소개
여러 개의 구글 시트에 흩어져 있던 고객 관련 정보를 한 곳에 모아 관리하고 싶었습니다. 고객 DB부터 시작해서, 그들이 듣고 있는 강의에 대한 교재 주문 정보, 행정팀의 현급 수납 관리, 수강 고객의 홈워크 완성 현황, 그리고 가장 중요한 출결 관리까지 모두 포함되었죠.
특히 출결의 경우, 기존에는 고객이 직접 키오스크에서 입력하는 방식이었는데, 이 방법은 수강생이 늦거나, 잊어버리거나 하면 흔적조차 찾을 수가 없고, 매번 CCTV를 찾아 확인할 수도 없는 노릇이고.... 이런 일들이 왕왕 생기니 신뢰도가 떨어졌습니다. 그래서 강사가 직접 관리할 수 있는 출결 시스템도 만들어 보고자 했습니다. 그러나 구글시트는 여러 명이 동시에 작업하거나, 단순히 엔터를 잘못 입력하는 것만으로도 데이터가 손상되는 일이 잦았기에, 더 안전하고 구조화된 툴이 필요했습니다.
진행 방법
Airtable 도입
처음엔 Airtable이 무척 생소하게 느껴졌습니다. 용어도 어렵고, 무슨 말을 하는지 이해하기가 힘들었죠. 그러나 시간이 지나면서 "앱 안의 테이블", "테이블에 속한 필드" 개념이 익숙해졌고, 예전에 사용했던 AppSheet처럼 내가 원하는 요소를 만들엇 서로 붙여준다는 점에서는 조금 유사한 구조를 가진 점에서 점점 친근해졌습니다.
주요 구현 내용
Data: 필요한 DB를 쌓음
오토메이션: 자동으로 이멜 보낼 수 있게.
무료라 쥐멜임에도 불구 하고 협업하는 사람들 외에는 자동화가 안되서 유료 결재 해야 할 거 같아요....ㅠㅠ
폼(Form): 강사팀이 정보를 입력할 수 있도록 구성
뷰(View):
행정팀은 수납, 교재 등 운영에 필요한 정보만 보도록 설정
(강사팀은 출결을 중심으로 관리할 수 있도록 별도 뷰 구성 예정, 플로 조금 더 고민해야함)
데이터 보호:
뷰마다 필터를 걸어서 제한한 구조를 보이게 할 수 있기 때문에 자신과 필요없는 팀의 정보도 보호되고, 섞여서 복잡해 지지 않을 뿐더러, 실수로 인한 데이터 손상이 거의 없음
입력 단계부터 폼을 통해 구조화된 정보만 받도록 구성
같은 DB 지만 필터를 걸어 2개의 다른 뷰를 만들어 팀별로 확인할 수 있는 데이타가 다름
사용 도구
Airtable: 메인 데이터베이스 및 뷰 관리
제미나이로 테이블 구조에 대한 설명 받음 또는 필드 연결 구조 설계 도움 받음
커뮤니티 자동화 1,2주차 영상2주차 모각에서 스터디장 닿님과 얼핏보면 류현진님의 도움! - 모각에 꼭 와야 하는 이유임돠~ 모여서 각자 실습하지만 막히는 부분은 서로 도와 줘서 막힌 점이 뻥 뚫어졌어요~~~^^
결과와 배운 점
구글시트보다 Airtable이 훨씬 안정적이고 구조적이라는 것을 체감했습니다.
처음에는 개념이 낯설었지만, 익숙해지면 오히려 자유도와 확장성이 더 크다는 것도 알게 되었습니다.
특히 폼과 뷰를 분리해서 운영하는 방식은 협업에 매우 유용했습니다. 사용자마다 다른 정보만 보이게 할 수 있어서 행정팀, 강사 모두가 편리하게 사용하고 있습니다.
결과적으로, 처음의 걱정은 기우였고, 오히려 더 재미있게 구성해 나갈 수 있었던 경험이었습니다.
도움 받은 글 (옵션)
공식 Airtable 문서: https://support.airtable.com/
앞으로 수강생 데이터로 가공할 수 있는 것들이 무궁무진 한지라....리포트도 자동화 할 예정입니다!
