담할 때 더 빠르게 활용하고 싶습니다.
