# 고객 요청이 표준자료 패키지가 되는 과정
회사 일은 대개 한 통의 메일, 한 장의 요청서, 한 번의 회의에서 시작됩니다.
문제는 그 다음입니다.
회사소개서를 찾고, 대표 프로필을 고르고, 커리큘럼을 다시 붙이고, 레퍼런스를 떠올 리고, 견적 근거를 다시 계산하는 일.
작은 회사일수록 이 반복은 조용히 시간을 먹습니다.
워크스트러케이션의 문서 자동화는 이 반복을 줄이는 데서 출발했습니다.
간단하게 사례를 작성해보았습니다.
고객 요청이 들어오면, 흩어진 자료를 다시 찾는 것이 아니라 이미 정리된 회사 기본자료와 상품 기준을 불러와 하나의 대응 패키지로 묶습니다.
## 한 문장 요약
고객 요청이 들어오면, 회사가 이미 가진 회사소개, 프로필, 커리큘럼, 레퍼런스, 가격 기준을 조합해 빠른 대응용 표준자료 패키지와 예산용 견적서안을 만들고, 사람 검토 후 최종 제안과 견적을 고객에게 제공하는 구조입니다.
## 무엇이 자동화되는가
이 자동화의 핵심은 "문서를 대신 써준다"가 아닙니다.
그보다 먼저, 사람이 매번 다시 찾아야 했던 자료의 위치와 조합 순서를 고정합니다.
| 구분 | 자동화되는 업무 | 의미 |
| --- | --- | --- |
| 요청 접수 | 고객 요청과 회의 내용을 요청 폴더에 보관 | 나중에 왜 이 제안을 했는지 추적 가능 |
| 요청 분석 | 고객 유형, 목적, 필요한 자료, 확인 질문 정리 | 제안 전에 빠뜨릴 내용을 줄임 |
| 상품 매칭 | 상품 기준에서 적합한 교육/컨설팅 후보 선택 | 감이 아니라 기준으로 대응 |
| 자료 구성 | 회사소개, 대표 프로필, 표준 커리큘럼, 레퍼런스 조합 | 매번 폴더를 뒤지는 시간을 줄임 |
| 견적 초안 | 예산용 견적서안을 산출근거와 함께 작성 | 확정 견적 전 내부 검토가 쉬워짐 |
| 감사 점검 | 누락 파일, 출처, 승인 필요 항목 확인 | 고객 발송 전 사고 가능성을 낮춤 |
## 현재 가능한 범위
현재 기준으로는 제안 전 단계의 자동화가 가장 현실적으로 작동합니다.
즉, 지금 당장 말할 수 있는 자동화 수준은 다음에 가깝습니다.
| 수준 | 현재 판단 |
| --- | --- |
| 표준 제안자료 묶음 | 가능 |
| 예산용 견적서안 | 가능 |
| 맞춤형 교육자료 초안 | 부분 가능 |
| 고객에게 바로 발송 | 사람 확인 후 가능 |
| 계약 확정 자동화 | 후속 설계 필요 |
| 홈택스 발행과 장부 이관 | 별도 단계로 분리 자동화 구현 완료 |
여기서 중요한 것은 경계입니다.
자동화가 빨라졌다고 해서 모든 판단이 자동으로 끝나는 것은 아닙니다.
행정서류 제공 여부, 최종 견적 문구, 고객에게 발송할 파일은 반드시 사람이 확인해야 합니다.
## 요청 하나가 패키지가 되는 방식
고객 요청은 먼저 원본으로 남깁니다.
그 다음 요청의 목적, 고객이 기대하는 결과, 필요한 교육이나 컨설팅 범위, 확인해야 할 질문을 정리합니다.
그 뒤에 회사 내부의 표준자료가 연결됩니다.
## 맞춤형 대응은 어디까지인가
맞춤형 대응도 가능합니다.
다만 맞춤형 대응은 "바로 자동 발송"의 영역이 아니라 "초안 조합 후 사람의 판단" 영역에 가깝습니다.
표준 커리큘럼에서 그대로 쓸 수 있는 부분, 고객 업종과 상황에 맞춰 바꿔야 하는 부분, 새로 만들어야 하는 부분을 분리합니다.
이렇게 해두면 고객 맞춤 제안을 하더라도 처음부터 빈 문서를 열지 않아도 됩니다.
| 구분 | 처리 방식 |
| --- | --- |
| 표준 대응 | 정리된 상품 기준과 기본자료를 빠르게 조합 |
| 부분 맞춤 | 표준 모듈을 유지하고 고객 상황 문구를 조정 |
| 큰 맞춤 | 고객 분석 후 별도 교육자료와 제안 논리 작성 |
## 수주 이후는 다른 단계다
최종 제안과 견적을 고객에게 제공한 뒤에야 수주 여부가 결정됩니다.
따라서 사람 검토 단계에서 곧바 로 수주 이후 업무로 갈라지는 구조는 맞지 않습니다.
정확한 흐름은 다음과 같습니다.
## 앞으로 보완할 것
앞으로의 보완은 더 많은 자동화가 아니라 더 정확한 자동화입니다.
| 구분 | 보완 방향 |
| --- | --- |
| 발송 자동화 | 생략 |
| 가격 기준 | 생략 |
| 계약 단계 | 생략 |
| 홈택스 처리 | 생략 |
| 장부 관리 | 생략 |
| 콘텐츠화 | 생략 |
## 공개 사례로 말할 수 있는 것
이 사례는 "완전한 ERP를 만들었다"기보다 "작은 회사의 제안 전 업무를 ERP처럼 흐르게 만든 사례"에 가깝습니다.
## 마무리
문서 자동화는 문장을 빨리 쓰는 기술만은 아닙니다.
일의 순서를 보이게 하고, 자료의 출처를 남기고, 사람이 판단해야 할 지점을 분명히 하는 일입니다.
워크스트러케이션랩의 이 사례는 아직 완성된 대형 시스템이 아닙니다.
그러나 고객 요청이 들어온 순간부터 제안과 견적을 내보내기 전까지, 작은 회사가 매번 손으로 하던 일을 하나의 흐름으로 세우는 데에는 충분히 작동합니다.
그 다음은 수주 이후입니다.
천천히, 그러나 끊기지 않게 이어 붙이는 것이 이 시스템의 다음 과제입니다.
