어떤 조직을 골랐나
종합 스포츠 마케팅사 S사를 골랐습니다. 선수 매니지먼트, 스포츠 MCN, 스폰서십을 하는 곳입니다. 제가 실제로 AI 특강을 했고, 지금 사내 자료 검색 PoC를 논의하고 있는 회사입니다. 이름과 인물, 선수명은 가렸습니다.
프롬프트는 세 개 중 ③ AX 지식관리를 썼습니다.
왜 지식관리였나
특강이 끝나고 경영진 한 분이 먼저 이런 이야기를 꺼냈습니다. "사진은 파일명을 모르면 열어 보기 전엔 뭔지 모른다. 옛날 자료가 이렇게 많은데 AI로 찾을 수 없나?"
그 자리에서 사내 서버에서 도는 'AI 아카이빙 비 서' 구상이 나왔고, 작은 PoC부터 하자는 데까지 이야기가 갔습니다. 그런데 검색 시스템을 설계하려다 보니 정작 중요한 걸 몰랐습니다. 자료가 어디서 생겨서 어디에 머물다 어디로 가는지입니다.
공용 NAS가 있지만 영상팀은 용량 때문에 안 씁니다. 그럼 그 영상은 어디에 있을까요?
팀끼리 "사진 찍어서 보내 주세요"가 수시로 오갑니다. 누가 무엇을 가졌는지 서로 모르니까요.
사전설문에서 제안서·결과보고서가 건당 중앙값 180분으로 가장 오래 걸리는 업무였습니다. 특강 시연 때 회사 정보를 넣고 만든 제안서에도 비어 있는 칸이 11곳 남았는데, 대부분 지난 캠페인 수치와 단가처럼 회사 안 어딘가에 파일로 있는 정보였습니다.
검색보다 흐름을 먼저 봐야 했습니다. 프롬프트 3이 딱 그 조사였습니다.
프롬프트를 어떻게 다시 설계했나
원본을 그대로 쓰지 않고 다섯 군데를 손봤습니다.
조직 맥락 블록을 넣었습니다. 확인된 사실(NAS 사용 현황, 팀 구성, 설문 수치, 로컬 AI 합의)과 아직 모르는 것(자료 총량, 촬영 원본이 머무는 곳, 파일명 규칙)을 나눴습니다. 나누지 않으면 AI가 빈칸을 그럴듯하게 채워 버립니다.
추적할 프로젝트를 PoC 대상과 맞췄습니다. 특정 선수 프로젝트 한 건입니다. 조사 결과가 그대로 PoC 색인 범위를 정하는 재료가 됩니다.
추적할 자료 13종을 못박았습니다. PoC가 겨냥하는 사진 원본, 영상 원본, 편집본, SNS 게시물을 맨 앞에 두고 제안서·보고서로 합쳐지는 자료를 뒤에 붙였습니다.
응답자를 실제 팀으로 바꿨습니다. 촬영 담당, 영상팀, 디자인팀, SNS팀, 제안서 작성자, 그리고 PoC TF 실무자입니다.
두 가지를 막았습니다. NAS를 안 쓰는 걸 "규칙 위반"으로 평가하지 말고 흐름의 사실로 적게 했습니다. 그리고 흐름도가 나오기 전에 검색 설계로 넘어가지 못하게 했습니다.
나온 결과물
공통 질문지 (M1~M23): 인터뷰 때 실제 파일 한 건을 화면에 띄워 놓고, 생긴 곳 → 처음 놓인 곳 → 넘어간 길 → 합쳐진 곳 → 다시 꺼내 쓴 때 → 끝난 곳 순서로 따라갑니다. 경영진에게만 묻는 분기(정본, 공유 범위, 보존 기간)도 넣었습니다.
전담 지식관리자 질문지: 만들지 않았습니다. 그런 담당자가 있는지 아직 확인되지 않았고, 원본 프롬프트도 실제로 있을 때만 만들라고 합니다.
조사 관리자 가이드: 인터뷰 코드 발급대장, 자료 13종의 생애주기표, 사람별 권한 매트릭스, 사건 연표를 넣었습니다. 흐름을 본 뒤에 다룰 설계 질문(색인 범위, 고유명사 기준 세팅, PoC 기준선)은 비워 두었습니다.
제일 마음에 드는 문항 두 개입니다.
M6-1 촬영 직후 원본은 어디에 얼마나 머무나요? (메모리카드, 출장 노트북, 개인 드라이브, 외장 하드) 이번 파일은 지금 몇 곳에 복사돼 있나요?
M7-1 다른 팀에 "사진 보내 주세요"라고 요청하거나 받은 최근 사례는? 누가 가졌는지 어떻게 알았고, 받기까지 얼마나 걸렸나요?
M7-1의 답이 그대로 PoC의 기준선, 곧 "기존 방식으로 찾는 시간"이 됩니다.
해 보면서 배운 것
평가 질문을 빼니 질문이 구체적으로 바뀌었습니다. "자료 관리가 잘되나요?" 대신 "이 파일은 지금 몇 곳에 있나요?"를 묻게 됩니다. 대답도 훨씬 정직해질 것 같습니다.
도구보다 흐름이 먼저라는 걸 다시 느꼈습니다. 경영진이 원한 건 검색 기능이었지만, NAS 밖에 있는 자료를 모르면 검색 범위부터 틀어집니다. 교안에서 말한 "도구 도입이 아니라 역할 도입"이 이런 뜻이구나 싶었습니다.
맥락을 사실과 미확인으로 나누는 게 재설계의 절반이었습니다. 이걸 안 하면 AI가 조직 현황을 지어냅니다.
첨부: 진단 질문지 + 조사 관리자 가이드 (익명화본)
